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浅谈如何做好企业办公室公文处理工作朱世玉

发表时间：2021/6/17 来源：《基层建设》2021年第6期作者：朱世玉

[导读] 摘要:在企业办公室工作发展的过程中，公文处理是重要的组成部分，对于规模化的大中型企业来说，公文处理工作直接决定了企业在发展过程当中的一部分经济效率。

        中国石油化工股份有限公司东北油气分公司吉林省长春市 130062
        摘要:在企业办公室工作发展的过程中，公文处理是重要的组成部分，对于规模化的大中型企业来说，公文处理工作直接决定了企业在发展过程当中的一部分经济效率。办公室在企业发展的过程中是处理各项事务的交互机构，不仅有管理职能，同时也体现着自身的服务功能。做好公文处理工作，不仅体现了办公室水平和服务态度，同时也能够促进企业办公室业务处理能力的提高。
        关键词:当代企业；办公室事物；公文处理；工作分析
        引言:
        办公室是企业内部工作与外部工作进行连接的桥梁，是传达领导决策的重要机构，公文是办公室发挥自身重要作用的载体，也是企业行政管理和经验交流的工具，做好办公室的公文处理工作十分的重要。在企业办公室公文处理工作的发展过程中，一定要讲艺术，讲技巧，对于办公室的秘书来说，必须要具备较高的综合素质，体现自身在办公室工作的能力。
        一、企业办公室公文处理工作的重要意义
        企业在发展的过程中，必须有一个机构进行上传下达，只有这样才能够促进企业命令得到更好的传达，办公室的存在就是基于这一理念而不断形成和发展的。办公室在进行公文处理工作室，能够体现自身处理公文的能以及传递领导决策的能力，所以在进行公文处理工作的过程中，一定要高度重视办公室的作用。一部分人认为公文处理工作枯燥而无味，没有技术含量，其实这是错误的思想观念。在当代企业公文处理的过程中，要秉着严谨规范的态度进行公文处理工作，这样才能够促进文件办理工作效率的提高[1]。
        二、企业办公室做好公文处理工作的策略
        （一）企业办公室人员进行换位思考，提高公文写作水平
        办公室人员与领导打交道，所以一定要正确的领会领导的意图，领导在布置工作，发布指令的过程中，往往会有自身的意图，这就需要办公室的工作人员向领导主动询问，从领会领导的主要用意；从领导的讲话材料中领会领导的真正用意；从全面准确的去体验领导的意图，要善于换位思考，从企业发展的现实角度看待问题，从企业发展的全全局观来看待问题，提升自身的眼界与格局。在进行办公室公文处理工作室，一定要正确的领会领导的意图，并且也必须遵循公文写作流程，在公文处理工作的过程中，明确公文的主题。办公室工作人员在东平之前一定要做到胸有成竹，根据主体来搜集材料令公文的内容结构符合规定层次分明，条理清晰，注重公文的实效性，在进行公文写作的过程中，注重文字的规范，避免由于文字规范而出现歧义的现象。在文字材料中，每一个思想、每一个观点都必须有材料可以依据。在起草公文时，体现的并不是办公室工作人员个人的思想，而是领导的思想，所以一定要做到忘我的境界，对文字进行后期的修改，敢于挑战自己的极限，办公室的公文处理工作体现的关于理念以及企业在发展过程当中领导的管理思想，这就对办公室工作人员们的写作技巧以及自身综合能力提出了更多的要求[2]。
        （二）进行公文处理工作时，要有严谨规范的态度
        在企业不断发展的今天，办公室工作的定位与角色发生了翻天覆地的变化，办公室工作的重要性逐渐被企业所熟知，在企业经营管理的过程中，以提高自身的经济效益为主要目的，办公室上传下达的功能被不断的发挥，越来越多的高素质人才投入到办公室的岗位中，就在一定程度上提高了办公室公文处理工作的严谨和规范性，提升了公文处理的治疗和水平。
        在办公室工作人员进行公文处理工作时一定要严格的把握程序，提升公文的处理水平，在起草公文时，每一个工序都必须是环环相扣，首尾相连的，所以企业的办公人员要确保公文处理形式的规范，这对于公文的发布来说是排在首位的要求。公文的思想、内容、篇章结构、遣词造句和标点符号都必须非常正确，不能产生细微的差错，如果出现了差错，会导致工作上的失误和被动。在工作的过程中，一定要紧跟领导的思路，才能够令领导的决策部署得到严格的执行。

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公文处理必须要严格的把握时效的要求，善于把握时机，记不得盲目超前，同时也不能延时，令每一个环节都紧密相连。所以公文处理工作的严谨性和规范性十分的必要，这能够确保公文处理内容的科学性，提升公文的严肃性和权威性。在办公室工作人员工作的过程中，秉持严谨规范的态度，能够确保工作任务的完成，促进企业命令的有效传达，促进企业经营管理理念的不断提高。
        （三）办公室工作人员一定要具备求实、精简、高效的工作原则
        办公室在企业发展的过程中，本身是一个服务机构，并且在整个企业经营管理的过程中有着越来越重要的地位，求真务实是办公室工作人员开展工作必须要遵循的规范之一。在进行公文处理时，一定要从企业领导的实际决策出发，实事求是，起草的促进企业发展的措施是切实可行的，明确主要的责任部门，在遣词造句的过程中采用准确和精简的词语，这样才能够体现我们的严密个大伟和产工业能够更好地对公文进行理解。公文表达了一定的观点，起草公文的工作人员必须有着清晰的思路结构，避免空话连篇的现象；在审核与签发的过程中，也要注重依据，注重程序，避免出现由于流程错误而导致公文的效力得不到发挥的现象，在处理公文时，一定要精简公文处理过工作，令整个办公室发展过程当中的重要工作被完成。精简公文的数量，提高公文的质量，严格掌握文件的规格，公文的行文代表了公司的权威，要对办公室的发文进行权限的限制，避免公文权威的形式被滥用，对整个企业的经营发展造成不利的影响[3]。
        办公室在处理公文时，一定要注重自身的效率，对公文的处理要高效，如果办公室没有高效率的处理公文，则有可能会延误企业进军市场的最佳时机。在处理公文的过程中，不仅要遵循高效的原则，同时也要遵循系统的公文处理流程，一些紧急公文要格外的重视，对于不符合规范的公文进行及时的改进，有效的提高公文处理工作的效率。
        （四）在文件办理的过程中，要注重沟通与协调的艺术
        在文件办理的过程中，语言是十分必要的，所以要注重沟通与协调的艺术。沟通与协调对办公室工作的高效开展有十分重要的意义，不同的文件有着不同的项目要求，有需要报送的文件；有需要请示批复的文件等，这些文件都必须办公室工作人员和相关的人员进行沟通和协调，才能够得到更好的，这样才能够文件办理的正确和执行力得到提高，所以办公室的工作人员必须要具有灵活性和创新性，在与其他工作人员进行交流的过程中，注重沟通与协调的艺术，确保沟通信息的准确性。办公室工作人员需要具备相应的能力以及一定的智慧，提高对公文的重要程度的辨识度，比如说在领导出差的过程中出现了新的情况，这就要求把公式工作人员对文件进行很好的理解，这样才能够将在工作当中的事物进行排序，分清事物的轻重缓急，技能工作到不耽误工作，又不操之过急。
        （五）办公室工作人员一定要做好保密工作
        办公室工作人员在进行公文处理的过程中，往往能够接触到属于公司的商业秘密，这就对办公室工作人员的综合素质和道德素养有很高的要求，所以办公室领导人员在进行工作时，做好保密安全防范措施，防患于未然。
        三、结束语
        企业的发展离不开办公室上传下达的作用，做好企业办公室的公文处理工作十分的必要。办公室工作人员需要在实践的过程中不断摸索，总结出办公室公文处理工作的规律，多总结、多锻炼，提高自身在工作当中的责任感。降低自身在工作过程当中的随意性，提升自身的办公水平，不断提高自身的功能处理能力，提高自身的综合素质，令领导的决策和公司的指令能够真正的传达到各部门和员工，促进企业管理工作水平的提高。
        参考文献：
        [1] 朱奕春. 浅谈企业公文处理工作中存在的问题和对策[J]. 低碳世界, 2016, No.104(02):180-181.
        [2] 郭丽萍. 中小企业公文处理与档案管理问题探索[J]. 办公室业务, 2020, No.333(04):11-12.
        [3] 王鑫, 赵永义, 张光伟. 关于有效提升企业办公室公文处理工作效率的方法探讨[J]. 中小企业管理与科技, 2019(18):53-54.