柳州铁道职业技术学院 广西柳州市 545616
摘要：随着社会的发展，我国的企业建设的发展也有了提高。当今社会，市场竞争愈加激烈，人才的竞争逐渐成为企业之间竞争的关键环节。企业想要脱颖而出，必须提升人力资源管理能力，掌控人才主动权。人事档案管理工作在人力资源管理中至关重要，它起着重要的资源整合与调配作用，只有合理配备高质量人才，不断完善管理机制，才能让企业发展壮大。可以说，企业人事档案管理水平直接影响了其市场竞争力。
关键词：企业；加强人事档案管理；重要性
引言
人事档案是个人成长的全部过程的真实记录，是一个人思想品德、个人阅历、业务才干、工作实绩等各方面的综合体现，是单位或部门建立高能力高素质人才队伍的牢靠依据。在新时代背景下，转变人事档案管理模式，充分利用计算机技术和数字化网络工具实行人事档案数字信息化管理，能够极大地节省人力物力资源，保障人事档案资料的安全性，对人事档案管理工作达到事半功倍的效果，有利于人事档案管理走向规范化、数字化。
1企业员工人事档案管理背景
根据《干部人事档案管理条例》《企业职工档案管理工作规定》《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》等文件中对人事档案管理权限及范围的划分，企业管理的员工人事档案主要包含干部人事档案和企业职工档案（以下简称“人事档案”）。首次参加工作被企业录用的人员，其人事档案是以企业人力资源管理部门为主，以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础建立正本，是反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。人事档案与员工入职、晋升、工资调整和退休审查等内容相关，是教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴人才的重要基础，也是维护员工合法权益的重要依据。
2企业人事档案管理工作现状
企业传统的人事档案管理的归档、统计、保存及交接等工作往往要消耗档案管理工作人员大量时间和精力。尤其是很多企业涉及的员工数目庞大且层次复杂，各种档案资料也相应庞杂，仅靠人力进行人事档案管理，不但无法满足当前所需工作效率，还经常出现档案遗失或损坏情况。随着网络与计算机的迅速普及，信息科技水平不断提升，信息传递速度越来越快，范围越来越广，这为企业人事档案管理工作带来新的机遇。企业要想保持在行业中的竞争能力和持续发展，就需要突破自我，变革传统的人事档案管理工作，将管理技术与信息科技紧密相连，实现人事档案信息化、智能化管理。比如对于随时可能产生的人事变动，企业可通过网络追踪进行相关数据统计，再把这些数据在计算机或云端上标记和存储，日后若需要调用有关人员的档案资料，直接从计算机或云端上获取其档案的数字信息即可。人力部门还可将其保存的大量历史资料的实物档案进行数字化处理，既有利于保护实物档案，又便于检索利用。当然，时代的发展给人事档案管理工作带来机遇的同时也带来挑战。现阶段有些企业人事档案管理模式并未积极做出转变，特别是查阅档案与信息检索，目前仍是人工处理方式，与无纸化阅档还有很大差距，企业人事档案的管理工作还存在着很多问题需要解决。
3优化措施分析管理技术提升
3.1硬件配置
一是做好库房规划。库房选址应充分考虑楼面承重、通风、光照等因素，选择相对独立的空间。装具应避免选择木质等能不宜长期使用的材质，优选铁质等稳定耐用装具。二是落实八防措施。一防火，库房应设置不少于2个出口，安装甲级防火门，开启与疏散方向一致，配置火灾自动报警系统，选用惰性气体、细水雾灭火等装置，避免在起火灭火过程中对档案造成二次伤害。二防盗，安装门禁、视频监控系统，数据应备份保留1年及以上。
三防水，屋顶、墙面及地面应做防水处理，为方便积水排出，室内外地面应留有高度差，不低于15mm。四防潮，室内设置温湿度监控，配备空调、除湿机等设备，保持设备持续运转，湿度控制范围为45%~60%，温度控制范围为14℃~24℃。五防虫，管道门缝间隙采用不燃材料填塞密实，配置消毒设备。初次入库档案应做好检查，对出现虫蛀霉变的应做好消毒杀虫处理后更换外包装再入库。定期投放防虫药物、开展虫害防治工作。六防光，档案装具与带窗墙面垂直，配备遮光窗帘，人工照明选用紫外线含量低的光源。七防尘，选用环保材料，定期开展除尘作业。八防有害气体，对周边环境进行考察，做好密闭和通风措施。
3.2软件配置
大中型或人事档案较多的企业，纸质表单和电子表格等单一管理工具会导致工作记录等重要信息在保存、管理和移交中存在漏洞，最终发展成前述案例中管理记录缺失致使企业经济受损的局面。可通过购买或开发档案管理系统来改善，可设计以下五个与管理制度和流程相匹配的子系统。一是个人信息子系统。记录员工个人基本信息，如姓名、身份证号码、入职和离职时间等。二是出入库管理子系统。记录出入信息，如转入时间、方式、档案号、事由、出库和归还时间、调出时间、档案状态、申请人、批准人等。三是材料补充子系统。记录材料信息，如名称、形成时间、页数、申请人、申请时间、批准人和时间。四是数字档案子系统。记录档案内信息、档案目录和数字化图像等。五是数据控制子系统。管理权限分配、操作权限分配、操作日志记录和数据统计等。
3.3强化人事档案管理制度的社会化
我国人事档案管理制度发展的起步相对较晚，这也是导致人事档案管理制度缺乏全面性和科学性的重要因素之一，所以仍需人们不断通过实践去摸索和总结出一条有效的管理途径。就我国目前企业的人事档案管理工作来看，很多企业人事档案管理制度当中的一些内容都过于狭隘，只适用于企业内部。这样的情况导致企业的人力资源共享和流通等方面受到了制约。所以针对这一问题，则需要保证人事档案制度的创新应该充分体现社会化的内容。企业需要根据社会的经济发展趋势以及人力资源的需求情况对人事档案管理制度做出相应的调整和创新，将社会管理中的一些内容和细则添加到人事档案管理当中，从而保证企业的人事档案管理制度能够符合当今社会对人力资源的需求，有利于实现人力资源的共享和高效利用。
3.4消除人事档案管理的身份限制
现如今，我国企业人事档案管理条件具有一定身份的限制，如针对高学历的人员、政府机关部门的人员等才能够拥有建立人事档案的资格，然而针对农民工这一类人却不具备建立人事档案的资格，这样对维护人员的社会利益来说是极度不公平的，前者在社会上享有的福利待遇等比较丰厚，但是后者几乎不能享用社会所提供的福利待遇，这样的情况体现了社会对人员的不平等对待。所以针对这种情况，企业需要消除人事档案管理当中的身份限制，每个人都拥有建立人事档案的资格，必须让人员的利益能够得到良好的保障。
结语
实现人事档案数字信息化管理是新形势下的新要求，顺应新时期信息化技术发展状况，采用数字信息化管理手段，能够极大地提高人事档案管理的便捷性，降低人事档案管理的人力财力成本，有利于人才资源潜力的开发，为干部提拔任用提供可靠依据，有效提高人事档案的管理利用效率。档案数字化建设是顺应时代潮流、紧跟时代发展的新举措新要求。它将进一步推动我国档案管理事业的发展，加快社会进步的步伐。
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