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摘要：档案记录了单位发展的过程，加强档案管理工作已经成为单位的共识。在工作节奏日益加快的现实情况下，手工管档模式已经成为档案服务发展的障碍。打造现代便捷的档案信息管理系统，转变工作思路，创新工作模式，已经成为社会发展和档案工作自身提升的必然。本文就档案信息化建设工作谈几点认识和感受，以期促进档案信息化建设水平的提升。
关键词：档案信息化;建设工作;问题
一、档案管理的现状
近年来，随着社会各项事业的发展，档案管理工作也得到社会的普遍重视，档案管理水平相较于以往也有了大幅提升。但是，与社会发展适应要求相比，档案管理模式仍然不够先进，提升和发展空间很大。目前档案管理存在的落后问题主要表现在以下几个方面，一是设施设备等硬件建设不到位。档案管理水平的提升离不开设施设备的辅助性作用发挥，但是很多单位档案管理设施设备配备不到位，比如基本的档案温湿度测量记录设备仍然使用干湿球记录仪，导致记录数据不准确；有的单位除湿、加湿仍然采用传统的吸潮剂吸附除湿，利用洒水、拖地等方式进行加湿，导致效果不佳；有的单位档案数字化管理推进不够，档案查阅利用仍然以翻阅全引目录，库房调卷的方式提供利用为主，导致查档效率低下，查准查全质量不高。并且，手工管理模式下，随着档案数量的日积月累，档案存放空间压力加大，档案查阅也更加不便。而且，随着时间推移，档案数量不断增多，所需存放空间逐渐紧张，资料查询效率随之变慢。二是档案管理重视不够。因缺乏必要的档案管理意识，档案管理发展不够平衡，出现重视财务和人事档案，忽略文书和照片、实物档案的管理，造成档案管理半边天的怪相；因疏于管理，档案资金的使用和投入，以及人员的配备也与档案工作的发展要求不相适应，做成工作被动落后。所以，加强档案信息化管理，打造现代高效的档案管理利用平台，成为档案现代化管理的不二选择。
二、档案信息化建设的重要性
社会进入信息化发展时代，档案工作必然要适应发展要求，否则必将被社会发展甩在原始起点，最终被社会淘汰和抛弃。相对于现在以传统人工档案管理模式，实施现代信息化管理可以节省大量的人工和时间，减轻工作量，提高查阅利用速度，极大地方便档案管理和利用。拿纸质档案为例，档案中的每张纸、每份文件，只能记载某一方面内容情况，并且彼此之间相互独立，不成体系，关联度不够，在查阅利用过程中需要反复查阅审核、对比，才能找到所需信息，给查找利用带来难度和不确定性。利用信息技术，将所有档案信息纳入数据库管理，这样档案信息系统性将明显加强，当查阅利用信息需求指令发出后，整个数据库的档案信息就成为利用对象，与所需信息相关联的档案信息都将被调阅展现，打通了档案信息之间的原始壁垒，让档案管理利用，信息调阅传输和共享变得轻松简单，扩大了档案信息利用共享的覆盖面，档案的利用价值得到大幅提升。
三、档案现代信息化建设的内容
1、培养技术人才。
档案信息化管理以信息技术为支撑，这就要求档案管理人员掌握信息技术管理应用和必要的操作能力，还要懂网络管理、计算机、服务器等设施设备的维护，及时进行网络和软件检测，升级改造以及信息数据的备份管理，还要懂档案管理系统的使用，保证档案信息系统的正常运行。
2、积极开发管理软件。适合的档案管理软件是档案信息化应用水平的关键，面对大量的、各种形式的档案信息资源，通过开发专门的档案管理软件，实施智能化查询服务，将海量的档案信息进行整合、归类，以便更好地掌握档案内容，提供科学精准的档案信息服务。
3、打造档案网络体系。档案信息化建设是一个系统管理过程，既包含有管理操作系统，也包含数据库建设，软件系统管理等现代信息技术手段。这其中最根本最关键的是计算机网络技术的建设管理。信息化建设会面临信息管理风险，数据安全成为管理的侧重点，这就需要建设一个有序健全的档案网络系统，打造安全专用的数据传输和接口，采用设置管理权限等方式确保档案信息化建设的安全稳固。
4、打造档案信息数据库。档案是信息的记载，信息化建设要以档案信息管理为基础，一要做好传统档案的数字化转化存储工作，采用扫描技术和图文识别手段，将纸质档案进行数字化加工处理，形成数字形式的档案存储方式，经专用管理软件处理后存放于数据库，挂接到服务器，形成数字信息管理模式。二要积极提升改良管理软件功能，方便将已经数字化的文字和图片信息中提取文本信息，进行归类分析，提供更加深层次的档案开发利用，提供更广更深的档案信息服务。
5、完善管理标准规范。档案信息化建设是一个现代化系统管理工程，制定完善的标准规范是确保正常发展的基础和前提。在档案标准规范的指导下，档案信息化建设从发展思路的确定，管理技术的提升，与档案利用服务需求和档案资源的共享都将会健康发展，从而在档案的收集整理，档案提供利用，档案资源的整合方面规范发展，并作出成绩。
四、结语
总而言之，信息化发展为档案的现代化发展带来了好的条件，档案管理工作要紧跟现代信息化技术的发展，实施规范化发展推进。针对目前档案信息化管理存在的人员技术不到位、设施设备配备不齐全等问题，要高度重视，用发展的理念加强制度制定，实施规划管理，切实做好档案信息化建设所需的人财物保障。让档案信息化建设沿着新的发展方向，在新理念、新技术、新方法等方面得以提升，逐步建设成为与社会和现代信息发展要求相适应的档案信息管理体系。。
参考文献
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