中煤第一建设有限公司 河北省邯郸市 056001
摘要：作为企业发展的重要组成部分，文秘工作在日常工作中也十分繁忙。所以文秘必须具备出色的业务能力和沟通技巧，才能有效地提高工作效率，并使办公室日程安排更加高效。文秘的工作水平决定了内部和外部交流的过程，文秘的工作效率直接影响着整个办公室的工作质量。提高办公质量，首先要搞好文秘的管理和培训，提高其工作水平，其次要提高其整体工作效率。办公文秘工作是企业内部和外部运转顺畅的重要组成部分，在企业发展中处于核心地位。文秘是老板与员工之间的桥梁，直接关系到企业的整体工作质量，也是企业重大活动不可缺少的职责与地位。所以，办公室文秘的素质和水平必须提高。文章探讨了文秘工作的现状和进一步提高的对策。
关键词：办公室文秘；高效工作；企业
引言
随着经济和社会的快速发展，办公室文秘工作的质量和水平也在不断提高，有力地促进了企业形象和影响力的提升。负责协助和协调企业各部门的工作，协助企业政策制定者搜集资料、整理文件、传递信息。多时细致烦琐，要求极大的细心和耐心。大部分办公室文秘不能在日常工作时间内完成工作，而且经常需要加班，所以提高办公室文秘的工作效率和水平就显得尤为重要。本文就如何提高文秘工作的质量和水平谈了几点体会。
1概述
1.1办公室文秘工作水平和质量的必要性
不管是什么类型的企业，办公室都是发挥行政职能的主要场所，需要完成的行政工作众多。首先，要认真完成上级下达的任务，其次，要结合下属的具体情况，提出具体要求。同时要把握好国内外形势。企业内协调各部门，企业外协调经济交流沟通。因此，企业内部管理离不开文秘的专业素养和工作能力。面对文秘工作的现状，企业必须采取措施，提高文秘工作的效率和质量。
1.2办公室文秘的重要性
办公室文秘要做好准备工作，充分发挥其实际作用，就必须认识到这项工作的重要性。着重体现在：（1）注重办公效率，能及时完成上级下达的工作任务，高效完成相关工作任务，为内部管理效能的提升提供专业保障。（2）在办公室文秘的作用下，可为企业发展提供额外的专业支助，全面提高内部稳定性，并确保制定工作计划和有效执行生产。
1.3关于办公室文秘的原则
为了保证办公室文秘的有效运作，我们需要理解相关的原则。严格执行上级指示，保持上下级之间良好的沟通与协调，促进企业的可持续发展；在实际工作中，办公室文秘应根据上级领导的安排和工作性质，不断提高自己的业务素质，逐步树立良好的职业形象，增强责任感，高效率、高质量地完成各项工作。严格遵守规章制度，保持足够的耐心，适当处理办公室文秘工作中的细节问题，并保持高水准，以避免影响工作的执行效果。
2目前企业中办公室文秘工作情况
目前企业有文秘相关工作，确保与外界沟通。文秘人员不足，会造成责任串连，权责不清，不利于企业正常发展。文秘工作很重要。
但也有一些企业，特别是小企业，为了减轻员工的工资负担，他们的文秘大多经验丰富，技术娴熟，非专业，无法处理日常事务。但是，他们处理某些更为正式和重要的活动的能力并不令人满意。文秘专业技能和水平亟待提高和培养。
一些企业认为文秘工作是可以逐步完成的，没有专门人员。这是企业管理者在日常工作中需要其他员工共同处理的一些办公事务，使最终的办公进度缓慢，效率低下，造成制度不规范，影响了企业的工作气氛。另外，有的企业文秘工作管理制度不健全，文秘工作缺乏严格的监督，造成文秘人员松散、不主动、不先进，使文秘工作失去价值，影响了整体工作效率。但是文秘人员的数量不合理，造成了人力资源的浪费和短缺。
为保证企业正常有序的运转，文秘人员的存在和素质的提高是必不可少的。为确保企业的正常运转和各部门之间的良好沟通，企业领导应重视文秘人员的专业培训，提高他们的工作水平。
3提高办公室文秘工作质量和水平的策略
3.1建立健全办事处规章制度
这个文秘的职责是帮助领导团队更好地管理企业。所以文秘工作要严格遵守企业的规章制度，坚决杜绝看似无关紧要的迟到早退错误。举例来说，领导要早开会，文秘要提前准备好第二天开会所需要的材料。这时如果文秘因个人原因提前离职，就无法及时准备领导所需的信息，影响到第二天的会议，甚至可能会影响数百万元的经济利益。作为一家企业的文秘，必须懂得自己所肩负的责任，不能疏忽，也不能懈怠；从企业发展的大局出发，在工作中要打起十二万分的精神，从早到晚都要注意保密制度。对于已知悉的企业机密和重要文件，我们不能因为疏忽或为了自身利益而忽视，更不能为了自己的利益损害整个企业和企业的利益。做文秘，不仅要具备较高的专业素质，还要有大局意识，认真做好本职工作，把工作中的每一件大事、每一件小事做好。
首先，要建立健全办公室文秘工作的规章制度、职责要求、工作流程和标准；招聘和任用办公室文秘人员，要经过严格的入职面试、选拔、评估和培训。为此，相关领导及相关责任人应各司其职，严格按照规章制度聘用文秘，确保聘用文秘具备专业胜任能力和专业素质，保证后期工作的有效开展。同时，在日常工作中实行严格的考核制度，随时对员工的工作表现和业绩进行考核，并建立相应的激励机制。改进文秘人员的工作态度，对表现差的员工进行合理的惩罚和警告，并采取现金、旅行和晋升等奖励措施，确保制度的有效性，并确保文秘工作质量。
此外，由于文秘人员与企业的日常联系广泛，他们应该有一种自觉维护企业资源，要求严格纪律和保密的意识。重要信息不得非法出售、泄露，以企业为中心，与企业发展相结合，不做有损企业正常发展的事情。
3.2文秘人员定期的职位培训
为了提高文秘工作水平，全面提高办公室工作质量，需要对文秘进行定期岗位培训，培训内容主要包括：文秘的业务素质、开拓能力和职业道德。确保文秘有良好的职业操守，掌握核心专业知识，运用发展技巧，提高工作效率。
培训形式多种多样，包括在线视频培训、线下辅导、理论学习和考试等。这将大大提高工作方法和效率。同时，企业要重视培训工作，将资金投入到培训工作中，确保培训实效，营造专业知识与学习的氛围，提高员工素质与能力，确保文秘人员培训工作取得最佳效果。
为了提高计算机的使用效率和制作办公室文件，文秘们经常接受计算机培训。办公操作方面，重视文员的电脑应用水平。较强的计算机应用能力，可以在一定程度上提高工作效率，突破传统的办公模式，大大提高了办公效率。因此，加强对员工计算机操作能力的培训，是培训技能的重要组成部分。
办公室文秘是个与人打交道的职业。要提高文秘工作效率，就必须加强文秘之间的协作，加强文秘与企业领导之间的沟通与协调，更好地发挥文秘与企业各部门的职能。因此要定期组织培训，进行人员的协作与沟通。不仅仅是当文秘，有时候一个人的生活也是一个与他人沟通合作的过程。合作能力从本质上讲，就是与人沟通的能力。我们锻炼的其他能力，在这个世界上，都是为了让自己生活得更好，并且努力与他人，亲人，朋友，同事，工作领袖等更好的合作和沟通。因此，从个人和组织的角度来策划、实践、促进和加强办公室文秘的发展与工作，是企业全面提升自身及办公室文秘必不可少的手段。企业开展文秘核心能力培训，帮助办公室文秘挖掘自身潜力，融入到各项工作中去，为企业成功打下基础，让文秘更主动地为企业服务。
3.3合理配置文秘人员
现代办公室工作中，有许多文秘工作疲于奔命，不是努力提高自己，而是对领导交代的工作，随便应付了事；此外，文秘工作与市场营销工作的性质不同，既没有业绩奖励，也没有提成。老员工不去想如何提高工作质量，而是把工作推给新员工，这也从一个方面增加了部分员工的劳动负担，影响了他们的工作热情，使他们产生了不用努力工作，就可以轻松工作的错觉。对此，应鼓励一部分学历高、工作能力强的青年进入办公室文秘岗位，以调动青年文秘的积极性。学习成绩优秀，能工巧匠的劳动质量和水平较高。用这些人才来传授实际工作经验，教给如何不断提高自己的工作水平，跟上企业发展的步伐，从而为全体文秘人员树立一个好榜样，帮助他们提高专业素质。这为解决文秘工作中容易疏忽的问题提供了一条有效途径。
文秘工作本身工作量大，内容复杂。如果文秘人数少了，那么所有文秘的工作量就会增加，任务就无法有效地完成，从而影响工作的整体效率。但如果文秘人数过多，工作量就会很大，造成文秘工作过于轻松，缺乏积极性和主动性，使员工相互推诿，造成工作氛围恶劣。以此为基础，合理安排机关文秘人员的数量，在保证任务有效完成的前提下，合理地分配给全体文秘人员，以保证人力资源不超编、不缺人，保证相关工作顺利开展。
3.4及时补充办公室文秘，发展团队作战能力
一般情况下，如果没有足够的人力，办公室文秘工作就会变得更加繁重，甚至影响他们按时完成任务。要有效地解决文秘工作中因长期人手不足而导致工作时间延长、工作强度过大等影响文秘工作积极性和创造性的问题。所以，在人手不足的情况下，应及时补充办公室文秘的人数，以增强文秘对工作的认识。为了让某个文秘的工作暂时能完成，其他文秘一旦接到任务，就能保质保量按时完成，最大限度地发挥团队的作用。所以一支优秀的文秘队伍的形成，以及文秘队伍的良性竞争，对企业的稳定和发展，对文秘自身的进步和发展，都有着至关重要的作用。
3.5充分的计划是提高效率的关键
文秘工作不仅仅是写文章，它还涉及到文章。不仅表现在写作能力和文学表达上，更重要的是表达出自己独特的正确观点和观点。作为一名文秘，面对如此繁琐的工作，我们必须在保证工作质量的前提下，提高工作效率。要提高工作效率，保证工作质量，关键是要把各项工作有计划地完成。有规划的工作，要有经验，提前知道企业机关的工作内容，工作前想好明天要做什么。可能有些报告，领导也会参加一些会议。而且对于每天遇到的新内容新任务，要适应形势，积极应对，做什么事都要快，需要做什么事都记得清楚，各种时间节点都要记住。提高工作效率只是提高工作效率的一个简单途径。此外，还应提高效率。还要注意工作质量。
3.6注意及时进行科学评估
为了回应该厅文秘的工作细节，并为改进其工作质量和水平提供更多的支助，需要考虑对实施效果进行科学评估，并及时进行相应的评估工作。具体表现在：（1）落实考评工作中切实有效的措施，及时消除影响办公室文秘工作效率和质量的因素，使其保持在较高的水平上，为企业的稳定发展和内部管理的改进提供更多的保障；（2）注重有效利用考评成果，具有较大参考价值，正确看待办公室文秘在工作中的作用，在工作质量、可靠性、工作水平等方面给予必要的支持，以适应时代发展的需要。
3.7重视信息技术的高效利用
实际上，该办公室秘书应充分考虑到形势的变化和信息时代的发展要求，并充分考虑到提高工作质量和水平的需要，提供有效的技术支持。该阶段应：（1）重视引进信息技术，有效利用办公室秘书工作，确保丰富的信息资源得到合理整合和利用，全面提升秘书工作信息化水平，促进秘书工作的发展，为提高秘书工作质量提供技术支持；（2）充分利用信息技术，有利于优化秘书工作方法，增强秘书工作的技术优势，避免影响秘书工作效率，更好地体现信息技术的使用价值，丰富改进相关工作方案所需的技术手段。
3.8其他方面的有效措施
对办公室文秘工作进行研究，在提高其工作质量和水平的过程中，应更加注意以下几个方面：（1）加强对文秘专业素质的分析，积极开展思想政治教育活动，提高其整体素质，保证办公室文秘工作计划的良好实施，避免出现质量问题；（2）严格控制办公室文秘的工作流程，处理细节问题，积累工作经验，合理运用，不断提高其工作质量，提高办公室文秘工作的实际效果；（3）注重营造良好的文化氛围，提高办公室文秘的责任心，要求办公室文秘严格保密，规范自己的工作行为，借助专业知识，认真完成上级交给的办公室文秘工作任务。同时，文秘工作也需要开阔视野，不断加强个人实践能力的培养和锻炼，为提高办公室文秘素质和水平提供必要的支持。
结束语
总的来说，文秘工作是办公室工作内容的重要组成部分，它工作的水平不但决定着办公室的工作部署同时还发挥着代表着部门形象的作用，因此加强文秘工作质量和水平是必须要落实的任务，办公室有关人员需要自觉增强个人职能的责任感和紧迫感，不断学习和完善自己工作，以企业为中心点，实现全局化的服务，将所学的专业知识和技能有效地应用到实际工作当中去，在实践中提高工作的效率和水平，发挥最大的价值作用。
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