颜廷祥
山东省济宁市泗水县人民法院 山东省济宁市 273200
摘要：事业单位之中的档案管理是日常运行中的重点工作内容，加强档案管理工作是各个档案管理工作人员的重要 职责。在信息科学技术快速发展的时代，电子档案得到了普遍使用。电子档案管理将管理工作效率提升了，减少了管理人员 工作量，是档案管理发展的主要方向。因而，本文根据电子档案管理，概述了事业单位档案特质，阐述了电子档案管理优 点，分析了档案管理中的问题。并提出了电子档案管理举措，希望为推进事业单位电子档案管理工作提供一些依据。
关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理；安全性
一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保 管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的 发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。纸质 公文、纸质文献等实体资料都在以逐电追风的速度被电子公文、电子文献 等电子文档所取代。档案部门正在面临电子档案创建、接受、整理、保管、 利用的新课题。以下让我们简单谈谈档案管理的作用、电子档案的要点以及电子档案管理的优势。
正文：一、.强化事业单位电子档案管理技术保障
事业单位突破传统档案管理模式的束缚，利用电子档案完 成相关信息的管理工作，并建立信息化管理系统，提高了对相 关信息的管理效率，保证了重要档案信息内容的安全。事业单 位应加大对多媒体技术、数据库技术、计算机网络技术的使用 力度，保证各项技术相互结合，加强计算机网络技术的管理能 力，提高档案管理软件的工作效率。及时对现有的管理软件进 行改造、更新和升级，能够避免重要信息出现泄漏的状况。由 于事业单位更注重档案信息管理过程的统一化原则，因此，档 案管理人员应将主要工作放在电子档案管理系统维护方面。除 了对现有的档案管理系统进行开发以外，还应全方位收集诸多 重要信息资料，并认真完成对这些信息的处理、分类、鉴定、 保管和使用工作，提高档案信息的使用效率。自动化、信息化 档案信息管理手段，可以保证事业单位及时通过电子档案管理 系统完成对信息的检索和使用。 电子档案与传统的档案存储方式最明显的区别，是二者的 存储介质不同。传统意义的档案存储需要耗费过多的空间，并 要有更多的人力和物力进行维护。而电子档案管理系统，只需 要操作者利用计算机就可以完成档案信息的补充、检索和使用 任务，更加方便快捷。电子档案需要利用计算机网络进行管理， 对计算机的硬件要求十分严格。选用的软件一般需要具有良好 的稳定性和可行性，其安全系数也相对较高，所以，电子档案 管理系统可以更好的满足事业单位的发展需求。
二、电子档案的要点
随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管 理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档 案管理的三大要点： 一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应 用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体 以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及 电子信息的档案化管理。
二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承 性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案 化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。 三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作 为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性： 能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是 直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原 始记录性。
三、事业单位档案管理中增强电子档案管理的举措
（一）培养专业电子档案管理工作人员
电子档案管理水平取决于相关档案管理工作人员的专业 性。而培养专业的档案管理工作人员需要将人员流动性控制 在标准范畴以内，因为电子档案管理本身就是一个专业性很 强，且内容比较复杂的工作，必须要经过大量的实践与积 累，才可以胜任此管理工作。因此，一定要防止比较频繁的 人员流动性，确保电子档案管理工作的持续性和长期性。再 者，相关档案管理工作人员需要增强自身学习，将已有的知 识结构更新。并且，事业单位需要培养管理人员职业道德， 熟悉信息技术，将管理工作人员培养成素质较高的复合型人 才，以此充分满足电子档案管理发展需求。
（二）构建完整的电子档案管理制度
要让电子档案管理呈现出有序管理的状态，一定要构建 完整的电子档案管理制度，进行高效且规范化管理。我国大 部分工商局虽构建了企业电子档案系统，可是没有一个完整 的管理机制，电子档案管理不集中，各个分局电子档案管理 信息没有一定的联系性，很难达到全市范围内的企业电子档 案调阅的目的。电子档案流通有着一定的阻碍，没有办法开 展集中性的管理工作。由此可知，完整的电子档案管理机制
是提升电子档案使用率，发挥电子档案快速高效优势，提升 管理效率的基础。电子档案管理制度应当对电子档案文件审 核、整理和归档、保管等环节均进行明确的规定，事业单位 需要按照单位职能以及档案特征进行补充。
（三）保证电子档案管理安全性
电子档案管理的核心就是保证档案管理的安全性。第 一，应当具有足够的安全防范意识。依赖于电脑存在着的电 子档案，具备不稳定性，电脑本身的硬件问题。网络病毒损 坏，断电，办公软件不完整均会对电子档案储存、生成、共 享带来一定的损害与遗失，进而给存档工作带来很大的麻 烦。不单单如此，多种不稳定因素规定了立卷工作人员开展 存档工作的时候需要具备安全意识。实时对办公软件进行升 级与修护，实时检修电脑硬件，输入信息以后养成实时储存 的习惯。增加对网络安全建设投资，引入先进的技术管理， 实现网络安全建设，做到计算机定时更新与升级，预防病毒 侵害。
四、总结
综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管 理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必 须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理 是档案管理的关键所在。
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