张瑞芳
国能神东煤炭集团档案馆 陕西榆林 719315
摘要：大数据背景下档案管理工作面临新的问题，需要根据实际情况选择合适的切入点，推动档案管理数据化转型，有助于提高档案管理质量与效率。有鉴于此，文中以大数据为着手点，分析推动档案管理数据化转型的措施。
关键词：大数据；档案管理；数据化
档案管理工作正在经历从数字化到数据化的转变，是对纸质档案数字化工作的推进，也是对档案利用的深层次开发，更是推动档案服务升级的新契机。大数据背景下档案管理数据化的转型主要体现以下方面。
1、档案管理信息化的优势
信息化管理带来的便捷能使繁杂多样的资料档案更好地发挥应用价值，其优势体现在日常工作的各方面。档案管理信息化具体是指通过信息管理技术对原有的档案管理措施进行升级。档案管理信息化后档案传输速度得到了提升。传统的档案管理方式需要将大量的纸质文件运输到保存地点，在路程中需要小心管理保存文件不受损，但运输过程中不可抗力较多， 因此还会出现档案因操作不当遗失或破损。信息化档案管理技术下的文件资料不再需要承担运输风险，只需将文件录入电脑，通过网络传输即可。这种传输方式不仅能节约运输时间和人力资源，也能为档案文件的安全提供保障。
档案管理信息化还能将档案资料的价值更高效地利用起来，改善了传统管理方案手工书写和整理的工作形式，同时减轻档案管理人员的工作负担，可对档案资料进行更精准的管理，对于内容相似的资料可以进行整合。信息化档案管理模式的失误率也更低，工作人员只需将资料输入电脑，即可在云端完成资料的整理归档。另外，档案管理的优势体现在各方面，在网络环境下资料能够在网络上传输下载，降低查找资料和传输资料的时间损耗，将档案价值更直接地体现出来。档案信息需要与办公自动化建设有机结合，不仅能提高档案管理工作的效率，失误次数也会得到控制。
2、大数据背景下档案管理数据化转型
2.1 大数据引领档案管理数据化思维转变
在档案管理从数字化向数据化转变的过程中，面临管理对象变化带来的诸多问题与挑战，思维创新是引领档案管理数据化转型的关键要素。档案管理数据化思维转变首先要理清档案和数据的关系，大数据时代对于档案的定义将进一步巩固大档案观，档案的内涵和外延都将有所扩展。从大数据的视角看，档案是蕴含丰富数据资源的宝库，可以将档案转变成便于计算机处理的数据，也可以将档案变成用户利用的数据；数据也是档案，数据承载着信息社会人类记录的印记。面对纷繁复杂的数据，档案部门应加强数据归档意识，及时转变传统档案思维，树立以数据为导向的档案思维，把握档案管理数据化发展方向，并能够积极应对档案管理数据化带来的一系列挑战。
电子发票是践行数据化思维的典型案例。电子发票应用的是类似于关系数据库的文件结构，这类文件只需要定义其关键元数据，定义好打印的版式，所有的发票元数据信息都以数据库形式存储和管理，用户购买商品的发票数据自动写入数据库中，成为关系数据库表文件中的一条数据记录，当用户需要下载并打印发票时，数据库表中的这条数据记录可以转换为PDF或者JPG发票文档。以京东集团为例，消费者购物后填写单位名称、手机号码、邮件地址等电子发票相关信息，收货确认后申请开具电子发票，经过一系列上传审核程序，电子发票服务平台按电子发票机制和要求生成带开票方签章的电子发票及其版式文件，消费者可以自行下载。数据时代，很多电子文件的生成、存储、保管、利用等生命周期内的管理环节不适合再遵从数字时代的思维模式，而须在数据思维框架下重新构建。
2.2 需求倒逼和现实瓶颈驱动档案资源数据化
首先，档案管理从数字化到数据化的转变带来最显著的变化是档案管理层级的递进和档案管理对象的转变，即从传统的管理文件到管理数据，数据化处理后的档案与原生数据态的电子档案对传统以“案卷”为管理单位的档案管理系统形成了挑战。
其次，相比于传统纸质档案与电子档案的开发，数据化后档案资源的开发单位将从文件细化到内容，将内容语义化为数据，档案开发的颗粒度不断细化，分散在海量文件中的档案数据通过本体、语义分析等技术，更大限度地实现档案价值的深度开发。
最后，档案内容数据化的最终目的是利用档案数据实现海量档案间跨文件、跨卷宗的相关内容关联，利于用户检索并最终提供更优更全的档案服务。碎片化后的档案数据需借助语义处理等技术对零散的档案数据基于语义进行分类、合并，旨在突显出档案数据间的语义相关关系，进而在优化档案检索结果的同时可以发掘隐含在档案间的深层联系。
2.3 数据赋能升级档案服务多样化
第一，数据赋能档案服务知识化。数据态的档案资源为档案服务知识化提供了源源不断的原料和坚实的数据基础，档案管理数据化则是推动这一发展的强大动力。近几年，我国相关领域学者开始尝试从理论层面探索历史文献等档案资料的数据化工作。比如王开队在借鉴CDBD和CHGIS技术思路的基础上，将徽州族谱中人物和地理信息数据化。档案服务知识化的实现需借助语义、本体、知识图谱等技术对档案内容进行语义拆分、清洗、合并、可视化处理，最终呈现出丰富全面的档案知识成果。随着技术的不断发展，档案资源数据化程度也将不断提升，档案服务在满足档案用户日常查阅需求的同时，必将在数据的驱动下不断迈向知识化。第二，数据驱动档案部门跨领域合作。在这个“数据为王”的时代，数据是组织间相互竞争的重要资源，但数据同样也是实现不同组织机构间战略合作的基础用档案数据促进档案部门跨机构、跨领域合作并通过不同领域海量数据的关联聚合，积极借鉴国外图档博等领域合作联盟的相关经验，持续推进与图书馆、博物馆、美术馆、文化馆等文化遗产机构间的合作并不断扩充档案数据资源库，是档案部门实现档案资源信息化建设发展的必经之路。可以预见的是，图档博等机构间的数据共享以及数字人文项目等领域合作在新技术的支撑下将会给档案用户带来更加立体化的利用体验。第三，档案用户数据收集及利用优化档案服务。除了前文提到的档案内容数据化之外，以往不被留意的档案用户数据的收集与利用也是档案管理数据化表现之一。在保护隐私和保障安全的前提下，借助用户利用所产生的大数据可提供更个性化、更精准的档案服务。档案学界有学者提出，利用用户个体所形成的“小数据”，实现档案信息资源的精准化服务。换句话说，就是利用用户个体形成的用户习惯、资源需求等数据勾勒“用户画像”，实现档案用户的靶向服务，这与开发用户利用所累积形成的大数据并不矛盾。档案用户个体所形成的“小数据”是形成档案用户大数据的数据基础，海量的档案用户数据有益于把握大多数用户利用档案的总体情况、档案资源的利用率以及档案用户的满意度及反馈等。对档案用户数据的利用，可采用“小数据”与大数据相结合的方式，在对档案用户利用情况有总体把握的前提下，进一步突出个性化服务。
结语
总之，随着大数据的不断发展，智能数据将会是未来影响档案管理数据化的又一变革因素，随着档案管理数据化工作逐步推进，智能数据将会在海量档案数据的基础上完成原始数据积累，未来的档案信息化建设将在数据化时代迈上新台阶。
参考文献
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