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企业档案信息化建设的问题与对策魏宇新

发表时间：2021/6/22 来源：《基层建设》2021年第6期作者：魏宇新肖琳毅

[导读] 摘要：随着信息技术的发展和进步，信息化建设已经融入到企业管理的各个方面，档案管理是按照一定的标准和有关部门的要求，对公司的资料进行收集、整理、保管、开发和利用的过程，将信息化技术应用在企业的档案管理中，能够极大地提升企业档案资料管理的效率和质量，能够帮助企业实现信息的数字化管理。

        中国船舶集团有限公司第七〇三研究所黑龙省哈尔滨市 150078
        摘要：随着信息技术的发展和进步，信息化建设已经融入到企业管理的各个方面，档案管理是按照一定的标准和有关部门的要求，对公司的资料进行收集、整理、保管、开发和利用的过程，将信息化技术应用在企业的档案管理中，能够极大地提升企业档案资料管理的效率和质量，能够帮助企业实现信息的数字化管理。
        关键词：档案管理；信息化建设；现状与对策
        引言
        所谓档案信息化，其功能是对档案进行数字化加工，进行一系列包括信息采集、处理转化、存储归档等全过程管理，让其档案具有可扩展性和实用性，实现企业资源共享，档案利用率大幅度提升。档案信息的数字化变革，改变了过去以纸质保管、实体呈现为主，转变为以数字化、网络化为核心的档案管理，这就要求国有企业顺应档案管理发展需求，转变思路，采用当代信息技术，开展档案信息化建设，从而提高档案管理工作的水平与质量。
        1现阶段档案信息化发展的现状分析
        1.1缺乏考核激励机制和约束机制
        企业的档案管理虽说具有至关重要的作用，但是对于档案管理岗位一般没有设置有效的奖惩机制，档案管理人员对于档案管理工作并没有积极性，档案管理人员不思进取的现象严重，大部分的企业仍然沿用传统的纸质档案管理模式，对于档案管理方面的资金投入较少，并没有真正实现档案管理的信息化。想要通过档案的信息化管理提升档案管理的效率，就需要挂历档案管理人员对其本职工作进行优化，通过设立有效的激励机制和约束机制帮助激发档案管理人员工作的积极性，制定科学合理的档案信息化工作方案，并争取资金投入，实现档案的信息化管理。
        1.2国有企业对档案信息化建设重大意义
        缺乏正确认识档案信息化建设重大意义是改变过去档案单一僵化的管理模式，提高劳动生产率，档案管理可以变得省时省力、检索查询便捷即时；实现了无纸化办公，打破档案流转带来的繁琐；档案进出库可查可控，保证档案的安全；档案信息生成电子文件，档案管理走向开放。同时也改变了过去档案管理的职能，档案管理部门朝着信息采集、管理、服务职能转变，工作重心落在为国有企业发展提供高效优质的服务上。但是，现阶段，许多国有企业的领导和档案管理部门的工作人员没有认识档案信息化的重大意义，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑虑，难以积极领导或参与进来，甚至于极力排斥；另一部分人漠视信息化建设对档案管理工作巨大推动作用，对档案信息化抱着可有可无的态度，不能积极创新，档案信息化建设被搁置，进展缓慢。
        1.3档案管理专业人员缺失
        档案信息化管理是一项综合性较强的工作，除了要运用到档案学的相关知识以外，还需要一些管理学、计算机等专业知识。但是经过统计发现，现阶段的档案管理人员的专业素养较差，且档案管理人员年龄偏大，对于计算机技术和应用系统使用不熟练，直接限制了企业档案信息化管理的进程。企业的档案管理是一项系统性工程，需要各部门的协作配合完成，因此就需要对于档案管理人员要求较高，尤其是基层档案管理人员，存在严重的只出不进的现象，并且档案管理系统并没有建立培训制度，优秀人才流失严重。
        1.4国有企业档案管理信息化建设资金投入不足
        国有企业信息化建设需要资金投入，信息化建设包括硬件设备、软件设备、数据库、专业人才等，这些硬件设备与软件是档案信息化建设的必备条件，都需要靠资金投入来支撑，与其他工作相比，由于国有企业档案管理工作受重视程度不够，所以，有的国有企业对档案管理所需资金投入相对较少，导致使档案管理部门设备陈旧和配套软件缺乏、更新滞后。
        1.5查询和资源共享利用率不高
        在全新的“互联网+”时代，发达的信息化技术以及网络数据共享功能大幅提升了企业档案管理的便利性。

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目前，有的国有企业没有积极开发与企业实际相符的服务器，不能完成内部或外部的资源共享。国有企业档案管理部门没有借助网络完成各项档案信息的收集、汇总、存储、利用等操作，无法提升信息数据处理的效率。有的国有企业档案管理部门各项操作还是借助纸质文件，通过发挥人力作用达到工作目的，耗时费力，无法保证信息的准确性，没有在信息化系统中快速查找相关信息，做到及时搜索、即时应用，提高档案管理的灵活性以及档案的利用价值，导致档案利用率不高。
        2国有企业档案信息化建设对策
        2.1树立信息化档案管理理念
        理念是行为的先导，在计算机信息技术快速发展，档案信息化建设如火如荼的时代发展背景下，企业管理者，以及档案工作者要在思想上牢固树立信息化管理理念，在思想上要高度重视档案信息化工作，将档案信息化纳入企业生产、经营和管理的各个方面，纳入企业各个岗位、部门的年度考核，并在人、财、物等方面加大信息化建设投入力度，打牢企业信息化建设基础，并做好企业信息化建设顶层设计，将档案信息化建设与企业长远发展规划有机结合起来，夯实企业档案信息化建设根基。
        2.2健全信息化档案资源体系
        国有企业要在存量和增量两个方面不断丰富企业信息化档案资源内容，健全企业信息化档案资源体系结构。一方面，利用第三方专业技术和设备，加快馆藏纸质档案、声像档案等数字化信息采集，做好国有企业存量档案信息化。另一方面，要切实做好增量档案信息化工作。按照档案信息化建设的规范、标准和要求，从国有企业档案资料的信息化收集、鉴定、整理、编目、归档等，严格按照信息化标准规范进行全程信息化管理。
        2.3加大档案管理专业人才的招聘和培训力度
        对档案管理人员进行专业知识以及信息化理论培训，提升档案管理人员的整体素养和专业技术水平，通过实操训练掌握档案管理系统的使用方法和原理，做好理论与实践相结合。除了公司内部建立培训机制以外，同时还需要极大力度招聘专业的档案管理人员的力度，丰富当那管理人员队伍，为档案管理工作注入新鲜血液。档案管理是一项综合性较强的工作，要注重档案管理人员的整体规划能力、组织协调能力的培养，全面提升档案管理人员素质。
        2.4提高信息检索工作效率的重要性
        档案信息化有助于快速检索和提高办公效率。随着信息技术的日新月异，电脑的数据处理能力不断提高，而保守地使用旧式的检索方法一册一册地查找档案不仅费时还费力，利用计算机进行检索，可大大提高档案信息的查准率，减轻企业人员的工作强度。同时，传统的档案管理还存在着储藏室空间狭小、储物位置紧缺等问题，更重要的是纸质资料因保存时间过长，容易受损发黄引起变质，甚至还会因搬迁等因素造成直接损坏或者遗失的不良结果。显然，这种落后管理方式已然无法适应当下的工作需求。因此，建设档案管理信息化的任务可以使专门从事档案管理的人员从繁重的手工程序中解脱出来，从而更好地进行更高级的信息化档案整理工作，提高部门和企业的工作效率。
        3结束语
        综上，随着我国经济技术的飞速发展，企业档案管理信息化是未来企业发展的必然趋势，通过网络信息技术与档案管理的结合，既能提高企业管理工作效率，又能加强企业资料的保密性，更重要的是不仅对企业自身的竞争力具有很大的助益，还对我国总体社会经济效益产生了积极的影响。
        参考文献：
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        ［2］陈果.大数据时代下国有企业档案信息化管理探究［J］.城建档案，2020（5）：37—38.
        ［3］王宁.信息化背景下企业档案管理与服务模式的革新策略分析[J].智库时代，2020（06）：41-42.
        ［4］寇家伟.基于核心竞争力理论的企业档案信息化模式研究[J].办公室业务，2019（23）：86-87.