哈尔滨群力建设发展有限公司 黑龙江省哈尔滨市 150000
摘要：人事档案作为人力资源管理体系的重要成分，完整的将企业职员工作经历、职场表现、工作绩效等内容记录下来，在协助企业选拔人才方面发挥了参考价值。利用人事档案可以提高人力资源管理的效率，降低成本。本文基于现代人力资源管理理念下的人事档案管理策略进行探讨。
关键词：人力资源管理；人事档案管理；策略
1现代人力资源管理中人事档案管理的作用
1.1为人力资源的开发提供可靠性、真实性的数据信息
企业在编制员工职业之时通常会以人事档案中的信息作为参考依据。企业人力资源管理部门借助档案资料还可以直接的了解到某一人才专项特长、工龄长短等内容，这样企业在用人与委任职务之前就可是实现对人才情况切实了解的目标，秉持“任人唯贤”的原则，合理的安排工作岗位与职务，使员工的潜能得到有效的开发与应用。
1.2促进人力资源的合理配置
在组织内进行人力资源配置时，要根据不同人才的不同能力和特点进行不同的工作配置，充分做到以人为本的配备方式，发挥人事档案管理在人力资源配备工作中的共享作用，促进人才在各个部门都能够有良好的工作氛围，从而推动企业的快速发展。
1.3有利于明确企业的人力资源需求状况
科学正确的人事档案管理工作，可以使企业管理者有效地了解和掌握企业内部的人力资源配置情况，更加明确人力资源的需求倾向，为企业选人、用人提供有价值的参考依据。企业人事部门可以有效利用人事档案，对员工的综合素质、业务能力、思想品德等进行综合分析，做出正确决策，进而实现企业人事决策的科学化、正确化、规范化，既可以防止出现人力资源过剩，还能够减少不必要的人才流失。
2人事档案管理存在的问题
2.1人事档案材料失真
档案资料的真实可靠性是档案管理工作的最基本特征，如果档案资料出现失真问题，人事档案就变得一文不值。同时，失真现象会严重削弱档案管理工作应有的严肃性、权威性。过去，由于技术条件的限制或人为因素，人事档案中会出现个别人年龄、学历、工龄等造假或随意涂改档案信息的现象。这些情况造成档案资料失去了可靠性，企业人才需求情况失真，导致人力资源管理部门无法对员工做出准确评价，不能做出正确的选人用人规划，难以有效地合理配置人力资源。
2.2人事档案内容遗失或缺失
档案管理分为收集环节、相关数据的整理、储存、使用等，具备相对的稳定性，客观上必须做到归档资料零失误。如果档案资料出现遗失或缺失，人事档案在人力资源管理中就会失去应有的价值。企业对人事档案管理重视不够，尤其是在资料的归档、回档方面没有统一的标准，对档案的监督和检查力度不够。难以科学有效地进行人事档案的收集、归档和鉴别，造成档案资料的遗失和缺失。这不仅会影响到企业对员工全面信息的了解，而且还会影响到企业人力资源的优化配置。
2.3人事档案管理手段落后
企业人事档案管理技术手段落后，一直沿用传统的档案保存方法，以纸张为介质，占用的空间大，保管环境条件苛刻，导致档案管理工作效率低，给人力资源管理部门工作带来极大的不便，不仅工作效率低下，而且还浪费时间、人力、物力。
3现代人力资源管理理念下的人事档案管理策略
3.1建立完善人事档案管理制度
在人事档案管理中，需要对管理制度进行健全和完善，并建立查询资料库，有利于快速定位和查询，操作更加简单快捷，从而使档案的分类存放和精准查阅得以实现。其中需要将在职人员档案与非在职人员档案进行分开管理，在职人员档案应对员工的入职、提拔等环节加强重视，在制度建设完善的基础上，通过人事档案管理力度的加强，使对人才的培养和选拔得到重视；非在职人员中需要对离职、退养病休、退休、去世等信息进行细分，妥善保管。这类档案很多会出现资料不全、重复补充的处境，降低了工作效率，相关档案工作人员应不断提高自身专业知识及相应的岗位服务理念，更好地适应新形势下档案管理工作发展的需求。另外人事档案管理工作应对在职人员档案和非在职人员档案管理工作中的关键节点加强重点核查，进行统一管理，并不断创新和完善，有效提升人事档案管理水平。
3.2规范人事档案分类
现代人力资源管理工作在人事档案内容方式上与传统人事管理存在着较大差异，要求档案内容尽可能完整、详尽，有利于领导对员工各方面情况进行全面了解和掌握。在信息内容收集时，还需要对定量信息和定性信息进行充分结合，提高人事档案内容的有效性和新颖性。在进行人事档案管理时，应对已有信息尽可能保留，对相关内容进行及时补充和更新，对无意义、多余的信息进行删除，并对有意义的信息及时进行添加。通过档案信息内容的及时更新，能够对员工个人的思想水平及政治态度予以体现，同时还能对此人的学识、性格、工作能力、兴趣等进行综合反映，对员工进行工作业绩、荣誉称号、保险、创造发明以及职称评定等活动中提供重要的参考依据。另外档案内容应对定性与定量信息的有效结合加强重视，不断提高人事档案信息的操作性和规范化，为人力资源管理工作的有序开展提供便利。
3.3加强现代化信息管理
目前，计算机信息技术不仅给人们的工作、学习和生活带来了极大便利，而且对人事档案管理也有着至关重要的作用。企业要摆脱传统的旧模式，摒弃手工操作和纸张介质存档模式，把尽可能把相对多的资金和人力、物力投入到档案管理工作中，引进先进的电子信息手段，给档案纸介保管手段增添现代化的电子元素和网络元素，建起人事档案信息数据库，实现自动化、网络化和文档一体化。首先硬件方面需要添加打印机、扫描仪、复印机、刻录机等设备对传统的办公方式进行有效补充，使用数据化实现自由转换。同时从环境硬件出发，还需要对空调系统、去湿机、吸尘器、温度计等设备进行设置，使档案管理环境始终保持理想状态，确保纸质资料储存的安全性。在管理软件方面，需要通过充分利用计算机软件、智能化程序、数据库系统、云存储等先进信息化技术，对电子信息系统进行构建，从而使整体技术建设效果有效提高。另外相关人员在进行信息化操作时，依托各类计算机软件，对档案资料进行分类、归档、立卷、使用等，同时结合档案资料的数据库建设，有效促进人事档案信息化建设的不断升级。最后利用先进技术的严谨性和科学性，通过计算机数字化存储软件程序的运用，使档案资料规范化调整得以实现，档案资料使用时间与服务效果得以有效延长和提高。
3.4提高档案管理人员的工作水平
人事档案的至关重要性决定了档案管理人员要具备一定的专业素质、职业素养，具备较强的敬业精神和细致的工作态度。然而在实际工作中，很多档案管理人员都是兼职，缺少档案管理专业知识。因此，要加大培训力度，定期安排他们参加专业技术培训，学习档案管理的规章制度、法律法规、水平标准，掌握专业管理知识和实际操作技巧，以适应新的、更高的档案管理要求，让其在操作中严格遵守档案管理有关流程与方法规定，使人事档案管理走向专业化、标准化。
4结语
人事档案管理在现代人力资源管理中的重要性日益凸现，同时人事档案管理人员需要提高自身认识，对工作理念进行更新，加强现代化信息技术的运用，对人事档案管理制度进行健全和完善，使人事档案管理水平有效提升，进一步促进人力资源管理的良性发展。
【参考文献】
[1]在企业人力资源管理中注重加强人事档案管理[J].黄颖婕.北京石油管理干部学院学报.2020(06)
[2]加强企业人事档案管理工作的有效实践思考[J].尹云飞.中国产经.2021(01)