新疆额尔齐斯河流域开发工程建设管理局 新疆维吾尔自治区乌鲁木齐市 830000
摘要：工程档案管理是档案管理的一项重要内容，与普通档案有很大区别，工程档案内容的专业性很强，而且涉及的内容非常丰富，因此在工程档案管理活动中，积极推动档案信息化建设，有助于不断提高工程档案的管理质量。本文结合当前工程档案管理实际，对党和信息化建设与工程档案管理的重要性进行全面分析并提出改进和优化的策略。
关键词：档案信息化；工程档案；重要性；策略
引言：随着当前国家对档案工作重视程度的不断提升，为了适应新形势下档案管理的需要，各级档案部门都在积极推动档案信息化建设工作。档案信息化是利用信息化手段将档案进行数字化处理时，档案信息能够借助互联网和专用的软件来实现资源共享。工程档案具有非常丰富的内涵，由于内容过多，因此长期以来一直处于管理混乱的状态，为了改变这一现状，需要积极结合档案信息化建设的要求来不断完善工程档案管理。
一、档案信息化工作的内涵
档案是记录历史信息的重要凭证，档案信息化具有两个层次的内涵，第一个层次是从狭义角度上来进行定义，这种观点认为档案信息化就是将档案记录的内容进行信息化处理；第二个层次是从广义的角度对档案信息化进行定义，这种观点认为档案信息化是结合社会经济发展过程中产生的各种信息，结合档案信息进行融合化处理，以此来形成信息化档案。正是由于档案信息化具有广义和狭义两个层次的内涵，因此档案信息化建设有着非常明确的目标，就是充分利用当前的信息技术来提高档案信息的利用率，使档案能够在社会经济生活中广泛应用，同时也要借助档案信息化工作的开展，将档案中的信息与社会经济生活中的各项信息进行重新整合，满足人们多样化的需要。工程档案也隶属于档案的范畴，所以工程档案的信息化也具有相似的内涵，从本质上讲也是要借助现代科技将档案信息进行重新整理，为客户提供优质的服务，由于档案信息化工作的开展能够改变当前档案管理部门的工作现状，使馆藏档案能够发挥出更大的社会经济价值，因此档案信息化工作深受社会各界的关注。
二、工程档案信息化管理工作的重要性分析
1、有助于不断提升工程档案的管理水平
我国目前正处于大力开展城镇化建设的阶段，因此工程档案数量众多，这就必然会形成大量工程档案，尽管国家对于工程档案的管理工作非常重视，但是由于工程档案与普通档案有很大不同，里面所涉及的内容非常复杂，因此目前工程档案的管理活动并未取得理想的效果。借助工程档案信息化管理工作的有效开展，能够改变当前的工程档案管理现状，使计算机科学技术以及先进的物联网云存储等多种技术被充分应用到工程档案的管理活动中，这不仅有利于为社会提供更加优质的档案查询服务，也能借助对工程档案的信息化处理，使工程档案所涉及的信息和资料得到更加妥善的保管。
2、有助于促进工程档案的资源共享
工程档案信息化工作的有效开展，对于促进档案信息的资源共享也能发挥出积极的作用，改变了传统档案管理模式下以纸制档案为主的管理现状，使互联网能够发挥出更大的价值。传统的工程档案之所以无法发挥出最大的功效，主要原因在于档案资料众多，在收集和管理中存在很多不规范的问题，而且对档案资料的收集还没有形成完善的管理规定，因此工程档案管理工作处于混乱状态，由于工程档案的数量繁多。所以在传统的管理模式下，无法实现资源共享，借助工程档案信息化工作的有效推进，能够很好的改变这一现状，是工程档案的信息，能够借助网络实现资源共享。
3、能够有效促进工程建设活动的正常开展
工程档案是社会经济发展和工程建设活动中形成的档案资料，具有非常高的参考价值。因为工程档案中系统全面的收集和保存了工程建设活动开展过程中的一系列纸质文件、音频文件、视频文件和图片文件，这些文件能够全面展示工程建设过程中遇到的各种问题，以及解决的过程。借助工程档案信息化管理工作的有效开展，能够利用现代科技将一系列文件清晰的展示出来，这对于工程建设企业在后续的开发和建设中有效使用，能够发挥出积极的作用，也能促进工程建设活动正常开展。
三、改进和优化档案与工程档案信息化建设的策略
档案信息化与工程档案信息化建设都是档案管理部门一项重要的职责，为了更好的促进此项建设活动的开展，建议按照以下策略来开展建设活动：
1、认真做好对档案管理人员的信息化培训
档案信息化管理工作的有效开展，需要档案管理人员的积极参与。但是目前档案管理人员大多缺乏信息技术方面的专业知识，所以在档案信息化建设过程中，要特别注意做好对档案管理人员的信息化培训，借助培训活动的开展，使档案管理人员对信息技术有更加全面的理解和认识，并以此来优化和改进档案管理工作。只要借助培训活动的开展，使档案管理人员形成了信息化意识。就能有效推动档案信息化建设活动的有效开展，使每一个档案管理人员都能积极参与到信息化建设活动中。
2、为档案信息化工作配备专业的设备
档案信息化管理工作的开展除了要求，工作人员具备计算机操作能力外对专业设备也有很高的要求，所以在全面推进档案信息化和工程档案信息化建设的过程中。要积极做好专业设备的配备要为档案馆配备计算机、专用服务器、扫描仪等基础的硬件设施，同时也要积极引进或自行开发功能完善的档案管理系统。
3、认真做好对档案目录和档案内容的数字化处理
在档案信息化建设过程中，对档案目录和档案内容进行数字化处理是一项非常重要的管理工作，也是一项基础工作，这项工作能否做好直接关系到档案信息化建设能否发挥出应有的价值。所以在今后的档案管理工作中，要严格做好档案目录和档案内容的数字化处理，要借助专业的培训使档案管理人员都能按照标准的格式和流程来做好目录的编写和内容的数字化处理，将此项工作放在平时的管理活动中，在移交档案的过程中，要将纸质档案与数字档案一并移交，这样才能避免档案管理人员的重复劳动，最大限度的节约人力资源成本同时也能有效提升工程档案数字化进程。普通档案与工程档案在数字化处理过程中，都要结合档案的保密等级来进行分类管理，要借助设置不同的权限为使用者提供服务，保证档案信息的安全。
4、结合工程档案的特点来制定工程档案信息化的推进策略
工程档案与普通档案有着本质上的不同，由于建设活动中所涉及的资料过多，因此从工程项目立项到工程项目竣工验收，会产生大量档案资料，这些档案资料来自工程项目建设的各个管理部门，由于管理部门不同，缺乏统一的领导，因此在整理档案方面也存在很大的问题，大多数单位的档案整理工作都是由办公室工作人员兼职完成的，因此档案质量很难得到有效保证，这就对工程档案信息化管理工作带来很大难度。为了改变这一现状，需要结合工程档案管理的现状，结合企业档案管理制度，来制定出完善的工程档案管理细则，对其中与档案信息化建设要求不一致的地方要进行及时修订，积极引导档案管理人员利用信息化手段来开展日常的档案管理，方便档案信息的使用，同时也要建立起信息化培训和考核制度，借助培训使档案管理人员的专业技术水平得到不断提升。同时也要将档案资料信息化的工作下放到基层，为基层工程项目管理部门配备专用的设备，借助培训活动的开展，使基层档案管理人员能够及时利用专用设备，将档案信息上传到档案管理系统中，由档案管理部门对相关信息进行审核，对其中存在问题的档案退回重新完善，这样可以有效提升档案管理部门的工作效率，同时也能推动工程档案信息化工作的有效开展。
结束语：信息技术的不断发展为档案信息化管理提供了技术支持，所以档案管理人员要认真反思当前档案管理中存在的问题，不断加大对信息技术的学习和应用，结合普通档案和工程档案信息化的要求来开展各项工作，使档案和工程档案信息化的发展目标得以实现。
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