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摘要：随着计算机科学应用全面普及，信息化办公在人事领域的作用日益凸显，尤其针对于人事档案工作这样基础性、经常性的业务需求。信息化技术对档案收集、档案整理、档案保管、档案信息检索、档案材料鉴定、档案信息编研、电子档案生成、电子档案保管等方面发挥的作用越来越重，并且人事档案工作网络化、数据化改革也迫在眉睫。本文主要浅谈信息化条件下，档案日常业务工作中信息化技术的应用。
关键词：信息化；人事档案工作；技术应用
一、人事档案的意义和信息化拓展意义
人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人员的重要依据，是确定人员历史情况的真实凭证，是研究人事工作的参考资料，是撰写各类历史材料和传记的可靠素材。当今已经进入信息时代，社会各行各业都将面临现代科学技术发展、社会管理职能扩大而带来的信息资源膨胀的挑战，其根本出路在于信息化的管理应用。人事档案工作要达到这个目标，必须在管理环节上智能化、管理手段信息化、管理人员专业化，同时确保档案资源的原始性、可靠性、安全性。在实际应用中充分利用现代先进的信息技术提高工作质效，提升档案保管质量，改革现有人事档案工作模式。
二、人事档案工作和信息化技术耦合衔接
（一）档案收集工作
档案收集是档案工作其他环节的重要基础，档案收集的齐全与否，直接影响档案工作其他环节，尤其影响到社会各方面对档案的有效利用。档案收集需贯彻集中统一、分级管理原则，各级档案部门需按照职能权限保管本单位所属人员档案。如何精准、详实掌握所需保管的人员档案数量和分布，就需要依据数据库和人力资源信息系统开发的应用工具按单位编制提供人员名单及所在位置。人力部门依据Oracle数据库、Access数据库等操作平台开发研制适用于本单位需求的人力信息管理系统和档案管理分系统，依据单位编制和岗位类别建立人力信息管理系统下的编制树，通过标准的、模块化的数据汇总采集，录入所有人员的基本信息，形成编制树下单位人员信息大数据，同步应用到档案管理分系统，这样档案工作人员依据档案管理分系统即可实时掌握所需保管的人员档案数量和档案分布。
（二）档案整理工作
随着时间推移和工作延续，档案的数量和成分在与日俱增。把这些数量浩大的档案，及时地、完整地收集起来，进行科学地、系统地整理，这是档案管理工作重要组成部分。档案的系统整理，是从整体上研究由分散到集中，由凌乱到系统的组织管理问题，以全宗、分类、组卷、排列、编号、和制作案卷目录等主要内容，档案整理需遵循科学逻辑，注重实际应用。
依据人员信息管理综合系统及档案管理分系统，借鉴图书馆图书查询定位系统经验，结合编制数的岗位具体数量，区分单位、类别、级别进行系统性分类、编目，开发研制人事档案查询定位功能，对每一卷档案定制二维码或者磁条卡片，扫描生成唯一可识别信息，录入档案管理分系统，同时将档案存储柜安装配备可读取二维码或者磁条卡片的集成模块，通过局域网连接实现计算机操作，档案管理分系统依据唯一可识别信息自动选柜选层，便可实现档案的信息化管理和精准化查询定位，为下一步查询利用打下坚实基础。
（三）档案鉴定工作
档案鉴定档案的主要目的在于正确地确定需要保存的档案，保护有价值的历史资料，认定经涂改、撤换等人为原因造成的档案信息失真，剔除销毁虚假材料、维护档案的权威性和公正性。
利用数据库和档案管理分系统研制档案材料认定比对板块，通过收集各类人员不同身份、不同历史时期形成的档案材料，重点梳理汇总各类档案材料印章，以及各类材料的历史原版，形成基础印章分系统和档案材料版本分系统。针对因组织原因或者个人原因造成的材料涂改、折损、撤换等对基本信息不一致的进行比对认证，提供参考价值，同时也可借助公安系统更为先进的材料识别鉴别工具，甄别出原始信息数据和原始材料是否撤换等，从而确认人员的基本数据信息，维护档案的权威性和准确性。
（四）电子档案生成工作
随着时间推移和工作延续，以及考虑纸质材料的生命周期，电子扫描档案便应运而生，结合信息化、网络化技术手段，实行电子扫描档案管理标准化，对于简化和科学管理电子扫描档案，提高工作效率均具有非常重要的作用。电子扫描档案既有档案的本质属性，又具有机读文件的外在特征，因此对它的保护一方面可以借鉴档案的保护方法，另一方面也可以遵循它的电子特征来进行保护。
利用数据库和电子档案分系统，结合相应扫描工具，匹配后可对个人卷宗、单位卷宗进行扫描备份，对生成的扫描文件建立目录，修改扫描文件名称，生成个人档案数据，完成电子档案的生成。脱机保存的电子档案信息是保存在数据库、磁盘、硬盘中，电子扫描档案具有非实体性，不稳定性和对载体、环境的依赖性等特征，如果载体在保存的时候有损伤，就有可能使电子档案的信息无法读出。因此，保护电子档案载体的物理安全，是电子档案保护的基础，为保证数据信息的安全性，防止水灾、火灾、地震等自然因素造成的破坏，需建立异地备份和本地磁盘陈列备份两种安全保护措施。
（五）档案材料利用
档案材料可提供单位和个人进行日常数据查询，也可为人力部门办理人员招募、培训、晋升、选调、退休等一系列工作提供数据信息保障，现代查询业务仍然基于纸质化办公为基础，办公质效可凭借信息化、网络化进一步提升。利用网络平台，搭建信息化办公硬件，建立网络系统，实现网络化查阅、网络化传递、网络化办公。各单位建立网络节点，可实现文件数据的自由存储和资源共享，可将档案信息数据在平台上共享，同样对于声音及图像、视频资料也可利用该平台实现大容量传输利用。按管理权限，逐层逐级建立人事档案局域网，通过与之相互联通，实行人事档案的网络化管理，通过密码和身份认证，人事部门可查阅相关人员电子扫描档案。
三、人事档案工作向网络化、数据化的发展
在高科技飞速发展的“信息时代”，计算机技术和网络技术作为效率“倍增器”的作用日趋明显，档案目前已经实现一体化管理办公，档案下一步不单单只是纸质材料构成，将会增添图片、音频、视频等更为立体的数据信息，以及在个人在工作中留下的极为重要的历史资料，面对复杂多样的档案材料，下一步必须向信息化、网络化及数字化发展。借助计算机技术等现代信息技术，直接生成数字档案信息，或通过数字化技术，将存储在传统介质上的模拟档案信息转换成数字信息，运用大数据、云计算、物联网、5G等技术手段，将档案自然记载的信息再加工、再合成，生成更具有参考价值和利用实效的资料，同时利用先进技术手段更好地保存历史资料，更加安全的管理档案，更有时效的利用档案。
参考文献：
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