张成清
黑龙江省双鸭山市档案馆黑龙江省双鸭山市 155100
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享。
档案数字化是档案信息化建设的基础性工作。只有完成档案数字化工作，才能进一步通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、网络化利用，有效提升档案内部管理效率、为利用者提供精准、快捷的档案利用服务，从而为服务党和政府决策、推进经济社会高质量发展、回应民生需求等方面发挥应有的作用。
一、档案数字化工作的现状
国家档案局近些年一直非常重视档案数字化工作，持续政策引领和建章立制，先后出台了《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T 20530-2006）《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）《档案数字化外包安全管理规范》等一系列法规标准，指导各级各类档案馆规范开展馆藏档案数字化工作。
到2016年为止，中央档案馆完成馆藏中央档案（1949-1966）的档案数字化工作。在省一级，北京市档案馆截至2015年10月底，累计数字化档案207万卷册、7175万页。青岛市档案馆馆藏档案已全部数字化。在县市一级，江苏太仓市、内蒙古伊金霍洛旗、湖北十堰市档案馆都已完成馆藏档案数字化工作。但从全国来看，档案数字化工作总体开展不平衡，有的省级档案馆数字化率不到馆藏档案的15%。
双鸭山市档案数字化工作，严格来讲，尚未开展。只有市档案馆进行了馆藏档案目录的计算机录入工作，现馆藏档案文件级目录总计录入了50%左右。所辖四县四区均未开展数字化工作，可以说档案数字化的道路任重而道远。
二、经济落后地区档案数字化工作滞后的原因分析
绝大多数各级档案馆已充分认识到档案数字化工作的重要性，有亟需开展此项工作的迫切愿望。但由于多种原因，各地档案馆档案数字化工作进度不均衡，情况千差万别。
对经济落后地区来讲，各级党委、政府领导重视不够、经济不发达、财力不足、技术力量不强是造成档案数字化工作滞后的几个原因。但我认为，经济发展缓慢、财力不足是其中最主要原因。以双鸭山市2017年数据为例， 2017年地区生产总值462.9亿元，地区生产总值是哈尔滨的7%，大庆的17%，齐齐哈尔的34%，佳木斯的52%,经济在全省属排名靠后的地级市。双鸭山市近年来正面临资源型城市转型发展关键时期，经济下行压力持续加大，发展越发缓慢，地方财政更加紧张。众所周知，档案数字化工作需要大量的、可持续的资金投入，经济落后地区很难拿出大笔资金投入在档案工作上。这就直接导致了在档案工作方面投入不够，档案部门即使档案数字化工作意识再强烈，愿望再迫切，也是“巧妇难为无米之炊”。
三、经济落后地区开展档案数字化工作的重要意义
（一）增强实体档案安全性。
对经济落后地区档案馆来讲，由于档案馆库建设相对落后，档案库房面积不够、装具不足、库房“十防”不达标的情况较普遍，这就使档案面临失密泄密、丢失损毁的危险。双鸭山市四县四区在“中西部县级综合档案馆库建设”的政策机遇中，共建成5个县（区）级新馆，占全部县（区）级档案馆的62.5%。市档案馆和没有新建档案馆的3个区，档案保管条件相对落后，如果进行数字化，不但为档案信息化打好基础，也能使这部分档案的安全性大大提升。
（二）提升档案工作效率。档案数字化使为利用者提供即时、精准的档案信息服务成为可能。档案信息化能够利用更少的时间，查阅更准确的档案资源，为利用者提供更有效的服务。提升效率的同时，减少了固定工作量所需人员，这就为更好地开展重点档案开发、档案编研、档案科研等提供了更充足的人力资源，有效提升了工作质效。
（三）提高经济效益和社会效益。投资是地区经济增长的重要拉动手段之一。通过有计划的，分步实施的档案数字化资金投入，也不失为经济落后地区拉动经济的一种手段。档案数字化同时可以为人民群众和机关、企事业单位提供方便、快捷档案服务，甚至让利用者可以足不出户，在电脑前就可以完成档案信息的查找和借阅，省时省力。快捷、精准的档案信息服务能有效促进营商环境的优化、提升人民群众对政府“放管服”的满意度和认可度，打造“亲”“清”的政商、政群关系。
四、经济落后地区做好档案数字化工作的几点建议
“钱要花在刀刃上”。经济落后地区对档案数字化工作的财力支持犹为难能可贵，做为档案部门要倍加珍惜、精打细算，全力做好档案数字化工作。
（一）详细的前期市场调研。档案数字化离不开软硬件支持。一套档案馆数字化软件，价格一般在几万至十几万不等，再加上计算机、扫描仪，服务器等必要设备，保守估计要在50万左右。这对经济落后地区来说，是一笔不小的投资。因此，做好前期市场调研是经济落后地区档案馆做好档案数字化工作的必修课。通过对厂家的背景、技术力量、产品成熟度、用户反馈意见等的详细调研摸底，才能挑选出适合自己的、成熟好用又物美价廉的软硬件产品，真正达到“软件不软，硬件要硬”，为开展数字化工作打下良好基础。
（二）合理的档案数字化工作规划。档案数字化工作总量大、技术要求高，不可能一蹴而就。因此要制定详细的工作规划和资金使用规划。保证工作的正常开展和平稳可持续。首先要确定标准。档案数字化工作要严格按照《纸质档案数字化技术规范》《文献档案资料数字化工作导则》《档案数字化光盘标识规范》《电子文件归档与管理规范》等要求进行，确保档案数字化格式一致、规范统一、资源共享。其次要做好规划。要根据馆藏档案数量和档案接收进馆的大致数量概算需要进行数字化的档案总的卷（件）数，计划每年完成的档案数字化的卷（件）数，以此来合理分配工作任务和资金使用计划。最后要保证数据安全可用。采用多介质存储和异地、异质备份等方式方法，保证档案数字化信息的安全性，提升档案数字化信息的容灾性。积极探索档案信息服务方式。通过自动化、智能化的手段提供档案信息查询、数据分析汇总，统计编研科研等全方位多角度、方便快捷、精细精准的档案信息服务。
（三）专业的干部队伍建设。档案工作走向开放、走向现代化是时代发展的趋势。这必然要求档案人员既要掌握档案专业业务知识，又要掌握先进的科学技术知识，确保与新技术、新设备的日常应用、维护和开发相适应。因此，建设一支高科技的、年轻化的专业档案干部队伍是档案数字化工作的重中之重。各级各类档案馆要积极谋划、努力争取，通过事业单位统一招录、公开遴选等方式选拔、任用具有较高专业素养和技术水平的工作人员，有效提升档案干部队伍的整体素质，促使档案数字化工作快速开展、有序推进。