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摘要：随着互联网的发展和信息技术的进步，工程造价档案的整理和利用有了很大的发展，也迎来了新的机遇。但从目前的管理现状来看，还存在服务平台功能缺失、标准化和使用滞后、使用和服务形式单一等问题。本文分析了信息化背景下工程造价档案管理面临的机遇和挑战，并提出了解决策略供参考。
关键词：工程造价档案；信息化；整理
近年来，随着城市化和基础设施建设的发展，工程建设项目的总量、规模和投资逐年增加，工程造价档案越来越多。在信息化背景下，工程造价档案由手工实体档案管理向电子档案管理转变，进入了一个新的阶段。信息化也给工程造价档案的管理和利用带来了新的挑战，工程档案不规范，归档标准不统一，直接影响到档案的管理和利用。有关部门和企业要深化对信息技术背景下工程造价档案管理的认识，加强管理和利用，促进工程造价档案管理高质量发展。
1信息化背景下工程造价档案管理与利用的机遇
1.1提升管理效率
与其他类型档案相比，工程造价档案管理周期较长，涉及管理部门和企业较多，难度较大。从内容上看，工程造价档案包括造价咨询结算审计档案、工程量清单计价编制档案、建设工程招标代理资料档案等，种类多、数量大。从管理主体来看，包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和设备供应单位、分包商、其他相关部门和单位，涉及项目、组织、人员、计划管理等各个环节，贯穿于工程建设的各个环节，需要各管理部门和主体的协调配合。在传统的管理环境下，工程造价档案流转程序多，时间长，管理效率低。信息管理是以数字化的档案资源为基础，通过网络传输环境和综合功能平台，在主体之间实时、准确地传输数据，从而实现对工程造价档案的全面管理，大大提高了管理效率。
1.2缓解档案保管压力
与其他类型档案相比，工程造价档案形成周期长，归档单位多，档案种类和载体丰富，数量大，给档案的日常整理和利用带来很大压力。工程造价档案通常分三个以上部门归档，产生大量复印件，不仅造成重复归档现象，而且提高了工程造价。在信息化背景下，真实档案的应用减少，数字存储的高密度，载体与内容的分离，使得工程造价档案的管理更加方便，减轻了档案存储的压力。
1.3丰富档案利用方式
传统的工程造价档案整理和利用依赖实体档案，档案存取和借阅过程复杂。工程造价档案中有大量的图纸、图表，难以数字化，需要一定的专业知识和计算机技能。因此，这部分档案中的数字资源很少。这类实体文件大多使用感光材料，对仓库环境和后续维护要求较高。为了延长它们的寿命，它们主要是保存和较少使用。在信息化背景下，档案的多样化展示使图表档案的使用更加方便，如可视化档案、深度内容检索等，促进了工程造价咨询档案的利用。
2 信息化背景下工程造价档案整理与利用面临的挑战
2.1服务平台有待完善
随着电子政务的深入推进，工程造价档案也呈现出集成化、平台化的趋势，这也对工程造价档案的收集和管理提出了更高的要求。对于普通用户来说，档案信息服务的需求主要是利用档案服务平台远程获取信息。供需失衡极大地降低了资源平台的功能。对于企业、施工单位等用户来说，平台的使用更多的是用于工程造价档案的上报、利用等，在信息化背景下，工程造价档案的整理和利用既要考虑管理的需要，又要扩大档案管理的对象和范围并根据观众需求增加工作量。如何在保证日常管理工作有序开展的同时，开辟面向受众需求的档案利用和服务新领域，成为管理部门必须面对的问题。另一方面，在信息化背景下，项目相关部门和档案机构参与建立档案信息服务平台，档案资源在一定程度上分散，资源组织控制不足，不利于档案信息服务平台的可持续发展。
2.2档案整理利用标准化滞后
从目前我国工程造价档案管理的现状来看，整理和管理水平还略显不足。一是工程造价档案管理目标不明确。如上所述，工程造价档案管理过程复杂，环节多，周期长，涉及多个部门。项目经理对工程造价档案管理的概念和标准认识不清，过分追求经济效益，忽视信息服务和管理。第二，电子档案管理是信息化工程造价档案管理的主体部分，而传统的工程造价档案管理仍以实体档案管理为基础。档案的生成、整理、归档、流转大多靠手工进行，受主观因素影响较大，档案规范化、标准化程度较低。三是工程造价档案责任机制落实不到位，在档案整理、移交或出现问题时容易推诿扯皮。
2.3档案服务和利用需要创新
工程造价档案，工程造价档案具有重要的参考和凭证价值，是有关部门管理和实施工程造价管理的重要依据和参考。目前，由于信息化建设程度较低，工程造价档案的服务网络和利用方式相对单一。工程造价档案信息服务平台的管理利用形式仍采用自上而下的收集方式。从档案资源和功能范围看，“集中管理”特征明显，综合性、多层次的开发利用服务明显不足。工程造价档案涉及管理学科多、应用领域广，需要扁平化、集成化的服务体系。传统的集中管理模式已不能满足工程造价档案利用的巨大需求。另一方面，目前工程造价档案的利用主要是基于基础档案查询和档案借阅。基于数字档案资源和网络管理环境的档案服务与利用创新不足，亟待完善。
3 信息化背景下工程造价档案的整理与利用策略
3.1整合档案资源，完善服务平台
3.1.1根据需要进行整理与评价
当工程造价档案呈现较强的离散性特征时，可采用大数据技术挖掘典型案例；当一致性特征较强时，可采用基础数据统计进行处理；对于特殊要求的整理和评价，要求应模块化，并且可以根据需要对数据进行个性化处理。如有必要，数据可由第三方公司处理。
3.1.2通过信息化手段整合工程造价档案资源
通过调查，制定相关企业档案资源的内容范围。企业可以根据自己的需要设计不同的信息资源展示形式。在整合资源时，应注重档案的直观展示，以适应工程造价咨询档案类型丰富、数量大的特点。
3.1.3适应工程造价档案服务一体化
正确把握工程造价档案资源在项目管理和工程招投标中的适用性，并用不同的管理平台和信息发布平台进行测试，根据平台和软件特点，推动档案服务平台数字化、智能化发展。此外，还应实现工程造价档案的自动收集和归档，并下放权限。档案服务利用职能的发展要从中心型向扁平型转变。各职能由业务部门牵头，由主管部门统一整合。
3.2加强工程造价档案标准化、标准化建设
推进各参建部门档案资料的标准化、标准化，包括管理规范、业务规范、技术规范的制定和实施。管理标准、规范是指计算机安全规程、标准，以及档案人员的职责，主要涉及工程造价档案主管部门、行业协会、建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、设备供应单位、分包商等，以及其他相关部门和人员，实现管理体制的统一。除了术语标准和电子文件外，信息化背景下的工程造价档案整理也有标准，主要涉及与工程造价相关的工程领域，如招投标等。技术标准和规范涉及档案信息化建设软硬件设施和软件系统的技术标准。通过标准化建设，实现了多个数字档案业务端口的互操作、档案资源的整合、检索端口的统一。进一步完善责任人机制、联系机制，通过加强沟通，实现层层联动，确保工程造价档案管理资金、办公室、资料室、库房建设齐全，使工作有位、有位、有保障。
3.3.1进一步丰富服务网络
基于上述服务平台和数字资源库，在PC机和移动终端上提供统一的检索条目。载体的选择应满足工程造价档案和图表图纸类型较多的特点，并考虑文字、图像、视频、动画等格式的载体。同时，将数字电视、智能移动终端和互联网有机结合，开发不同内容、不同重点的工程造价档案服务渠道，以多样化的服务方式为公众提供服务。积极引进线下智能终端，实现档案服务的自助化。加强互联网门户网站建设，努力解决浏览器不兼容、内容过时等关键问题。在移动终端开发微信、微博服务平台，重点开展信息查询、在线咨询、故障排除等服务，突破传统信息服务的时空局限。
3.3.2丰富工程造价档案的利用
运用大数据、云计算和机器学习技术，深入挖掘工程造价档案的价值，对档案内容进行更细致的分析，实现传统纸质档案管理无法实现的功能。例如，对视频或图形上的建筑物、人物和事件等关键信息进行注释，以实现深度内容检索。
参考文献
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