赵春光
潍坊市坊子区档案馆
摘 要：科学技术的发展，社会各项工作和人们生活水平都得到了长足进步。科学技术催生了电子技术的进步，电子技术的进步，产生了大量的电子文件，这不仅是技术的进步，更是工作和生活方式的转变。而由此产生的电子文件转化为电子档案保管，在给利用带来便利的同时，也为电子档案的管理带来一定的难题。本文就电子档案上的保管与使用进行思考阐述，为电子档案的有效管理带来参考。
关键词：电子档案；保存与利用；思考
科学技术条件下，人们的生活工作变得更加便捷和高效。电子技术应用于办公系统和人们的日常生活，由此产生了大量的电子文件，这些电子文件需要及时保存归档才能有效保存，否则极易损坏和丢失。如何将电子文件条件下的电子档案管理利用好是档案工作人员面对的机遇和挑战，要站在对历史负责，为现实服务的角度增强做好电子档案管理的积极性，发挥电子档案高效服务社会发展的作用。
一、电子档案保存与利用存在的问题
（一） 软硬件的兼容及长久使用问题。电子档案由计算机系统生成，它的生成每一个具体环节都依赖于操作软件来完成。计算机软件的兼容和稳定性决定着电子能否正常使用。特别是随着现代技术的进步，电子技术更新迭代加速，一些电子技术经过一段时间后就会被淘汰，那么由原来电子软件技术形成的电子档案使用和读取将会受到严重影响，如果不及时进行升级或者维护，甚至没法使用。这就说明电子档案依赖于它原始生成时的计算机软件系统，同时在不同的计算机系统传输利用时，也会因为软件的兼容性不够，导致电子文件无法打开，电子档案无法利用的情况。这对电子档案的安全保管和正常利用都会带来巨大的安全威胁。
（二）电子档案的真实性问题。电子档案是运用数据的形式存储于计算机数据库之中，是以字符的形式存在。这种形式的存储是一种数据信息，可以便捷的查找利用，同时也很容易被篡改或复制，并且快速而不留痕迹，原件与复制件也不容易辨别。加之，电子档案的形成过程环节众多，经过电子文件的起草，修改，签阅，流转办理等过程后，再经过归档后才可以形成电子档案，当这些过程和环节中的任何一个环节出现不可控时候，都将会对档案的真实性带来隐患。
（三） 电子档案管理制度建设问题。为了积极贯彻国家有关管理制度和规定，很多单位都建立了相应的档案管理制度，但是随着档案工作的不断发展，原有的制度没有进一步完善，特别是随着电子档案的出现，档案管理制度亟需不断完善，以适应社会发展的需求，保证档案管理的制度化、标准化、科学化。
现在推行的电子档案管理有别于传统的纸质档案管理，特别是电子档案的形成流程是在计算机网络上得以实现，各项流程必须在规定的制度下才可以合理运行，只有制定合理规范的电子档案管理制度，才能保障电子档案的有效管理。
二、电子档案管理利用有效措施
（一）确保电子档案的完整性。对于电子档案最重要的是保证它的各个层面的内容完整，才能保证电子档案的安全和有效，并且推行纸质与电子档案的双套制存储，做到纸质与电子档案内容对应，协调统一，当其中任何一方面出现问题时，可以用另一套进行补充和利用。对于电子档案的管理，相对于纸质档案要求更高一些，管理人员不仅要熟悉计算机知识，同时也要熟知电子档案的管理与使用方法，当问题出现时才可以及时发现，并采取有效措施来保证电子档案的完整性和真实性。因此，在对电子档案的保存与利用过程中，确保电子档案的完整性是电子档案管理的重点和根本。
（二） 制定完善电子档案管理制度。制定一系列完整的电子档案管理制度，要做到立足于纸质档案管理和电子档案管理的实际，将纸质文件管理和电子档案管理相统一，做到从基础上进行规范，保证实际操作。要从源头上，保证电子档案的收集和整理制度明确，确保形成的电子文件真实，整理规范统一；同时，档案管理部门要实施专门的电子档案真实有效性检测，做到电子档案管理利用全过程在制度的约束下进行，避免各行其是，标准不一。
（三）提升档案人员现代技术操作水平。熟悉基本的流程操作是电子档案管理使用的必备技能，要通过培训和实际管理锻炼，让电子档案管理人员掌握传输和下载等日常使用技术，会采取电子档案的安全保护措施。此外，电子档案管理人员还要会用掌握的技术定期检查存储设备存储读取情况，及时对管理系统进行维护升级，发现问题迅速解决。
（四） 做好电子档案管理全程管控。针对电子档案形成特点，做好管理层面和技术层面的管控，对确保电子档案的安全性和真实性意义重大。要做到电子档案从形成到利用全过程管控要注意以下几个方面：一是保证电子档案的形成按照一定的程序和要求形成，每个程序保证要有管理权限的人员来规范完成；二是在电子文件使用过程中加强监管，防止随意复制拷贝和肆意传播；三要强化全程监管，实施授权或加密措施，指定专人管理，按制度要求做好使用登记，做到电子档案管理利用全流程可以追溯。
三、结束语
总之，信息技术的发展，让电子档案应运而生，这不仅改变了传统档案多年独一存在的历史，更为档案资源的高效利用创造了条件。在充分发挥和利用电子档案的便捷时，更要加强电子档案的管理工作，及时解决电子档案管理中出现的问题，确保电子档案的安全准确性，让电子档案在推动社会建设发展中发挥更大作用。
参考文献
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