湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司 湖南长沙 410213
摘要：自新中国成立以来，国家对档案工作非常重视。档案工作发展到上个世纪80年代时，已经开始利用电子技术来辅助档案管理。发展到现在，档案管理电子化已经比较成熟，但距离档案管理现代化还有相当的距离。档案管理现代化很重要的标志就是将人工智能技术应用于档案管理中，这一技术的应用将使档案工作更加便捷、高效、智能，必将会促成档案管理质的飞跃。在这个过程中，将会对档案管理岗位提出新要求，档案管理人员则需要转变角色，以适应新的档案管理模式。
关键词：人工智能时代；档案管理；革新路径分析
1、人工智能技术应用在档案管理中的重要价值
人工智能技术在档案管理中的应用极大的提升了档案管理工作的效率，也有助于档案信息资源利用价值的提高，同时也对传统的档案管理工作进行了优化和改革。人工智能技术的应用将传统的档案信息录入、信息整理、信息分类归档等机械性的流程进行了很大程度上的简化，使其从根本上做到了档案信息的准确性提升，并有效的避免了因人工录入而出现的档案信息失真或一些数据信息因疏忽而出现丢失的现象。并且档案管理工作也不再需要耗费大量的人力去进行。只需要具备高水平的信息化档案管理人才。档案工作主要是进行信息的收集和按照类别进行整理汇总然后存档保存。传统的档案信息搜集要依靠工作人员与其他部门工作人员的不断沟通进行信息的搜集。而人工智能技术的应用可以进行更加清晰准确的数据收集、分类、排列和存储，且其更加高效。除此之外，用户对档案的查询和调阅也更加的便捷。用户可以通过信息设备终端进行档案的关键字检索，并快速的查找到期想要查阅的档案信息，智能化的档案管理系统能够满足自动化、无纸化等，并具备极快的信息数据传输速度，极大的满足了用户对档案信息的需要。
2、现实需求
随着大数据、云计算、区块链等新技术的发展和档案利用服务需求的变化，传统智能检索技术已经满足不了现在的档案管理工作需要。在新的工作形势下，许多实践部门对在档案工作中加强机器识别、计算机感知、数据快速提取等人工智能技术的应用提出了更多新的需求；且在数字档案馆背景下，档案资源和档案服务对象都有着显著的多样化趋势，要从用户需求出发，运用数据分析和数据挖掘技术，引导用户需求，通过研究用户行为和习惯与其进行双向交流，设计出用户期望的个性化服务模型，主动为其提供特色服务。具体而言，现阶段的工商档案管理利用人工智能技术的需求主要体现在以下几个方面：一是探索智能化在线归档的适用技术和实现方法，采用档案图像内容识别等人工智能相关技术，研发智能化在线归档的处理工具，从前端控制归档数据的质量和格式实现对在线归档的原生电子文件图文质量进行智能化的自动批量校核。二是根据用户历史查询信息，利用自然语言理解技术和信息抽取技术，进行用户需求分析和信息的智能推送，提高用户利用档案的效率和质量。三是针对档案利用过程中无法直接查找定位身份证明文件、信用档案承诺书等精细化利用问题，利用图像识别、文本处理技术，研发档案图文智能定位与精细化检索工具，实现对存量数字化图像内容的批量智能自动识别预处理和精确查找定位。四是针对音视频档案文件信息量大、内容连贯无规律等特点，引入语音识别技术、计算机视觉技术，探索以音视频信息服务为主体的多媒体内容分析处理等智能化信息处理技术。五是运用知识表示与处理技术，实现档案垂直领域的知识优化，根据档案的特点和特定的利用场景刚需，完善档案知识图谱构建和知识组织，满足用户的实际需求。六是在管理流程设计中采用图像标签技术等措施，为重要档案实体进行身份标识，为机器更好地识读和解析档案提供便利，提高机读效率。此外，还有多个单位如浙江省档案局、广州市工商局、青岛市档案馆等，也都在探索人工智能技术在档案工作中的应用，以期解决类似和相关的难题。
3、人工智能时代档案管理革新路径
3.1增强档案管理的信息化、数字化管理
档案的信息化、数字化管理是实现人工智能档案管理的基础，其能够将档案管理工作实现信息规范化、准确性提升以及能够广泛的应用。人工智能技术的应用与推广需要以档案数字化、信息化技术为主要的载体和依据。
要充分的发挥人工智能技术的功能与价值，首先要建立科学、健全的学习体系，要建立完善的数据库并使计算机能够对档案信息进行知识性的识别并形成一定的规律，将人工智能档案管理的逻辑关系进行梳理，进而使其能够实现人工智能技术对档案的用户进行个性化的辅助。此外，庞大的档案数据信息是实现人工智能技术进行档案管理的重要因素，人工智能技术也让档案数据信息更加的准确和全面，通过网络的强大资源可以实现对具体资料的搜集和整理，全部都能够通过智能信息搜寻系统进行自动识别和筛选，进而搜集更加详细的档案信息。
3.2档案管理过程中专家系统的应用
人工智能专家系统指的是解决专门问题的计算机程序。将专家系统引入到档案管理中，则需要建立具备自动标引功能的专家系统。首先需要建立一个能够满足应用要求的知识库，通过编程应用这样一种固定的形式存储到计算机中，从而建立起档案数据库。现在很多档案部门已经建立起了数据库，但这些数据库只是基础的，所存储的更多是信息和事实，不属于专家系统数据库。真正的专家系统数据库除了包含信息和事实之外，还包含专家的思考、假设和经验等，以便对输入数据的信息进行推理和分析，并最终作出决断，从而发挥出专家的作用。
3.3档案资源整理应用
当前的档案管理模式下，为了更好地保护传统的纸质档案、实物档案、口述档案等，在收集到原始档案之后，都会对这些档案资源实行数字化加工，以确保其可以永久保存。有很多档案部门建立了档案数据库，将馆藏档案都录入到了数据库中，人们使用时只需要检索就可以了。但是，当前已经是大数据时代，大数据时代下显著的特点就是海量信息资源，所以档案资源的数量也随之增加。面对海量的档案资源，要实现顺利收集，则需要依靠人工智能技术，比如说利用智能Agent来实现，从而可以快速收集到各类信息和资料。所收集到的信息资源数量大，格式也有差异，整体是杂乱无序的，普通的分类整理难度非常大。要准确找到档案的相关信息，则需要对信息进行预处理，这要求档案工作人员具有非常专业的技能。要确保收集到的资源准确分类，则需要利用人工智能的分类技术，从而将看似杂乱无章的数据资源按照一定的标准进行分类。对档案管理人员来说，要实现将档案智能分类的人工智能技术有多种多样，但核心技术则主要包含自然语言处理和机器学习。
3.4更新服务理念，建成个性化服务模式
尽管互联网冲击下档案部门信息服务理念开始由原先的“大而全”理念转向“小而精”地满足特定用户需求转变，为信息服务内容由表层化向深层化转变带来可能，开始追求用户利用的“内在需求”。但在实际工作过程中，由于档案信息获取处于表层化，数据挖掘进展缓慢。尽管部分先进地区已经进行了有益的探索，但档案管理人员仍认为档案不可“随便开放利用”，且其利用无法产生显现的效益。因此，提供服务只需要单纯地满足用户的显性需求，服务缺乏内在动力，趋于被动。AI技术的不断成熟，一定程度推动了档案馆在档案信息资源服务方面的反思，也督促档案馆开展个性化信息资源服务的进程。“AI＋档案”的到来，为“互联网＋”时代学者们所提出的建设“个性化服务模式”的设想提供了实践的可能，档案馆提出了档案信息资源服务以人为本，从档案服务方出发转变传统服务观念，从档案人员的源头做起，注重档案信息服务，树立新时代档案信息服务价值观，树立以人为本、服务为民、主动服务的精神，加快自身服务理念的更新和服务模式的建立，从而适应新时代的发展。
结语
人工智能技术在档案管理中的应用极大的丰富了档案的应用价值和档案信息的规范化，并且也为档案管理工作带来了科学性的创新，很大程度上提高了档案管理的效率，优化了档案资源，提升了档案信息的准确性和数据的应用性，将其所具备的共享性进行了完美的发挥，体现了档案数据重要的应用价值，为档案管理的智能化、科学化、现代化建设奠定了坚实的基础。
参考文献：
[1]闫实.探析人工智能在城建档案管理中的应用与发展[J].兰台内外，2018（13）：76.
[2]祁浩铭.人工智能技术在企业管理中的应用[J].商讯，2018（21）：99.