南宁市疾病预防控制中心 广西南宁市 530023
摘要：在疾控系统发展过程中，档案作为重要的依据和资源逐渐受到管理者的重视。通过深化档案管理，能够大幅提升疾控系统的软实力。同时，完整详尽的档案也能够体现疾控发展过程中形成的技术能力，为增强疾控系统防控水平提供借鉴。目前疾控系统档案规范管理工作，基本实现了基础的标准化和信息化管理，但作为档案管理人员应当积极参与创新档案管理方式，积极拓展信息化管理进程，提高案信息化标准化管理质量。基于此，本文就目前疾控系统文书档案管理现状提出深化档案信息化管理与服务工作建议，本文所述内部不涉及病案一类的专门档案。
关键词：疾控系统；档案管理；现状；工作建议
1.档案管理信息化管理现状
1.1管理系统单机运行，未建立档案网络化管理
档案管理系统辅助档案管理人员开展档案归档、查找利用等一系列职能工作，是档案管理的重要工具，目前疾控系统档案管理已配备有适用的管理系统，但系统是单机配套版本，没有建立单位局域网内信息共享的档案网络系统，仅有档案管理员有权使用，档案的归档、查阅、借阅利用全过程工作仍停留在完全由档案员承担的阶段。其他人员无法权限获取相关档案信息，虽然从源头上保证了档案信息的安全，但不利于单位内部人员便捷查阅、利用档案材料，也无法在有限的范围内提高档案材料开放利用的效率，这对一个有专业人员管理、配备专业管理系统和相对健全管理制度的单位来说，是一个需要突破的局限。
1.2电子文件归档管理制度不完善
根据档案管理的实际情况，疾控系统档案以管理纸质文件为主，在办公自动化系统上部分重要的电子文件采用打印纸质版本的方式归档后上传电子版本附件进行管理，在档案管理工作流程上增加了一项重复的工作，对于单位内部各项业务的开展所形成的电子文件收集归档没有做出相应的要求，暴露出了档案管理中对于电子文件前端管理、电子档案归档存在管理不完善的问题。当下随着各项工作信息化管理进程的不断推进，档案管理也需要根据信息化程度不断完善相关管理制度，采取对应的管理措施，以适应信息化管理时代的要求。
1.3 内部信息化系统未建立共联
随着信息化办公要求的不断深入，各行政事业单位均建立和推行起无纸化办公制度，使用相应的电子办公系统开展工作，意味着重要文件和信息的流转将在系统线上流转和保存。现阶段，电子办公系统未能与档案管理系统进行衔接、共联，办公系统内流转完结的电子文件仅能在办公系统内部作为文件一级进行保存，无法直接通过相应接口直接归档至档案管理系统，表现出信息化系统信息管理环节的缺失。随着国家对信息化管理过程中安全性能的重视和整体信息技术开发和安全保障能力的提高，信息化系统的衔接、开发和管理不论在思想上还是实际管理工作上都应有所创新。
1.4 信息系统能力独立维护能力不够强
档案管理人员对于档案管理系统独立使用能力是档案信息化管理对档案管理人员的基本要求，而对于档案管理系统的独立维护能力则是更高一级的要求。现阶段档案管理系统的维护工作全权由系统供应方进行，对于外部的依赖程度较高，加上没有建立起内部信息系统维护队伍，缺少对应的管理措施，从长远看，对于档案信息的安全和保密是不利的，具备独立的使用和维护能力，减少对非必要的外部协助的依赖，才是保证档案管理安全与保密的有效方式。
2.强化档案信息化管理与服务的可行性建议
2.1 档案系统网络化建设，充分发挥电子系统功能
各类电子系统的设计、开发和使用大多以实际工作需要为基础，档案管理系统也不例外，目前专业的档案管理系统功能相对完善，拓展灵活程度较高，最大化开发和利用档案管理系统可以减少许多非必要的重复工作，本节主要提出对档案管理系统与开放利用权限方面的要求，选择可在局域网内多客户端、多账号同时登录使用的网络化系统版本，对不同类型用户赋予不同的浏览、查找、下载使用的权限，最大化地利用系统进行档案查找、利用方面信息的记录和管理，减少手工作业，减少人员失误对档案工作造成的影响。在档案系统网络化建设过程中，转变档案管理观念是首要，档案管理重要工作部分应由档案管理人员线下管控的思想应改变，信息化系统化管理大潮下，充分利用系统进行信息化管理才符合现实管理工作需要。
2.2 新增电子档案管理要求，加强电子文件管理
计算机网络技术的应用、无纸化办公要求的深入推进以及档案信息化的逐步发展，要求档案管理工作更加关注对电子文件、电子档案的管理，建立和完善电子档案管理制度。电子文件类型广泛，随着各类型信息技术软件开发的深入发展，电子文件的类型不断增加，包括但不限于图像文件、图形文件、数据文件、文本文件和计算机程序等类型，这就要求档案管理部门充分了解本单位电子档案的构成，建立和完善相应的电子档案管理制度。不论何种类型的单位，电子档案的管理应重点关注电子文件存储介质的完整性和电子文件信息的可读性、真实性，并保证相应的知产软件产品和软、硬件说明一同归档。对于办公自动化系统产生的电子文件、纸质档案数字化版本扫描件存储介质的管理应纳入电子档案的管理范围，并做好相应的多套备份、异地备份工作，逐步建立起中心档案数据中心。
2.3 增强内部档案管理系统独立维护能力
随着网络管理的不断发展与完善,很多企事业单位针对自身管理特点,对计算机网络管理系统进行了一定的构建与应用，疾控系统也根据自身职能特点构建了符合工作需要的网络化、信息化管理系统。档案管理系统作为所有文件流转和保存流程中的最终节点，是网络化、信息化管理的重要组成部分。信息化系统的管理必须要采用科学的、合理的维护方式、才能确保计算机网络系统能够更加有效运行的同时保证内部信息的安全和保密，这就要求单位内部建立起信息系统的专业维护团队，搭建起信息系统维护、网络安全和管理防护相关管理工作制度，加强系统使用和维护人员的专业能力，减少对外部维护协助的依赖，档案管理人员作为档案系统的主要使用者，也应积极主动学习，加入系统基础维护者的队伍之中。
2.4 档案管理人员提高档案信息发掘能力
随着疾控系统对档案管理工作的越发重视，档案管理人员得到了较多的学习机会，档案管理人员可定期参加业务培训，与不同行业的档案工作者开展学术交流，可选择的多种培训教育模式，档案管理人员的综合素质和档案管理水平有了较大的提升。现今日益发展的信息技术和多种信息需求的不断增长，对档案管理者提出了利用发掘档案的价值、利用档案服务与组织内各项工作的更高要求。疾控系统现阶段已完成档案目录信息化、全文信息化，给信息的发掘和利用打好了坚实的基础，而如何发掘本单位丰富的档案信息，就需要档案管理人员积极利用档案管理系统数据信息和单位提供的各种学习、培训机会，积极学习，并在实际档案利用过程中加强对单位内部档案利用需求和趋势的关注，同时加强信息组织与检索、信息分析能力和必要的行文能力，才能更好的发掘档案信息价值、发挥档案管理工作价值。
3、结束语
通过提高疾控系统档案信息化、系统化、网络化管理水平，提高管理人员的信息化管理水平，培养和发展档案管理人员利用信息化技术发掘档案信息价值的能力，利用现有条件去推动档案管理的科学发展，档案管理作为管理工作过程的重要组成部分，应当随着我国疾控改革不断创新，通过信息化技术的充分应用，从而提高档案管理工作效率，强化档案管理工作的开展效果，更好的为疾控卫生事业的发展服务。