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企业重大建设项目档案管理方法

发表时间：2021/6/17 来源：《基层建设》2021年第6期作者：毕爽

[导读] 摘要：重大建设项目档案是指重大建设项目立项审批、招投标、勘察设计、施工、监理、竣工验收及使用管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。

        哈尔滨群力建设发展有限公司黑龙江省哈尔滨市 150000
        摘要：重大建设项目档案是指重大建设项目立项审批、招投标、勘察设计、施工、监理、竣工验收及使用管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。加强重大建设项目档案管理工作，确保重大建设项目档案的准确、完整和系统，对于促进重大建设项目管理、维护和使用具有重要意义。
        关键词：重大建设项目；档案管理；方法
        1重大建设项目档案管理现状
        1.1项目档案管理制度待完善，各部门职责分工不明晰
        有部分建设单位并未设立完善的重大项目档案管理规则制度规范，因此在实际的建设项目档案管理当中，呈现出管理制度执行较差的情况。而这种情况是多数档案管理部门普遍存在的问题，直接对单位建设项目档案材料的收集、整理及归档处理工作开展造成一定影响，其难以在此基础上保障档案材料的完善性，最终也将由此影响到项目建设总验收及保养维护工作的进程。
        1.2档案工作质量不符合重大建设项目档案管理要求
        多数单位建设项目档案工作难以达到相应的标准要求，从实际归档的情况可发现建设项目档案管理的质量存在一系列问题，具体表现为以下几个方面：（1）综合类建设项目档案文件材料在分类上不够科学，其中组卷管理存在一定的不合理情况。（2）建设项目的基建部分材料归档整理随意，像一些经过变更调整的工程图纸缺少更改后的提示标志或者相应的修改说明，甚至一些更改篇幅超出三分之一的依然处于使用状态。也有的采用施工图替代竣工图，且并未盖上竣工图印章。（3）相关设备材料整理不规范，一些纸质、照片、合格证书等。还有一些贵重设备的招投标文件整理不规范，相应的装卸、安装、调试照片记录不完整。
        1.3档案流向不明，一些重大建设项目档案损毁流失严重
        重大建设项目档案是国家档案的重要组成部分，应该纳入档案馆或项目主管部门档案机构接收范围。从实际工作来看，对于个别重大建设项目竣工档案是否移交档案馆或项目建设主管部门档案机构还没有具体规定，这些档案依然保存在项目建设单位或使用管理单位。由于重视程度以及保管条件等因素，档案潮湿霉变、字迹褪色严重，加上档案人员岗位流动频繁，档案丢失、损毁事件时有发生。
        2企业重大建设项目档案管理方法
        2.1做好前期准备工作
        在建设工程项目立项之初，就应当将档案管理工作定位为工程建设项目的重要组成内容。并且相应的档案管理单位，还需在此基础上做好项目建设资料、文件等材料的收集、分类及整理工作。在此过程中，建设单位应当基于项目本身特点内容，充分结合工程实际来做好工程类目划分及进度的制定。同时还需做好项目档案工作计划的制定，这样才能真正将档案管理工作的相关制度规范落到实处。整体而言，需在此基础上构建高效的档案管理组织机构，并配备齐全和有效的工作力量，并且还需完善相应的档案管理制度，最重要的是落实项目相关文件归档、分类及存放的制度等，这样才能保障施工、监理等机构在后续进行档案归档整理时有据可依。
        2.2项目开工各项标准统一化
        具体在建设工程项目开工阶段时，应当集中统计各参与建设的单位及工作人员，在此基础上搭建完善的档案网络管理体系。在建立管理体系后，应当由此将工作人员的档案材料直接录入网络管理系统当中，由此对参与建设者实施全面的档案管理。还要求相应的建设主导单位将相应的制度标准及时准确发放至各机构部门，着力提升档案管理人员的意识及业务工作能力。

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为此，相应的建设主导单位还需借助会议、组织培训班等形式切实强化档案管理人员的意识水平，这样在提升其业务技能的同时，促使档案管理工作规范化、统一化，并由此实现对各参与单位档案管理职责的细化。从某种程度而言，建设工程项目开工前，统一其各项标准，能够促使工程建设项目在具体运行中更加顺利、稳步进行。
        2.3强化控制，切实保障项目档案的完整性真实性
        坚持合同约束，强化档案收集归档和形成质量控制。即建设单位在与设计、施工、监理等参建单位签订承包合同、协议时，要设立专门条款，明确有关单位应提交档案的范围、形成质量、整理标准、归档套数与时限、违约责任等内容。监理合同条款还要特别明确监理单位对项目档案完整性、准确性审查的责任，进而把保证项目档案质量落到实处。监理工程师要按照合同要求严把档案质量关，一旦发现档案真实性、完整性方面存在问题就应及时返回有关单位修正，确保项目档案能够反映项目建设的真实情况。
        2.4实时监控项目进程
        建设工程项目的实施需要将档案管理工作有效地集成到工程建设环节中，并强调工程项目的施工质量。这样，在施工单位对项目进行质量检查和进度检查时，可以同时检查档案的形成和管理状态。由于每个项目环节组成不同，因此进行监查的信息标准也不相同。同时，存档管理也随之更改。在验收单项工程项目时，必须查看需要同时存档的材料和文档。验收的过程中，要求必须确认数据的质量和完整性。如果条件允许，可借助计算机网络及其他高端信息技术对项目相应施工单位或监督组织进行实时监视，以便可以及时回收和存档。对于与施工和监理有关的文件和材料，每个施工单位和监理机构应有效地将这些任务纳入具体的施工和监理管理工作计划中，并将其作为施工管理和施工评价的重要组成部分。同时，必须将其纳入各种工程项目的相关领导者和技术人员的职务范围当中。在这方面，有关档案管理机构可以建立相应的施工现场管理办公室，这样才能有效促进管理制度的有效推行。
        2.5严格把关，统筹推进重大建设项目档案验收工作
        坚持档案部门主导同项目建设主管部门档案机构各负其责的项目档案验收方式，强化档案部门统筹管理地区重大建设项目档案事务的能力。凡政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案部门会同项目建设主管部门共同组织项目档案验收；政府投资主管部门组织验收以外的项目，由建设项目主管部门商函同级档案部门同意后组织项目档案验收，验收结果报同级档案部门备案，为档案部门统筹推进本地区重大建设项目档案工作，掌控重大建设项目档案流向，整合重大建设项目档案资源创造条件。
        2.6畅通渠道，合理界定重大建设项目档案归属与流向
        坚持谁主管谁接收原则，科学界定重大建设项目档案的流向。凡是城市规范区以内的重大建设项目，项目建设单位除向生产（使用）单位移交项目档案外，还应向城建档案馆移交一套完整的项目竣工档案。而城市规范区以外的即城建档案馆接收范围之外的重大建设项目，建设单位应向项目建设主管部门档案机构移交一套完整的项目竣工档案。这样既能满足重大建设项目生产（使用）单位对项目档案的需要，又能保障城市规划化区范围以外的重大建设项目档案的完整与安全。
        3结语
        综上所述，档案管理对于建设项目工程而言非常重要，尤其是重大建设项目的档案管理工作，因而重要性和特殊意义，对档案管理工作提出了更高的要求。而这必须要采取一种有效的档案管理方式，全过程管理就是一种有效的管理模式。本文对档案全过程管理，从做好前期准备工作、项目开工各项标准统一化、实时监控项目进程、建设项目后期验收几个层面论述对重大建设项目档案全过程管理的建议，期望由此来为后续重大建设项目档案管理工作提供一定的参考价值。
        参考文献：
        [1]重大建设项目档案管理工作中的实践与思考[J].李阳.新疆有色金属.2020（06）
        [2]建设项目档案管理规范》升版之我见[J].杜琳，王星月，刘国宇.档案天地.2020（04）