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事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述赵桂芳

发表时间：2021/6/22 来源：《基层建设》2021年第6期作者：赵桂芳

[导读] 摘要：随着信息技术的蓬勃发展，信息技术已经在各个行业都得到了普遍的应用。

        黑龙江省伊春市汤旺县人力资源和社会保障局黑龙江伊春 153037
        摘要：随着信息技术的蓬勃发展，信息技术已经在各个行业都得到了普遍的应用。我国经济的高速发展和信息技术的进步为提高事业单位的档案管理的专业化水平打下了坚实的基础。许多事业单位对此都开展了积极妥善的运用，并取得了显著的成绩；档案管理的信息化水平有了较大的提升。但是，在档案管理信息化建设的过程中，也出现了不利的情况。为此，应当采取相应的有效策略加以应对。
        关键词：事业单位、档案管理、信息化建设、策略
        一．档案信息化管理的重要意义
        1.提升了相关部门的业务能力。档案管理对于某个组织内部人员来说是对在职人员身份信息、能力水平、奖惩情况的汇总，信息化能有效帮助各类组织人事部门的相关工作，对人员调整有着十分积极的作用。档案信息化对与相关人员的业务实操也有着至关重要的作用。政府制定政策最直接的参考依据就是历史档案，通过档案里的案例，了解社会的变迁以及各类政策的优劣，能有效的协助当下进行决策。因此，档案信息化能大大缩减政府人员查询历史档案的时间，更重要的是，能做到案例重现和不断积累，对政府的业务水平提升有着不可替代的作用。
        2.节约成本且安全。档案信息化节省了大量的空间，也节约了大量的人力和物力资源。这些资源的节省将成本大大地削弱，能够将更多的资金用于基础建设；此外，纸质档案的记载及保存都受到相关人员以及物理条件的制约，试想，若有一场大火发生，纸质档案的损失之大，而档案信息化则在一定程度上避免了这些危险事故的影响。
        二．信息时代事业单位档案管理工作面临的问题
        1.缺乏对档案管理信息化的重视。在当前的许多事业单位管理中，虽然开始重视档案管理工作，但是很少能够意识到信息化建设的意义。首先，在很多事业单位中，其档案管理者无视信息化建设的要求，并且没有针对档案资料展开合理的分类，这都在很大程度上降低了档案的使用效率；另外，在很多事业单位中，其领导并无法充分认识到信息化建设的重要意义。在很多单位中，受到技术水平的限制，很多事业单位中的档案管理工作依然是靠人工方式进行，并没有达到无纸化的需求，这些都降低了档案管理工作信息化建设的效率和水平。
        2.相关工作人员的素质有待提高。目前，我们已经进入到信息时代，信息技术的应用范围越来越广泛。其在档案管理工作中的有效应用，突破了以往档案管理的方式与方法；同时也对档案管理工作人员提出了更高的要求，仅仅掌握相关档案管理方面的专业知识，已经无法满足信息时代的档案管理工作要求，同时其还需要做到与时俱进，掌握一定的计算机操作技术。然而，从现阶段档案管理工作的实际情况来看，部分档案管理工作人员并不具备一定的计算机操作技能，并且自我提高和自我学习意识较为淡薄，其专业素质有待提高。
        3.档案信息的安全性较低。随着互联网技术的全面普及，其不仅给档案管理工作带来了新的发展机遇和便利，同时也对档案信息的安全性造成了极大的威胁，这是因为随着互联网技术不断进步，黑客和病毒也随之产生和不断扩大，档案信息很容易遭到黑客和病毒的入侵，从而造成档案信息泄露或者丢失的问题，由此可见，信息时代档案管理工作面临着档案信息安全性较低的问题。
        4.档案管理制度不够健全。健全的法规制度是一切工作落实的参考依据，只有具备了健全的管理制度，才能最大限度提高档案管理工作效率和质量。但从目前情况来看，相关企业仍然没有充分认识到档案管理工作存在的重要性作用，不具备健全的档案管理制度，进而致使档案管理工作往往在出现问题时不能及时准确找到负责人，无法顺利解决问题。

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        三．加强事业单位档案管理信息化建设的有效措施
        1.建立事业单位档案管理信息化标准
        目前我国事业单位信息化建设还处在初步发展阶段，各级事业单位都在摸索档案管理的信息化方法，还没有形成统一的发展思路，也不利于形成发展的合力。为了消除事业单位档案管理信息化建设存在的问题，应当推行统一的事业单位档案管理信息化建设标准，最大限度的发挥出信息化作用。首先，统一信息化档案录入的国家标准，建立符合国家法律法规的事业单位档案信息录入原则，方法、格式、文字、标识等，进一步为事业单位档案数据信息的高效检索做好必要的准备；其次，对档案管理信息化必须的硬件设备、软件开发、电子文档格式、数据库建设标准提出明确规范，实现基层事业单位档案信息化的统一作业，进一步依托行业实现档案数据共享，从而全面提高档案信息化管理水平。
        2.完善事业单位档案管理的相关制度
        事业单位根据自身的实际情况，有针对性地建立适合本单位的档案管理制度，通过该制度来有效引导档案管理人员的行为，指导他们的工作，同时在这个制度当中加入科学的考核指标，来激发管理人员的工作热情，提高工作效率。人事管理人员需通过对应的指标，定期对档案管理人员进行考核，以此作为依据进行职位调整，职称评定等过程，保证他们能够以最好的状态来对待工作，保证档案管理的信息化进程得到工作人员和领导层双重保障，以此平稳发展。
        3.注重提高档案信息的安全性
        在信息时代下，档案管理工作面临着黑客与病毒不断的产生与扩大，其很容易入侵档案管理信息系统，从而盗取或者破坏档案信息。因此，必须要加强事业单位数据信息保护系统的开发和升级工作，不断提升数据档案抵抗病毒和恶意攻击的能力，保证档案数据资料在网络的安全传递，做好档案数据资料的备份工作，在保证档案数据安全前提下，做好档案信息的服务工作。
        4.推进档案数字化、信息化建设
        随着“互联网+”和“大数据”的出现，正是城建档案数字化、信息化建设的好时机。档案资料数字化、信息化包含两层意思，一是使档案的目录和内容信息数字化，二是让数字化的档案资料能够实现互联网信息化归档、调取查阅以及管理；加快建立档案资料数字化、信息化，首先要转变过去对档案管理的认识，档案资料的归档不仅仅是为了保存，应该通过多种媒介实现资源的共享服务，加大地区之间和行业之间的沟通，促进城建档案的管理。
        5.加强对档案管理工作人员的培训
        首先，针对上文所述的第一个问题，那就是事业单位的管理层没有对档案管理予以足够的重视，事业单位需要组织定期地、专业化的培养，丰富相关人员的专业知识，拓展信息化方面的知识与技能，促进信息化进程；目前，有很多档案管理人员，他们无法与时俱进，依靠老旧的知识理论重复着低效、没有意义的工作，无法及时更新自己的知识水平，运用传统的、简单的电脑知识来进行管理工作，实际上还是依靠人工来进行信息化的处理，而信息化迟迟无法实现。信息化管理有着效率高、错误率低等优点，要远远胜于传统的人工为主的档案管理办法。
        结语：
        综上所述，在事业单位档案管理工作中，信息化建设是时代发展的必然，同时也是发展趋势。但是，在当前的事业单位档案管理工作中，信息化建设有整体性和系统性的特点，因此事业单位档案管理工作者的注重信息化的开展，并且不断促进自身的发展，提高管理能力，立足实际，与时俱进，促进事业单位档案管理信息化的不断发展。
        参考文献：
        [1]崔晓玲事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J]办公室业务2018（05）：34-35
        [2]史向云事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版）2015（05）：166-168
        [3]柴美汇电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势[J]兰台内外2018（05）：63