宋英法
潍坊市大数据中心
摘 要：档案是历史的产物，是社会的重要信息财富。新形势下，档案种类除了纸质外，还有电子、音像、多媒体等新型档案，这些档案都需要科学保管才能更好发挥利用价值。目前，各单位档案管理还存在一些问题，阻碍着档案工作的高质量发展，需要及时有效解决。
关键词：档案；管理；问题对策
一、目前存在的问题
1、没有专门档案库房。当下，因集中办公或用房紧张，加之对档案管理重要性认识程度不够，档案库房设置建设不到位。有的单位档案存放于集中办公区，有的单位档案散存在个人手中，这种管理环境和条件下，导致很多档案处于沉睡之中，出现丢失和损坏现象，降低了档案的工作水平，制约了档案利用工作的有效开展。
2、缺乏档案管理意识。档案长期所处的地位和发挥的作用容易被社会和领导忽略，重视程度不够，认为档案工作就是收集文件、整理存放好，你来查我提供这样的简单工作，甚至忙于其他工作，档案工作可以忽略不要，这种意识普遍存在，导致了档案管理意识不强，在人员的安排上往往由年龄大，综合素质水平不高的人来承担，长此以往档案工作管理不善的情况必然发生。
3、档案管理基础较差。档案工作业务环节多，管理和形成周期相对较长，基础性工作从文件的搜集鉴定，实施分类，科学整理，目录编制等工作都需要大量的时间和人员精力来完成。目前，很多单位一定程度存在整理不规范，检索工具不完善的情况，这些基础工作的薄弱，导致档案管理水平低下，查阅利用服务水平质量不高。
4、档案管理不够标准化。档案管理是系统化复杂的流程，每个环节需要按标准和规范来开展，才能让档案管理不断条理化和系统化，提升质量和标准。但是，因为重视程度普遍不够，管理要求不高，各单位档案管理和形成人员之间协调沟通欠缺，没有将档案管理标准化和效能化纳入单位管理日程，档案标准化管理程度不高。
5、档案查阅利用受限。很多单位档案未实施集中统一管理，档案库房大多是仅仅存放文书档案，其他载体和形式的基建档案、照片档案、科技档案、实物档案等分散保存，加之整理不够规范，甚至文件资料堆积存放，没有统一齐全，规范完整的档案检索目录，查阅利用没法开展。有的单位实施系统办公，电子档案生成后没得到规范归档和存储，随着时间的延长，很多电子档案就会自然消失，严重影响了以后的查阅利用。
6、档案人员配备不合理。随着现代技术的进步，档案也逐步实施信息化管理，这是档案现代化发展的要求，档案人员要主动掌握现代管理知识，以适应档案发展要求。从档案长远发展的角度来看，档案现代管理人员配备缺乏，现有档案管理人员中，都计算机操作、软件和程序管理的人员少之又少，档案管理只局限于档案资料查阅和日常管理工作，导致现代档案管理应用薄弱，因人员配备不合理，严重制约着档案工作的现代化管理水平。
二、优化档案管理的对策探讨
1、培养现代档案管理人才。档案的专业性较强，需要管理人员的稳定性和连续性，对档案管理人员素质要求也较高。首先，要具备专业的技能和综合的基础知识面，比如基础性档案工作中的档案分类、归档鉴定、档案修复、借阅利用等都需要懂档案管理基础知识才能胜任。其次，要适应现代发展要求，具备信息管理技术技能：软件编程、网络、多媒体技术、扫描、数字化处理、各种音频视频存储等现代技术。三要，档案的政治性要求档案人员忠于职守、严谨细致的工作作风，让档案人员以饱满的工作热情，甘于吃苦，无私奉献，认真负责做好档案管理工作。
2、配备必要的管理设备。必要的管理设备是做好档案管理工作的基础，档案室应当配备，在配备齐全的基础上做好设备的利用管理。如，消防报警设施设备是档案室的必备设备，应该配备齐全；档案整理台、档案转移搬运移动置物架，档案梯架、档案密集架或档案铁皮五节柜等；还有档案管理专用计算机、扫描、打印、录音照相、存储硬盘等。以上设施设备应随着档案管理要求的提升不断更新换代，保证档案管理的规范化。
3、改善提升档案利用环境。档案的历史价值通过服务才能更好地体现，做好档案利用服务要注意做好以下几个方面：一是充分利用现代化管理技术。对所存档案进行数字化电子化管理，利用专门的档案管理网络，突破传统的档案利用时间可空间限制，以数字的形式通过网络终端为利用者提供档案资源查阅利用。二是加强档案利用和服务场所建设。为利用者查阅档案提供人性化的温暖服务，确保质量和水平的提升。比如建立专门的档案利用区，，实施分区查阅，避免相互干扰；提供书写纸张和笔等查阅摘录所需用品；设置免费的复印打印设施设备等。通过实施档案利用人性化管理，充分考虑利用者的需求，打造社会认可满意的档案服务利用环境。
4、规范档案管理标准流程。实施档案规范化管理，是提升管理质量和效率的关键，一要区分档案的载体和门类，规范存放档案，保持档案排列整齐有序；二要规范整理归档，做到门类齐全，材料完整；三要履行好档案职责，在人员更换变化时做好交接，将档案岗位职责衔接有序，有始有终。
5、兼顾手工和现代化协调管理。当下，信息技术得到广泛普及，实施计算机管理档案，提升了档案管理速度，降低了工作量，为档案利用带来了便捷。但是，现阶段传统纸质档案仍然大量生成和存在，并且以纸质形式存在的档案仍然占很大比重。要注重电子档案与纸质档案的协同发展，在技术条件还未完全具备的条件下，不能简单地以电子档案代替纸质档案进行管理，以免造成档案信息的丢失或泄露，特别是在档案的保存方面仍然要执行纸质形式和电子形式的共同保存方式。
三、结语
总之，社会的发展大潮滚滚向前，档案作为其中的一部分也要顺应形势发展，勇于面对和克服发展中的困难和问题，提升转变档案工作理念，建立健全有关档案管理制度和措施，增强工作力度，将档案工作的规范化、标准化工作推向深入。
【参考文献】
[1]张华芬.对做好档案管理工作的思考[J].科学导报，2018（11）：115-116.
[2]张宝玉.档案管理的手段与技巧[J].基础建设，2018（03）：76-77.
[3]申玉华.对档案利用与管理的探讨[J].科学与技术，2018（11）：87-88.
宋英法
潍坊市大数据中心
摘 要：档案是历史的产物，是社会的重要信息财富。新形势下，档案种类除了纸质外，还有电子、音像、多媒体等新型档案，这些档案都需要科学保管才能更好发挥利用价值。目前，各单位档案管理还存在一些问题，阻碍着档案工作的高质量发展，需要及时有效解决。
关键词：档案；管理；问题对策
一、目前存在的问题
1、没有专门档案库房。当下，因集中办公或用房紧张，加之对档案管理重要性认识程度不够，档案库房设置建设不到位。有的单位档案存放于集中办公区，有的单位档案散存在个人手中，这种管理环境和条件下，导致很多档案处于沉睡之中，出现丢失和损坏现象，降低了档案的工作水平，制约了档案利用工作的有效开展。
2、缺乏档案管理意识。档案长期所处的地位和发挥的作用容易被社会和领导忽略，重视程度不够，认为档案工作就是收集文件、整理存放好，你来查我提供这样的简单工作，甚至忙于其他工作，档案工作可以忽略不要，这种意识普遍存在，导致了档案管理意识不强，在人员的安排上往往由年龄大，综合素质水平不高的人来承担，长此以往档案工作管理不善的情况必然发生。
3、档案管理基础较差。档案工作业务环节多，管理和形成周期相对较长，基础性工作从文件的搜集鉴定，实施分类，科学整理，目录编制等工作都需要大量的时间和人员精力来完成。目前，很多单位一定程度存在整理不规范，检索工具不完善的情况，这些基础工作的薄弱，导致档案管理水平低下，查阅利用服务水平质量不高。
4、档案管理不够标准化。档案管理是系统化复杂的流程，每个环节需要按标准和规范来开展，才能让档案管理不断条理化和系统化，提升质量和标准。但是，因为重视程度普遍不够，管理要求不高，各单位档案管理和形成人员之间协调沟通欠缺，没有将档案管理标准化和效能化纳入单位管理日程，档案标准化管理程度不高。
5、档案查阅利用受限。很多单位档案未实施集中统一管理，档案库房大多是仅仅存放文书档案，其他载体和形式的基建档案、照片档案、科技档案、实物档案等分散保存，加之整理不够规范，甚至文件资料堆积存放，没有统一齐全，规范完整的档案检索目录，查阅利用没法开展。有的单位实施系统办公，电子档案生成后没得到规范归档和存储，随着时间的延长，很多电子档案就会自然消失，严重影响了以后的查阅利用。
6、档案人员配备不合理。随着现代技术的进步，档案也逐步实施信息化管理，这是档案现代化发展的要求，档案人员要主动掌握现代管理知识，以适应档案发展要求。从档案长远发展的角度来看，档案现代管理人员配备缺乏，现有档案管理人员中，都计算机操作、软件和程序管理的人员少之又少，档案管理只局限于档案资料查阅和日常管理工作，导致现代档案管理应用薄弱，因人员配备不合理，严重制约着档案工作的现代化管理水平。
二、优化档案管理的对策探讨
1、培养现代档案管理人才。档案的专业性较强，需要管理人员的稳定性和连续性，对档案管理人员素质要求也较高。首先，要具备专业的技能和综合的基础知识面，比如基础性档案工作中的档案分类、归档鉴定、档案修复、借阅利用等都需要懂档案管理基础知识才能胜任。其次，要适应现代发展要求，具备信息管理技术技能：软件编程、网络、多媒体技术、扫描、数字化处理、各种音频视频存储等现代技术。三要，档案的政治性要求档案人员忠于职守、严谨细致的工作作风，让档案人员以饱满的工作热情，甘于吃苦，无私奉献，认真负责做好档案管理工作。
2、配备必要的管理设备。必要的管理设备是做好档案管理工作的基础，档案室应当配备，在配备齐全的基础上做好设备的利用管理。如，消防报警设施设备是档案室的必备设备，应该配备齐全；档案整理台、档案转移搬运移动置物架，档案梯架、档案密集架或档案铁皮五节柜等；还有档案管理专用计算机、扫描、打印、录音照相、存储硬盘等。以上设施设备应随着档案管理要求的提升不断更新换代，保证档案管理的规范化。
3、改善提升档案利用环境。档案的历史价值通过服务才能更好地体现，做好档案利用服务要注意做好以下几个方面：一是充分利用现代化管理技术。对所存档案进行数字化电子化管理，利用专门的档案管理网络，突破传统的档案利用时间可空间限制，以数字的形式通过网络终端为利用者提供档案资源查阅利用。二是加强档案利用和服务场所建设。为利用者查阅档案提供人性化的温暖服务，确保质量和水平的提升。比如建立专门的档案利用区，，实施分区查阅，避免相互干扰；提供书写纸张和笔等查阅摘录所需用品；设置免费的复印打印设施设备等。通过实施档案利用人性化管理，充分考虑利用者的需求，打造社会认可满意的档案服务利用环境。
4、规范档案管理标准流程。实施档案规范化管理，是提升管理质量和效率的关键，一要区分档案的载体和门类，规范存放档案，保持档案排列整齐有序；二要规范整理归档，做到门类齐全，材料完整；三要履行好档案职责，在人员更换变化时做好交接，将档案岗位职责衔接有序，有始有终。
5、兼顾手工和现代化协调管理。当下，信息技术得到广泛普及，实施计算机管理档案，提升了档案管理速度，降低了工作量，为档案利用带来了便捷。但是，现阶段传统纸质档案仍然大量生成和存在，并且以纸质形式存在的档案仍然占很大比重。要注重电子档案与纸质档案的协同发展，在技术条件还未完全具备的条件下，不能简单地以电子档案代替纸质档案进行管理，以免造成档案信息的丢失或泄露，特别是在档案的保存方面仍然要执行纸质形式和电子形式的共同保存方式。
三、结语
总之，社会的发展大潮滚滚向前，档案作为其中的一部分也要顺应形势发展，勇于面对和克服发展中的困难和问题，提升转变档案工作理念，建立健全有关档案管理制度和措施，增强工作力度，将档案工作的规范化、标准化工作推向深入。
【参考文献】
[1]张华芬.对做好档案管理工作的思考[J].科学导报，2018（11）：115-116.
[2]张宝玉.档案管理的手段与技巧[J].基础建设，2018（03）：76-77.
[3]申玉华.对档案利用与管理的探讨[J].科学与技术，2018（11）：87-88.