广州市殡葬服务中心 广东省广州市 510000
摘要：近年来，随着档案工作规范化的推进和社会信息化整体进程的加快，档案数字化建设成为了各单位档案信息化建设的重要目标。但在实际工作中，不少单位对档案数字化建设的目标、内容和要求等不是很了解，在档案数字化建设实践过程中也遇到了不少问题。本文结合殡葬事业单位档案数字化建设实践，对档案数字化建设的重要性，如何实施档案数字化建设谈谈自己一些粗浅的认识。
关键词：殡葬；档案；数字化建设
1、档案数字化建设的重要性
1.1档案数字化建设有利于确保档案的安全保管
其一，数字化档案代替传统档案使用，能够有效的保护档案原件；其二，数字化档案副本异地保存，在出现天灾人祸的情况下能够避免殡葬档案遭到毁灭性破坏；其三，数字化档案可以避免档案随着时间的推移出现信息褪变和污损残缺等现象的发生。
1.2档案数字化建设有利于促进档案利用服务能力
其一，数字化档案直观性，服务质量优质，更能体现档案的价值。其二，数字化档案不受“孤本”的限制，可以同时供多人利用；其三，数字化档案不受“时间”和“空间”的限制，能够及时、迅速的实现档案异地利用。其四，不同载体的档案数字化后，技术规范统一，能够促进档案人员对档案信息的开发利用能力。
1.3档案数字化建设有利于提高档案工作效率和现代化水平
其一，数字、多媒体等技术的应用，有效推进了档案管理规范化和现代化进程。其二，档案数字化数据库的建立，更好地实现了信息资源的共建共享。其三，数字化档案占用资源少，大大改善档案库藏存储空间。
2、对殡葬事业单位档案数字化建设的认识
殡葬事业单位档案的特点有：其一，类别众多。不仅包括机关综合档案，即文书、基建、设备、会计、人员、声像、实物等档案和殡葬业务档案；还包括殡葬业务档案，即殡仪信息、骨灰寄存、公墓信息等档案。其二，数量庞大。以广州市殡仪馆为例，从上世纪50年代至今，殡仪信息档案就高达100多万份之多，群众需要查询时，传统的档案工作模式给档案工作者带来了极大的困难。其三，信息安全要求较高。由于殡葬市场的开放，竞争不断加剧，档案的安全性不但影响殡葬事业单位的社会影响，而且直接影响了殡葬事业单位的经济效益。其四，服务对象广泛。殡葬事业单位档案不仅面向单位内部，同时面向广大人民群众。
殡葬事业单位档案数字化建设的目标是建立档案数字化目录数据库和档案全文数据库，综合运用信息和网络技术，按照文档一体化的理念，整合办公自动化系统、业务管理系统与档案管理系统的无缝链接，对传统档案管理体制、流程等进行变革和优化后的一种全新档案管理模式。基本框架见下图。
3、殡葬事业单位档案数字化建设的内容
3.1构建档案数字化管理体制和相应规范的建设
首先应加强对档案数字化建设的组织领导，成立档案信息化建设领导小组和管理机构，制定总体发展规划和实施方案，统筹规划、整体设计，为档案数字化建设奠定一个基本的发展纲领。其次，要配备与档案数字化建设任务相适应的档案管理人员和信息技术人才。第三，参照国家有关政策和技术标准规范，建立健全相关管理制度、业务和技术规范，如电子文件归档和管理实施制度、档案数字化管理流程和技术规范、数字档案网上查阅利用制度、档案数据管理和安全备份制度、档案信息化设备设施管理和维护制度等。
3.2加强档案数字化的软硬件平台建设
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（1）配备必要的计算机和网络硬件设施。根据单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、摄录像设备、路由器等网络连接设备等等。（2）构建档案信息化的软件平台。在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理工具，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开档案管理软件平台的支持。档案信息化软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由殡葬事业单位直接研发。目前数字档案软件系统的研发和使用一般有两种模式：一种是由当地档案行政管理部门在数字档案馆的平台上延伸设计和统一研发，关键的软硬件设施投入和管理维护工作都由当地档案部门一并考虑，殡葬事业单位只需配备必要的计算机网络、终端设备和数字档案采集、加工等设施即可，殡葬事业单位无需购置或单独开发。另一种是由殡葬事业单位根据自身需求购置或独立开发设计数字档案软件平台，采取这种模式的一般是信息化基础较好、已实现办公自动化的单位，数字化档案软件平台往往是办公自动化系统的其中组成部分。
我们认为，殡葬事业单位比较适合采取第二种模式，即通过定制和完善现有档案管理软件、OA办公自动化系统、业务管理系统作为档案数字化建设的软件平台，先易后难，分步实施，比如第一步，实现档案管理软件和OA办公自动化系统的无缝衔接，建立档案数字化目录数据库和全文数据库，实现目录和全文资源共享，在确保档案信息安全的前提下，通过OA系统软件平台实现数字化档案利用服务。第二步，实现档案管理软件系统与殡仪信息管理系统、骨灰寄存管理系统以及墓园业务管理系统的无缝链接，建立殡葬事业单位档案信息资源库，实现信息资源的共建共享。
3.3加强档案数字化数据库的建设
包括档案目录数字化数据库、档案信息专题数据库、传统档案数字化数据库、电子文件的积累和归档等内容。我们认为，数字化档案数据库的建设全部靠档案部门来完成是不现实的，一方面要加强自身的数字技术能力的建设，另一方面可以采取有选择性的外包和密切部门内部的合作协调来共同完成。
（1）档案目录数据库建设。即按照规范的机读目录格式，对档案室库藏档案目录进行数据库著录。档案目录数据库是对企事业单位各类数字档案资源进行集成管理的重要工具，是库藏档案资料特别是传统载体档案的重要检索工具。（2）档案信息专题数据库建设。它是指根据实际工作需要，不拘泥于库藏档案范围，围绕某一主题并借助于计算机网络等渠道广泛开展档案、资料和各类信息的采集、分析、整理、加工，形成主题相对突出，具有较高参考价值的专题信息数据库。（3）传统载体档案的数字化。即通过数字化扫描、转换等手段，对传统纸质、录音、录像等档案进行数字化处理，形成档案全文数据库和多媒体数据库。为保障档案信息安全，档案数字化需要一定的规程和要求开展，目前我国已一系列标准和技术规范，如《纸质档案数字化技术规范》等，应尽量参照这些标准执行。同时，要根据单位特点，突出档案数字化的利用目的而非原件保护目的，采纳合适的技术指标，以避免不必要的浪费。（4）电子文件的积累和归档。即对单位在办公和业务活动中直接形成的，具有保存和利用价值的电子文件进行采集和归档。需要注意的是，电子文件的归档范围不仅仅包括办公自动化等规范渠道形成的电子文件，还包括各类业务系统形成的电子数据库等。
4、档案数字化建设需要注意的事项
（1）要首先考虑采用国家标准为原则。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此在档案数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。（2）要注意建设高质量的档案信息数据库。现在我们档案数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。一个高质量的的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一，数据的准确性；第二，数据项目和内容的完整性；第三，数据的规范性；第四，数据的稳定性。（3）要注重培养档案数字化人才。首先，充分发挥现有人才的积极性，建立激励机制，鼓励档案工作者在档案管理实践中培养能力、获取经验、积极创新。其次，培训自己的人才。要实现档案数字化，最直接的方式就是对自身的人才资源进行相关的专业培训，加大培训力度。第三，根据实际情况的需要，通过外聘的形式，引进外部数字化专业人才。第四，提升利用者自觉利用档案信息资源的意识，并且逐步提高利用信息技术查询和利用档案信息的能力。（4）要确保档案信息的安全。安全是档案数字化建设不可忽视的重要方面。一方面，制定严密的安全管理制度，确保数字化档案的网络传输安全；另一方面，要做好档案数字化数据库的备份工作。
结语
总而言之，加快档案数字化建设，有利于推进档案工作信息化的整体进程，形成数字档案资源共建共享的良好格局，发挥档案信息化的社会整体效益，提升殡葬事业单位档案工作的整体水平。但是档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，工作中我们力求分步实施，突出重点，逐步推进，讲求实效，持续发展。