潍坊市第二人民医院
摘要：计算机和信息技术应用于办公和生活各个领域，改变了人们的工作生活方式，也改变了传统纸质档案为主的信息记录方式。新时代新型现代技术的应用由此产生的档案，也不再是传统的纸质形式，而是电子档案。做好电子档案管理工作已经成为社会发展的必然。
关键词：档案电子化;管理;浅析
电子化、数字化已经成为当今社会的一个标志性特点。计算机和信息技术应用于办公和生活各个领域，改变了人们的工作生活方式，也改变了传统纸质档案为主的信息记录方式。新时代新型现代技术的应用由此产生的档案，也不再是传统的纸质形式，而是电子档案。电子档案同纸质档案一样，是在单位履行职责中形成的有价值的机读载体形式的记录。本文就档案电子化管理工作谈几点认识和感受，以期促进档案电子化建设水平的提升。
一、档案电子化管理存在的问题
1、档案电子管理软件不统一。实施档案电子化管理要注重发挥其应有的便捷快速、资源共享的优势，因此加强统一兼容的档案电子管理软件平台建设显得尤为重要。目前，各个部门单位之间电子档案大量生成，但是部门之间由于软件不统一，导致单位之间信息无法共享利用。
2、电子档案管理人员素质不高。电子档案的管理需要依附于计算机和管理软件来执行操作，基本的软件和电子档案应用程序管理成为电子档案管理人员的必备的技能，这就要求档案管理人员既要懂现代化管理知识，能够胜任新技术、新设备的使用管理和维护，还要有一定的文化素养。但是，从当前管理人员现状来看，懂计算机知识的人员较少，亟需加强教育培训，提升档案人员综合素质。
3、电子档案管理规范化不高。电子档案形成以后，存储于计算机硬盘或专门的服务器，这些大量的电子档案占用存储空间巨大，需要不断压缩转存，因管理存储及时性不够，导致很多电子文件丢失。加之，计算机技术更新较快，先前存储的软硬件环境与现在的软硬件无法兼容，很多电子档案不及时进行转换将无法读取和利用。实施电子档案管理急需要从软件管理方面进行规范，建立一套规范的电子档案系统体系。
4、机读目录档案系统尚未建立。各单位档案网络和系统建设标准不统一，导致办公系统网络建设时，档案电子化设计的服务性、规范性和共享性不够，不能发挥电子档案的信息共建共享性。
5、电子档案保密性不强。电子档案具有便于存储和转移、复制的特点，在安全管理、信息保密等方面容易出现问题。加之，电子档案在计算机之间，网络之间转换传递时，计算机木马病毒的破坏也给电子档案的管理带来一定风险。
二、档案电子化管理对策
现代技术的发展是档案电子化管理的必然发展趋势。积极运用现代技术做好电子档案管理，适应社会发展要求，是档案工作人员必须重视的问题，更是对历史和社会负责的担当，义不容辞，责无旁贷。
1、培养电子化档案管理人才。电子档案管理需要计算机和网络系统的支持，并且随着信息技术的日新月异，知识需要不断深化提升，为此档案管理人员素质也需要不断提升进步。电子化档案管理人才除具备基本的档案实体管理技能外，还要懂计算机知识、数据库、软硬件建设等工作。要通过实践操作和理论学习相结合的方式来提升综合素质，不断适应时代对电子化档案的管理需求。
2、建立规范的电子化档案管理平台。单位在办公信息化建设过程中，要将电子化档案管理平台进行专门管理规划，与各个部门进行网络连接，达到电子档案互用传输的基本功能，强化档案信息资源的共建开发。通过单位网络平台，各电子档案形成部门可以随时将列入归档范围的电子档案传输至电子档案管理中心，实施单位电子档案的集中统一管理。
3、做到纸质文件与电子文件并存发展。目前，档案形式大致分为两类：一类是电子档案，一类是纸质档案。鉴于目前很多单位既有纸质档案，又生成电子档案的实际，档案的管理保存一般实行二者共同存储的方式。电子档案与纸质档案存储内容和反映客观工作一致，在存储和查找目录方面也一一对应，具体工作中可以将未电子化档案进行数字化扫描处理，形成电子化档案，对于只有电子档案没有生成纸质档案的可以打印存储电子档案打印件。这两种形式的同时存储，使管理将更加安全，因此，纸质档案与电子档案并存将处以一个长期过程，不能简单地用电子档案代替纸质档案，或用纸质档案代替电子档案，二者各有优缺点，都有其存在的必要性。
4、转变思维适应新形势发展要求。目前，纸质档案形式在一定程度上仍然处以主要形式，同时电子档案发展迅猛，在这个新旧交替的发展阶段需要档案管理人员转变工作理念，改变传统管理模式，以便促进电子档案的顺利发展。电子档案管理有别于纸质档案管理，需要专门的技术要求和一套现代化管理理论、标准和制度等，这都需要进一步做好制定工作，不断研究、改进和完善。
5、加强电子档案的保密管理。电子档案在带来管理便捷的同时，更要注意电子档案的安全管理，防止电子档案的随意传输。要建立电子档案管理制度标准，对技术要求和管理参数进行明确，同时还要制定系列安全管理措施，实施管理权限和管理身份限制，防止黑客的非法入侵，将电子档案信息的安全管理风险降到最低。
三、结语
总之，社会的发展进步，计算机等现代化先进设施设备的广泛应用，社会数据电子化管理终将全面普及。档案的电子化管理，需要一个循序渐进的过程，需要档案及相关部门的密切配合、协同开展才能保证工作的顺利开展。这就要求档案管理人员以发展的眼光对待档案管理新技术的应用，突破传统管理思维的限制，切实把档案电子化管理各项工作落到实处，推动档案管理的电子化水平全面提升。
参考文献
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