王艳霞
内蒙古呼伦贝尔市人民医院 内蒙古呼伦贝尔市 021008
摘要：随着近年来我国经济的不断发展，在一定程度上也带动了医疗事业的发展，在医院诸多重要的环节中，人事档案的管理尤其重要，人事档案的管理对医院的发展起关键作用。随着计算机网络信息技术逐渐应用到社会事业的各个领域中，医院作为社会事务的关键环节，也必须重视数字化信息管理技术在人事档案管理中的应用，使医院人事档案信息更加完善，促进档案管理的现代化发展。现对数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性进行分析论述，其对提高医院人事档案的现代化和实效性具有重要作用。
关键词：数字化信息；医院；人事档案管理；重要性
前言
医院人事档案管理是人事工作管理中的重要环节之一，其在医院的管理体系中有着重要作用。医疗事业在不断的改革与发展，随着现代化的发展，医院的管理模式也逐渐科学化和规范化，用传统的管理方式对医院的人事档案进行管理已经无法满足现代医疗体制改革的深入发展的需求[1-3]。如今，医院的规模不断扩大，其与医护相关的工作人员的数量也大大增加。其庞大和复杂的数字也大大增加了医院档案管理的难度。因此，数字化信息技术管理应该全面应用于医院人事档案的管理中，用现代化的管理模式代替传统的管理模式，不仅能提高医院人事档案管理的科学性和时效性，同时也能促进医院人事管理档案的现代化[4-5]。下面对数字化信息技术管理应用于医院人事档案管理中的重要性进行叙述。
1 医院人事档案管理的现状
根据不完全的统计，有许多医院在医院的人事档案管理中仍使用传统的管理模式，比较注重对过去时、历史性的记录和对书面资料的描述。在同一个工作环境下不能实现信息的共享性和公共性，个人信息状况的动态性相比于在这个信息资源共享化高度发达的今天的动态性较差，传统管理模式在今天的档案管理中有着非常显著的局限性。
1.1在档案管理中管理人员的意识薄弱
长久以来，因档案管理工作并不能产生直接的经济收益，所以导致了管理人员产生了该项工作无关紧要和可有可无的错误观念，从而造成了在人事管理中并没有意识到方案管理的重要性，造成管理人员对该项管理工作的懈怠和档案管理的时效性较低的现象。
1.2人工管理导致档案的准确性较低
对目前大多数的医院来说，人事档案的管理大多数是由人工操作，不仅费时费力、效率不高，而且也不能确保档案的准确性。医院的人事档案主要是记录医护人员的学历、经历、工资变动情况、职称、晋升和奖惩等相关信息。因年度考核、晋升工资和学习进修等档案资料需要不断的更新和变动，许多相关资料需要一起归档，在归档时就可能会出现错误的归档，由此就必须要对上千卷的档案重新进行整理，因此也会使人力和物力大量的被耗费。但是如若不对人事档案所涉及的大量材料进行及时的归档，那么在我们查询档案的相关信息时，起信息的可靠程度就很低。同时在我们对个人情况的考察、对家庭状况的调查和进行工资核定时，都必须查阅个人档案中的原始信息资料并且多次的对于案件进行核对，所以很容易造成档案的损坏，由此对档案的完整性和准确性产生影响。
1.3档案资料的使用不方便从而造成工作效率低下
目前，在医院的管理工作中，数字化信息管理模式并没有被完全实行，导致我们在建立静态索引的数据时，对大量的纸质资料的登记只能依靠人工记录。管理人员在对档案进行变更管理和出入库记录时，并不能保证其时效性，在对档案进行查找、编辑和分析时，都需要依靠人工的手段，由此对人事档案的使用造成了严重的不便，在一定程度上对工作效率造成了影响。
1.4档案管理的人员自身的素质较低
由于对档案管理工作的重视程度较低，导致在岗位的管理工作人员工作较为懈怠，档案管理人员的自身素质较低，严格来说，其并不具备受过专业训练的业务素质、业务水平较低，并且不能够与时俱进，思想较为落后。其没有正确意识到档案管理工作的重要性，管理人员自身较低的业务素质和业务水平也严重影响了档案管理工作的效率和质量。
2医院人事档案管理数字信息化的特点
2.1人事档案数字信息化管理的优点
2.1.1显著改善了档案管理工作的效率
与传统的信息管理手段相比，计算机具有运算速度快、精确度高和信息存储量较大的优点。计算机通过快速查找和编辑等操作，能够及时提供人事档案的资料和相关的信息数据。同时，用计算机录入信息更加简单和快捷，并且在我们查询和统计数据和资料时，能够减少因手工抄写而导致资料的不准确性，同时也节省了物力和人力，减少管理人员的劳动量，应用较传统信息管理手段更加的快捷和方便。
2.1.2提高了人事档案信息资料的利用率
医院的人事档案资料在医院的人才利用中起到了至关重要的作用，它能够及时且准确的提供个人的时效性信息，对院内各岗位工作人员的调配起到了重要作用。同时，在信息筛选的方面更加快捷和方便，不仅能够提供全面、准确和可靠的人事信息资料，还能够促进人员配置的合理和提高相关工作的工作效率，同时也提高了人事档案信息资料的利用效率。
2.1.3 延长了人事档案信息资料的使用年限
传统的档案大多是采用纸质进行资料的记录，因纸质的重复使用而导致资料的不可逆性损坏。而采用数字信息化技术则可以避免出现以上情况，并且能够使各类原始资料和数据完整且准确的保存下来，延长了人事档案资料的使用年限。
2.2人事档案数字信息化管理的缺点
2.2.1档案信息存在的原始性和真实性等问题
原始的信息资料在被管理人员录入计算机后形成了相应的原始电子文件，在录入过程中可能出现失误，从而造成资料的准确性较低的情况，除此之外还可能由于人为的篡改而影响其真实性。
2.2.2档案信息存在保密性和安全性的问题
在一般情况下，档案信息具有很强的保密性，因此在进行资源共享的同时要保证档案的保密性和安全性。为了保障这些机密资料的安全，可以设置相应的权限，同时要加强档案管理人员的网络安全信息安全防护意识，强化相关保密技术，以免泄密和失密现象的出现。
3 结论
综上所述，当今社会的经济发展与信息化技术手段密切相关，数字化信息技术手段在人事档案的管理方面具有重要的作用。随着社会经济的不断发展，医院人事档案数字信息化已经成为医院现代化管理的重要手段之一，想要实现医院人事档案的信息化，首先必须要建立起医院的档案信息管理系统[6]。医院的人事档案管理信息化能够减少管理人员的工作量，更加快捷方便，有效的提高了管理工作的效率，促使医院的人事档案管理走向现代化。同时还应该加强对档案管理工作人员的考核和相关思想培训，管理人员在档案信息管理中发挥着至关重要的作用，确保档案信息的准确性和时效性。以此不仅能够保障医院的人事档案数字信息化建设，还能够提高工作效率、服务质量和加强人事管理，对医院全面实现现代化管理具有重要的促进作用。
参考文献
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[2]常玫.浅析医院人事档案管理中信息化技术的运用[J].财经界.2020，000（005）：238-239.
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[4]李丽光子.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].中小企业管理与科技旬刊.2020，623（09）：18-19.
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