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创新档案管理理念实现档案管理信息化

发表时间：2021/6/17 来源：《文化研究》2021年7月下作者：董芳

[导读] 档案是极为重要的信息资源，是重要的信息载体，也是人们了解相关事务的重要工具。随着社会的不断进步和科技的飞速发展

山东省菏泽市自然资源和规划档案馆董芳 274000

摘要：档案是极为重要的信息资源，是重要的信息载体，也是人们了解相关事务的重要工具。随着社会的不断进步和科技的飞速发展，档案管理理念也在不断的进步、变化，档案管理理念不断创新，档案管理信息化逐渐被重视，传统的档案管理系统已经无法满足社会发展和市场需求。根据实际发展需求，档案管理工作需要与时俱进，紧跟科技发展步伐，创新档案管理理念，改变现有档案管理单纯依靠手工检索的旧有模式，提高档案管理的信息化水平，更好地服务于社会和经济发展。
关键词：档案管理；创新理念；信息化
        随着社会的不断进步和科技的飞速发展，档案管理理念也在不断的进步、变化，档案管理理念不断创新，档案管理信息化逐渐被重视，传统的档案管理系统已经无法满足社会发展和市场需求。在实际工作中，档案管理工作与社会的发展水平严重脱节。鉴于这样的环境下，档案工作者必须认清形势变化，转变观念，开拓创新，勇于实践，更好地为国家的利益服务，为全社会服务。
        一、实现档案管理信息化的优点
        1、提高办公效率，确保准确率。传统的档案管理工作主要依靠人工手动完成记录，要求资料收集完整齐全，用笔规范及字迹方面也有严格的要求；同时，在分类和统计方面档案管理人员要做到准确无误。但由于人工操作的主观性及客观原因，漏写或漏抄是无法完全避免的。档案管理信息化引入计算机软件，在文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等方面方便快捷，无论起草文件还是办理传递都简单易行，从而提高了档案管理的办公效率，确保了档案信息的准确率。
        2、实现资源的共享。传统档案管理因为都是依靠人工操作执行工作程序，无法实现资源共享，致使大量信息闲置，不仅造成档案资源的利用率大大降低、资金和资源的浪费，还难以快速查找文件和信息。而实现档案管理信息化后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征管理发展到内外部特征合并管理。随着信息化网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立互联，利用网络平台，将档案信息网络化、数字化、智能化，极大地提高了档案利用工作的质量和效率，从而实现档案资源的共享与利用。
        3、提高信息传递的速度和安全性。在日常工作生活中，常会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况，传统的文件传递是靠邮政系统，由于传送时间受到距离长短的限制，加之文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，这就给档案人员归档和其他人员检索造成了很多不便。而实行档案管理信息化，则能够使文件在传输的过程中更加安全、快速。
        4、保存具有稳定性。传统的档案管理载体多为纸张，纸张的耐久性有一定期限的，在档案工作过程中稍不注意就可能造成无法挽回的损失。而电子文件载体材料的最大优点就是保存时间长，可以避免上述情况的发生。并且电子档案载体具有存取和读取方便快捷且易于传递的特点，储存时间长，受外部环境影响小不易损坏，具有很强的稳定性。

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        二、现阶段电子档案管理存在的问题
　　    1、管理体制不健全。现阶段大部分企业或者单位都融入了信息技术，档案管理也在逐渐向全面的信息化过度，但是由于档案管理缺乏科学、合理的管理体制，就会使得企业、单位的基本档案的处理工作陷入一种半瘫痪状态，在制度上有一定的不协调性，在一定程度上加深了档案管理的混乱。
　　     2、缺乏专业管理人员。现阶段电子档案管理还没有完全达到信息化和人工智能化管理，仍需要专业人员进行管理。电子档案在进行专业管理的过程中，很多人员不是专业档案管理人员，而且现阶段大部分档案管理工作是老员工兼职管理档案，而老员工存在学习能力差、新技术接受性低的问题，严重阻碍了档案管理工作的效率与创新；兼职管理人员相对专业管理人员而言缺乏相关的职业技能和档案管理工作经历，以及对档案管理的专业性，使档案管理进入一种不规范性的管理状态。
　      3、缺乏对电子档案管理的投入。现在很多的档案管理系统很容易忽略电子档案管理理念、方式更新，完全忽视了对档案管理的重视，使得电子档案管理的软件设备水平十分落后，与硬件设备不相匹配，无法适应信息时代档案管理工作的新趋势。
　　    4、缺失电子档案安全机制。电子档案管理缺乏完善的档案管理监管机制，使档案管理使用过程出现很大的随意性。特别是当今信息化的高速发展，大部分机构、单位基本都是采用电子化档案管理模式，黑客或者病毒入侵医院系统，也会导致电子档案信息的损坏或丢失，管理人员安全意识的缺乏，使得档案管理工作面临巨大的挑战。
        三、推进档案管理信息化的策略
　　    1、建立规范体系。档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。
　　    2、完善安全措施。档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。要提高档案人员的警惕性，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，铲除黑客对信息系统的威胁。
　    　3、健全管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：一是规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。二是简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
参考文献：
[1]汝玉平.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].办公室业务，2017（20）：90.
[2]王焱.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2013（1）：15.
[3]周丽霞.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].黑龙江交通科技，2010，（01）.