李芳
国能神东煤炭集团档案馆 陕西榆林 719315
摘要：大数据环境下创新档案管理模式，有助于转变传统档案管理模式的不足，提高档案管理质量。文中分析大数据环境下档案管理的优势，给出创新档案管理模式的措施。
关键词：大数据；档案管理；创新
大数据当中蕴含着极大的数据资源，工作人员可以通过大数据快速的调取信息，使档案发挥更多的价值。如果想要让档案管理更具有数据化科学化的特征，档案管理的工作人员必须要将二者有效地结合起来，从而使档案管理的水平有所提高。
1、基于大数据的档案管理模式特点
1.1 明确档案管理职能义务
比较传统的档案管理工作相对较为复杂，需要很多工作人员通过人工完成一系列档案管理的工作，而且工作效率比较低，工作人员较多，分工并不明确，还有一些工作人员出现了消极怠工的情况。这样的工作环境很难提升档案管理的效率，还会让档案管理部门的工资预算超额，经费紧张。而且在大数据时代下，对档案管理的模式进行创新，可以让档案管理的工作人员职能义务更加明确，通过合理的分工，让每一个工作人员都可以明确自己的责任，签订责任承诺书，再将责任可以落实到每一个人的身上，真正做到人尽其才。这样可以有效地提升档案管理的工作效率，使档案管理可以发挥更多的作用。
1.2 调整档案管理的重心
落后的档案管理工是把纸质档案资料相互整合起来进行归档管理的，这会使得档案管理的工作内容较为局限。而比较落后的档案管理需要容纳纸质档案的足够的空间，避免档案出现受潮发霉的情况，档案存放需要比较严格的存放条件。把大数据和档案管理相互结合起来，工作人员可以在计算机里建立数字化档案系统，档案管理形式成为数字化的档案信息，在对档案提取的时候变得更加方便快捷，而档案管理工作的中心任务也变成了对数据的审核。在大数据的时代，档案管理的模式应该更加注重对当然数据真实性的调查。
如果想要充分的发挥档案管理的价值，首先就是要保障数据是真实的。比较传统的档案管理主要是为了收集信息，同时对档案进行整理，然后分类和归档，步骤比较繁杂，这也使得档案管理的工作效率相对比较低。而档案管理的工作人员如果忙于比较低效的档案管理工作的时候，就很难发挥出档案管理的优势，并且也很难将档案数据的价值发挥出来。
2、大数据与档案管理的模式创新
2.1 查询机制的构建
当档案库实现了文件资料收集之后，最重要的任务是做好统计信息构建工作，必须拥有丰富的文件资料信息。在档案库建设过程中，档案库的馆藏资源存储当采用分布式资源库进行开发，这样对相关的电子文档能够实现自动化处理，并对文件等资料中的关键性词汇设定标准程序，根据传统统计构建语义模型进行内容分析，建立相应的检索渠道，这样当管理人员访问档案库时，根据少量的关键词信息，便可以得到需要的资料，从而了解到公路工程的施工进度、通车情况等。
基于大数据技术构建的信息化档案应当拥有丰富的施工日志或者管理文件访问渠道，确保电子文档或者文件的生成顺畅，单位可以依靠互联网实现互联共通，同时确保获取文件资料开放权限的客观、公正，以实时监控形式实现信息流的通畅和时效性。例如通过javaagent建立使用Agent技术的插件，按照与先设定的收集规则从信息源进行电子文件的获取收集。因为文件资料存储的规则不一致，加之需达到的目标也有差异，所以要以具体的文件资料源为对象，进行不同规则类型的插件定义，比如用于某种具有特定格式文件收集的插件、用于网页文件资料收集的插件。原始文件资料收集中也要将文件资料格式基本处理完成，即统一基本格式和简单排序。
2.2 加强文件资料的保密性
在推动档案库建设过程中，要注意对档案保密性的构建。常用的保密方式是身份认证，即以单位工作人员的身份作为档案库的访问权限，这类保密方式是通过采取工作人员的个人信息，将其制作为口令形式来形成认证门槛，开启系统的时候用户进一步输入ID以及PW，系统把用户输入的相关信息以及用户信息深入、有效进行对比，进而对用户的身份进行有效、合理地判断。这类技术的缺陷十分明显，口令认证属于明文保密，这种保密方式被破解的风险很高，外部人员可借助于搭线等方式获得单位内部的相关指令，这严重影响了档案库的安全性。为此，档案管理人员需要借助职员所拥有的物体进一步开展认证的方式，比如发放智能卡或者USBKey等。将职工的ID、Pw等个人信息储备到物理证件中，职工在调取单位机密数据时，需要借助智能卡或者UsBKey来获取系统相关资源。
而单位系统首先对智能卡的有效性以及合法性进行判断，接着由智能卡对用户身份进行有效鉴别，如果用户的身份合法，然后把智能卡里面的随机数发送至AS开展深入认证。这类认证方式不能对数据进行读取以及伪造。物理证件进一步提供了硬件保护策略以及加密算法，能够进一步提升档案库的有效性和安全性，这种认证方式属于双因子认证方式，尽管物理设备或者PIN被别人窃取，依旧不能访问档案库，这样档案库的保密程度便有效加强。
2.3 采取安全措施保护档案
档案资源是否安全，对档案部门一直以来都是非常重要的问题。这不但关乎着人们的利益，同时也关乎着国家的稳定，和社会的发展。在大数据的时代下，较为复杂的环境对档案资源是否安全造成了非常大的威胁。档案部门不但要尽可能提高安保措施力度，从而保护档案资源，另外一方面也要尽量签订安全责任书，将责任可以落实到个人，能够落实违法必究的要求。
档案资源的收集是进行高效的档案管理工作的前提条件，也是档案管理行业可以获得平稳发展的关键之处。只有让档案资源更加丰富，才能够促使档案管理工作拥有可持续性。提高档案资源收集的力度，能够有效地保障人民群众的利益，同时以此也能够构建比较完整的馆藏结构，让经济社会获得发展，这也正是提高档案管理效率非常重要的途径之一。在大数据的时代下，将大量的数据进行分析，归类建成数据库，是相对较为复杂的活动，需要社会各界工作人员积极参与进去，主动将获取到的信息存储存到数据库以及档案馆里。
使用大数据创新档案管理模式，必须要从服务出发，不断创新服务内容。比较传统的档案管理相对较为封闭，数据信息的私密性是比较高的，一般不会对外开放，人们如果想要使用档案中的数据非常困难。随着社会不断发展，人们对档案的重视也变得更加显著，档案部门如果想要提高服务质量，就必须建立更新的服务框架，但需要合理的公开，让人民群众能够从中获取有用的信息。
与传统的档案管理比较，现代档案管理发展空间广阔，但是档案数据信息的安全保障不是一劳永逸的事情。大数据背景下的档案管理工作以全新的形式出现，规章制度的建立与完善跟不上发展的步伐，档案管理的效率达不到应有的预期，档案信息安全也不能完全保证。所以，档案安全管理制度的建立健全成为档案管理工作发展的一个重要环节。在档案管理过程中，档案信息准入制度以及监督管理制度是应该优先考虑的方面，应以制度为标准、以制度为规范，实行严格的分级管理。监督管理制度可起到防微杜渐的作用，减少不作为或失职行为，对档案数据安全保护以及档案管理水平的提升，可发挥积极的作用。
结语
总之，大数据时代给档案管理的工作也带来了很多挑战，工作人员需要主动应对，并且充分利用大数据所带来的正面影响以及优势。积极改革创新信息技
术和管理模式，通过不断创新服务内容。提高对资源的收集力度，使用更加安全的措施，使档案管理工作效率获得发展。
参考文献
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