档案利用和档案价值的思考--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

档案利用和档案价值的思考

发表时间：2021/6/22 来源：《基层建设》2021年第6期作者：谢宝亮

[导读] 摘要：档案在生活中我们经常会见到，比如学生的学籍档案、企业中的项目档案或者是公文的档案。

        中煤能源新疆煤电化有限公司新疆昌吉 831700
        摘要：档案在生活中我们经常会见到，比如学生的学籍档案、企业中的项目档案或者是公文的档案。虽然档案是不可或缺的，但是平时档案很少被翻阅和使用，除非是遇到特殊情况。档案工作者认为档案本身是承载着很大的责任的，比如记载历史的责任、传递信息的责任等等，它本质上是一种重要的信息资源，在学者的研究中拥有很大的价值意义。而1987年通过的《档案法》也为社会对档案的收集、管理、利用、保护提供了法律基础。随着《档案法》的修订，还有社会不断的贯彻和执行，各地区档案馆的馆藏不断被开放，似乎档案已经不是秘密了，是大家都可以参阅的资料之一，这一举动引导着社会公民的档案意识逐渐增强。
        关键词：档案利用；档案价值；措施
        引言
        新修订的《中华人民共和国档案法》详细论述了档案的利用，提出加强档案利用管理做好档案利用服务的规范和准则。认真学习、深刻领会其精神实质，进一步做好档案利用服务工作，是档案工作者当前和今后一个时期内一项十分重要而紧迫的任务。
        1档案利用策略
        1.1改变管理方法，线上与线下并行
        以书面材料为主要载体的档案记录了有关单位的发展历程，但在大数据背景下，实体档案己经无法满足相关单位对于档案的调用需求，积极调整档案形式，提升档案的使用价值，这才是保障档案管理工作顺利发展的重要前提。在大数据背景下，档案信息的交流、置换与调整变得愈发频繁，实体档案占地空间较大，调用难度较高，对于人员变动、单位建设、日常事务管理等活动，相关人员无法利用实体档案对其进行记录。要实现大数据理论与档案管理工作的高效对接，相关单位应做好线上技术的开发工作，以现代化的档案管理手段推动档案管理工作发展。在档案建设环节，以线下档案为第一手资料，依靠线下档案中所记录的相关内容整理并制作线上档案，为后续的档案调用、开发等活动做好准备。线下档案的分类形式较为复杂，所涉及到的管理内容比较繁琐，在建设线上档案储备库的过程中，有关单位应指派信息技术管理人员对档案储备库进行管理，做好档案的加密、保存及调整工作，根据单位内部的具体事宜设定不同的权限密码，并做好安全防护，以此保障档案的安全性。在大数据背景下，档案的记录与调整变得更为轻松，但相关单位仍应做好实体档案的管理工作，以实体档案为第一参考，定期对线上档案进行补充、整理，避免因档案疏漏而引发的管理问题。在大数据背景下，有关单位在发起档案管理工作的过程中，应尝试将现代技术与档案管理要求结合起来，从而为档案管理活动带来新的灵感。
        1.2规范利用程序，提高利用效率
        规范借阅流程，创新工作方法，提升利用服务水平，高效、快速满足档案的利用需求。全面提高档案利用的规范性，更好地发挥档案的作用。档案馆依据《中华人民共和国档案法》，抓好档案利用开放与控制使用档案范围的规章修订，进一步规范档案借阅管理制度。根据档案自身特点，合理划分利用审批等级，建立档案利用者权利与义务告知程序。同时，注重保护企业核心档案安全，明确档案利用过程中的注意事项，严格把关涉及企业核心利益相关档案的借阅管理。提高审批等级，规范审批流程，做到保证档案安全与提高利用效率两不误。加强与企业保密管理部门的联系，建立协商机制。在严格遵守国家、企业保密管理相关规定的前提下，确定一个具有可操作性，并符合企业实际情况的解密机制，平衡好保密与开放之间的关系。针对改革较多，职能转变频繁，很难找到档案产生者的情况，根据具体情况，由保密部门联合涉密档案内容相关的单位（部门）组成综合鉴定小组，档案管理部门定期梳理即将届满涉密的档案，提交综合鉴定小组。经多方研究决定是否变更密级、延长保密期限或解密，从根本上消除涉密档案解密对档案利用的制约，全面提升档案利用效率。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        1.3提高主体的档案利用满意度
        影响档案利用满意度的因素主要包括馆藏资源、档案工作人员素质、档案基础设施和利用服务制度。首先，“互联网+”时代的档案信息加工由主要依靠人工逐渐向依靠信息技术转变，数字化、数据化等新型加工方式具有处理速度快、存储空间大、便于信息挖掘等特点，有利于档案机构馆藏资源的丰富，为档案价值主体提供更多可利用的档案信息资源，提高主体的满意度。其次，档案工作人员是与档案价值主体直接接触的利用服务提供者，档案工作人员素质的高低会深刻影响主体的档案利用体验。“互联网+”时代“以人为本”的观念深入人心，档案机构越来越注重培养和加强档案工作人员的服务意识和业务能力，加快推进其从“档案管理者”向“档案服务者”的角色转变，为档案价值主体提供了良好的档案利用体验。再次，档案基础设施是档案利用服务的“硬件”条件。“互联网+”时代的档案基础设施趋于现代化、信息化、智能化，许多档案机构设置了用户自助服务设备，使主体能够根据自身意愿更加深入地进行档案利用。最后，利用服务制度主要包括利用手续、利用时间和利用方式等因素。一方面，新时期许多档案机构提出并遵循“马上就办”的原则，通过简化手续等方式及时为主体提供便捷的档案利用服务，极大地节省了主体的时间。另一方面，微博、微信公众号的开通和运营从时间和操作方式上增加了主体进行档案利用的灵活度，给主体带来了不一样的体验。
        2对档案价值的认识
        档案对于一个国家、一个民族而言，它也是一种文化遗产，特别是是具有渊源历史的那些档案更是独本，这些对国家和民族真实历史的记录，让人们清晰、详细的认识到国家走过的历程。这不仅仅是记载历史的纸张，也是承载民族之魂的意义，虽然它既没有个别主体也没有单个价值，但是民族需要它来告诉世界上的其他人，我们的国家历史悠久，纸质的档案年代最久远，这也是一种证明。历史上的那些档案是具有记载历史的意义的，那么当下社会这些档案的价值呢？其实我们的当下终有一天也会成为后人津津乐道的历史，前人为我们保存了珍贵的档案资料，我们也应该为后人保存。即便在现实生活中很多档案并不具有为今人利用的可能性，但是后人会利用到，会为我们的未来服务，这就是它保存的价值。比如环境的问题，早期世界上很少国家有重视，但是那些环境的监测数据、变化，在现在就提醒着我们遇到了危机。我们现在保存档案也一样，后人总会关注我们不会关注的问题，他们具体关注哪些问题、要什么时间利用档案，我们并不知情，但是我们能做的就是为我们绵延的子孙保存好这份档案中珍贵的财富。既然是为后人保存，那这些档案就意味着有很长一段时间是不会被利用的。档案的保存还有维护历史原貌的价值，比如抗日战争中日之间真实事件，不会因为单方的否认而改变，这些存留在档案中的文字和照片就是证据，它是历史的证明，是稳定社会的根本。
        结语
        在大数据背景下，档案利用工作的建设面临着全新的挑战，为解决档案管理矛盾，做好档案开发，有关单位应从理念、制度、人才等角度入手，建立全方位的档案管理模式，以高效、高质量为第一要求，依靠硬性制度与专业人才保障档案的开发价值，依靠周期性的档案开发活动，将档案管理活动与实际建设活动联系起来，确保档案管理的高效性。
        参考文献：
        [1]侯培培.浅议如何利用档案资源优势推进档案编研工作[J].兰台内外，2020（35）：70-72.
        [2]沈瑜露.新媒体时代的档案宣传与利用研究[J].产业创新研究，2020（20）：78-79.
        [3]崔学柳，张英辉.档案信息资源开发利用工作策略研究[J].黑龙江档案，2020（05）：32-33.