张霞
济南七贤中学250000
摘要：在学校工作中开展档案管理工作非常重要，其中档案收集工作的重要性尤为突出。但是在实际的工作中，档案收集工作存在很多的问题。本文针对档案收集工作存在的问题进行了研究分析，进一步提出了优化措施，旨在改善学校的档案收集工作，提高学校档案管理的工作水平。
关键字：档案管理；档案接受；档案征集；档案馆；档案；接受
前言
通过收集记录学校的活动，能够真实反应学校的生活和工作，具有综合保存各类型学校文献资料的功能，我们称之为学校档案。通过学校的档案，能够清晰的明确学校每个阶段的工作情况。因此，增强学校的档案管理的工作非常重要。作为档案管理中的第一步，档案收集工作的重要性尤为突出。
1.档案管理中收集工作的重要性
在管理档案的过程中，首当其冲的就是档案收集工作，这是进行档案管理以及发挥档案管理作用的基础。档案收集工作的目的是指导学校工作的正常开展和进一步研究历史事件。档案收集是将各部门的有价值的参考资料进行归档，档案整理是对档案资料进行分类。通过对档案的形式和日期的分类，对档案材料进一步分类、整理、归档，保证其在今后的工作中发挥作用。
2.档案收集工作存在的问题
2.1对档案收集工作不重视
学校领导对档案管理工作的重视度是提高档案管理的关键。但是在实际的工作中，学校管理层通常都忽视了档案管理工作。在《档案法》以及《中小学校档案管理暂行办法》中重点指出了档案管理工作，但是学校的管理层对档案管理工作重视度依然不高，只有在上级检查时才会重点关注档案管理工作。因此，档案室的经费和材料来源都不充足。这些问题导致档案管理的收集工作很难开展。很大一部分的档案管理人员缺乏档案管理的相关知识，以及对工作的积极性和责任心，在工作中满足现状，在上级临检时抱着应付的心态，导致档案管理的资料利用率低、管理层重视度不高。
学校的教职工是档案资料重要的来源主体。但是教职工这方面的意识不高。学校的教职工只重视教学任务以及后勤工作，对档案管理只是抱着敷衍的态度。这种思想导致教职工对档案资料的收集工作不负责，甚至产生了抵触情绪。在学校工作中档案室又和其他的部门脱节，致使其他部门无法准确快速的将档案资料提交给档案室，造成了档案资料的缺失和不连贯的问题。
档案管理的工作人员由于长期得不到重视，致使工作人员思想陈旧，接受不到先进的档案管理理念，档案管理的资料收集工作长期处于被动状态，和学校的其他部门无法建立良好的沟通，因此，降低了档案管理的资料收集能力。
2.2资料收集工作难度大
大部分的学校在建校的初期，由于当时条件艰苦，致使学校很多有价值的原始资料得不到很好的保存。再者当时学校的很多资料是纸质版的档案，档案的规格不同，纸张大小不依，很不规范。随着现代科学技术的发展，学校的档案中产生了大量的电子档案，因此，这又增加了档案管理的收集工作的难度。
2.3档案管理制度混乱
学校对档案管理工作的不重视，导致档案管理工作的制度建设不完善、不健全。在档案管理的收集工作中非常容易出现问题，增加了档案收集工作的执行难度。学校的教职工将收集的文件资料移交给档案室，并没有进行相应的分类，并且无法辨别所收集资料的价值。
学校的档案管理制度对资料保管条例的不明确，对无法辨别收集价值的文件资料全部收集，导致收集工作的浪费。
3.档案收集工作的优化措施
3.1增强档案管理工作的收集意识
档案资料的收集工作是一项具有枯燥性和乏味性的工作，档案工作人员对档案工作极易产生厌烦和质疑，因此必须要提高档案管理人员的工作热情以及工作积极性。档案管理工作具有规范性以及原则性，从档案管理工作本身的内容和性质上进行调整，往往难以形成更大的规模和更持久的影响。因此，有必要调整档案管理人员的主观意识，档案管理人员应该能够在对档案收集良好适应的基础上进行积极的调整，使工作人员在工作中找到一定的价值和生活乐趣。档案管理人员必须明确档案收集在学校发展中的重要作用，学校管理层要定期对档案管理人员开展培训提高档案收集的重要性。除此之外，档案收集需要注意的是资料的针对性和准确性，在档案收集的过程中，如果只是重视档案收集的广泛性和全面性，缺乏准确性和针对性的档案收集工作，容易导致档案管理工作人员产生厌烦的情绪，对档案管理工作难以保存热情。
3.2建立完善的档案收集制度
建立健全的档案收集制度能够保证档案收集工作的顺利开展。因此在新时期的背景下，学校要与时俱进，依据自身的实际情况对档案管理制度进行调整，对档案管理进行科学化的改变，根据档案的收集日期、收集资料的质量要求、档案的移交制度以及档案管理的注意事项制定科学有效的规章制度，明确档案收集的范围，凡是能够记录和反映学校历史、工作情况的具有保存价值的文献资料、图片、音频资料等文件资料都需要归纳入档案收集范围内。在制定档案收集范围和日期后，档案管理工作人员要及时了解并掌握档案资料的信息，对档案资料要及时进行催缴，避免移交的档案出现不完整的情况，保证档案收集工作的顺利开展。档案资料的归档也必须要遵照相应的规章制定，保证移交的文件资料的准确性和全面性，并确保文件资料的纸张规格、书写格式、文字排列都符合规范，档案管理工作人员在收集和接受文件资料以后，要及时对文件资料进行登记、分类、编目，并按照规定进行统一的编码，装订整齐，按照编码顺序摆放，保证档案的整齐美观便于查阅。
3.3建立档案收集工作的信息化
档案信息化的基础是建立健全的档案信息制度。学校要建立健全的机构，档案管理人员充足，有明确的目标、计划以及任务的综合一体的档案管理室。在收集档案资料的工作过程中，需要做到专人专职，责任明确，具有规范性、系统性、范围性，在档案收集的细节问题上保证收集资料的工作的顺利开展。目前阶段，信息化建设已经成为常态。学校建立信息化的档案室能够提高收集资料的效率，降低档案管理人员的人为失误的状况。信息化还能推动学校的一体化管理，在收集档案资料的过程中，加强与其他部门的交流沟通，让学校成为一个整体，减少之前交流不充足所产生的问题。
结论
总体而言，学校的档案管理在学校的日常管理工作中具有非常重要的作用，其中档案收集更是重中之重。只有做好档案收集工作，才能充分体现出档案管理的价值。因此学校在档案管理过程中，要不断更新档案收集的方式方法，提高档案管理工作人员的意识，制度切实有效的规章制度，以此来保证学校档案管理工作的顺利开展，从而进一步发挥档案资料的功能作用。
【参考文献】
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