刘凯翔
国家能源集团湖南电力有限公司 湖南 410007
摘要：在企业工作管理当中,办公室是一个全面综合的办事平台,它的主要职能包含进行业务接待,对文件进行处理等,是行政管理能力强弱的体现,代表着对外的整体形象。在实际管理当中,存在着相关制度不完善、人才短缺、团队合作能力欠佳等问题,需要进行调整优化。
关键词：企业；办公室；行政管理；实效性；方法
1企业办公室行政管理工作的主要职能
1.1协调职能
办公室企业里是重要的信息中转站，需要将单位内部中的信息及时地传递，做好下情上报、上情下传任务。做好上下协调、横向协调、内外协调、应急协调四个方面的协调工作。上下协调工作是指要及时准确地掌握单位的工作重点和领导的决策方向，做到“身处兵位、心为将谋”，对单位内部基层部门的沟通对接要及时，能全面了解基层的工作情况，及时准确地向上级领导反馈信息。横向协调面向企业内部的每一个部门，由办公室负责牵头，使得各单位及每个部门在协调方面加强合作。内部和外部的协调是办公室要发挥的窗日作用，既要了解企业外部的发展需求，又要展现良好的企业形象和实力。应急协调是在突发事件或突发事件信息的跟踪、报告、各方面资源的协调以及各类突发事件的适当处理中发挥积极作用。
1.2服务职能
细碎繁杂是行政管理工作的特点，服务功能作为企业办公室行政管理工作中的主要功能，必须保证服务质量，以保证各项工作的正常运行。因此，企业办公室不仅要做领导的顾问，还要做好其它部门的后勤。一方面，在实地调研基层部门具体情况的基础上，做一个总结报告，通过语言协助的方式，为领导工作思路的制定提供参考;另一方面，加强与企业内部各单位的协调与合作，搭建上下级沟通的桥梁。
2办公室行政管理工作中存在的问题
2.1缺乏严格的行政管理制度
近些年我国经济发展迅速,并且经济体制发生了变化,为适应社会经济发展的需要,我国政府机构也随之进行了调整,并且调整规模较大,这使得办公室管理工作内容变得更加复杂,出现了很多弊端和漏洞。企业办公室管理改革没有跟上社会经济体制以及政府改革的步伐,很多社区的服务人员工作效率较低,因此,办公室行政管理模式的不兼容导致了单位内部管理的漏洞,行政管理制度的缺失不利于企业的健康发展。
2.2人才短缺影响管理职能的发挥
企业办公室是一个综合事物型的平台,它涉及到的职能比较多,相对来说较复杂,不仅需要协调和多部门之间的工作联系,还要肩负起文件管理、保密管理、会议记录、监督、目标管理考核等工作职能。这对于员工的工作能力要求很高,既要有较强的业务能力还要有较高的综合素质,但是目前部分企业对于这样的人才比较缺乏。很多办公室管理人员对工作缺乏热情和主动性,很多事项的推进都比较被动,只是配合执行,员工缺乏积极进取和奋斗意识,需要多部门协作的事项很容易被搁置,处理完成耗时较久,这也造成了企业管理工作整体效率的低下。
2.3办公室作风建设存在的问题
办公室作风问题一直是一项难题,它长期存在且形式多样,主要有:企业办公室工作人员之间拉帮结派,对于工作比较懈怠,很多事项都不认真完成,只是敷衍了事,流于表面,还有的对于单位组织的学习培训等不认真参与,出现不学或者假学的情况。
企业应该加强对办公作风建设问题的管理,完善相关制度并要切实落实,不要因为办公作风问题拖累企业的科学健康发展。
3办公室行政管理工作的有效性策略
3.1健全行政管理制度
针对行政管理制度存在的问题，企业应结合自身行政管理工作特点，建立健全行政管理工作制度，明确行政管理工作要点，并制定行政管理监管制度，明确行政管理人员在制度落实方面的责任，提高行政管理工作的实效性。
例如，某企业结合行政管理工作内容，制定完善的人事管理制度、档案管理制度、办公室工作规程、培训制度等，规范各项行政管理工作。以人事管理制度为例，其明确指出行政人员的工作内容：(1)负责企业员工的招聘、入职、离职等人事调动的手续办理工作；(2)负责企业人事档案的归档、上报等工作；(3)负责企业考勤管理，每月30日提交考勤报告；(4)负责企业的会议安排与会务工作；(5)负责企业的宿舍、食堂管理，管理内容涵盖卫生、安保等；(6)负责企业各项文件的收发、打印及复印工作；(7)行政管理人员应遵循保密工作原则，不可随意泄漏企业人事、档案等信息。
3.2提高企业行政管理的执行力
想要充分发挥出互联网技术在企业行政管理工作中的有效性，就需要加快企业信息化建设进程，合理分配工作人员的工作内容，制定行政管理工作方案，让企业各部门共同协作完成行政管理任务，实现信息化建设的企业发展要求。需要定期开展企业行政管理人员考核评估工作，通过激励机制的建立，提高企业行政管理人员的工作热情。互联网技术的普及应用，全面提高了工作人员的办公效率，改变了传统的企业行政管理形式，帮助工作人员树立科学有效的行政管理意识。企业的发展离不开科学化的行政管理思想作为依据，行政管理改革需要与规范化的管理意识相结合。企业领导者结合国家出台的行政管理政策，改变传统的经营方式，为了全面提高企业的市场竞争力，依托互联网先进发展技术和管理理念，建立信息化行政管理模式，积极引进全新的办公软件，提高企业行政管理效率。互联网背景下企业现代化行政信息管理系统的建立，能够通过成熟的商业软件运用，发挥出财务软件、管理软件的功能性作用，保证设计流程的合理化。互联网技术只需要通过工作人员的简单操作，就能够正式投入到行政管理工作过程中，根据企业发展需求研发科技软件，将信息化建设作为企业行政管理工作的主要核心，利用信息化资源建立高效便捷的办公系统。
3.3现代信息技术促创新
随着现代信息技术的发展，我国已经进入了信息化时代，传统的工作模式已经逐渐的跟不上现代企业发展的步伐。国有企业行政管理应该充分利用现代信息技术，构建网络管理工作平台，将企业员工的工作记录和工作活动记录在网络平台之上，方便企业分析各个员工的优势和特点，从而更好的为员工分配工作任务。除此之外，也应建立数据库，实时记录企业工程项目的建设信息，接受国家监督部门的监督，在此基础上，加强网络平台的安全防范，防止信息的泄漏和丢失。
3.4建立相互学习与协作意识
企业综合办公室工作需要大家写作共同完成,因此工作人员要具备很强的团队写作一是,只有互相团结才能让工作任务保质保量的完成。工作人员必须树立大局意识,工作中做到相互学习,取长补短,团结一致,共同进步,密切合作,在工作之余还可以积极参加单位集体活动以营造出办公室乃至整个单位的良好工作氛围,打造出积极进取与团结奋进的队伍,这样才有利于促进企业的发展。
结论
综上所述，在企业改革与发展过程中，办公室行政管理工作不可小觑，必须增强思想意识的全方位建设，采取切实可行的措施改善管理体制，实现资源优化配置，进一步提高管理效率，从而推动企业持续向好发展。
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