何秋萍
眉山市干部人事档案服务中心，四川省眉山市，620010
摘要：随着时代不断发展，档案管理正逐步迈向现代化、信息化，新时代对国有企业人事档案管理工作提出了更高要求，本文针对目前眉山市国企干部人事档案管理的现状和问题，从加强制度建设、规范管理、人才队伍等方面提出了具体对策。
关键词：国企人事档案 存在问题 对策研究
参考文献：2020年8月卷宗 企业人事档案管理信息化建设方略谈 作者齐莉莉CN51-1737/G0
国有企业人事档案是反应干部个人政治品质、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的原始材料，它如实地反映了国有企业干部的德、能、勤、绩、廉等内容，是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益和管理使用人才的重要依据。做好国有企业人事档案管理工作，是国有企业长期发展的动力源泉,对我市国有企业健康发展具有重要现实意义。
一、基本现状
1997年建区设市以来，目前我市各级国有企业含分公司有205家，在企业不断发展过程中干部人事档案管理取得一定成绩，领导对档案管理的重视程度有了进一步提高，配有档案管理人员，增加了基础设施建设及经费投入，全市有60%单位进行了改版整理装订，有的已实行现代化技术管理档案，为国有企业人事工作利用提供了方便。虽然已取得一定成绩，但也存在一些不足，现就我市国有企业干部人事档案管理工作存在问题及对策谈几点看法。
二、主要问题
（一）重视程度不够。各级企业领导重视程度不够，认识不到位，主要表现：一是未将干部人事档案工作列入单位重要议事日程，开展监督和考核评价机制。二是专业人员配备较少。三是研究和解决档案工作问题较少，推动工作不够。四是认为档案放在柜子里需查阅利用时才有用，做好防火防盗就行。
（二）基础建设滞后。由于重视程度不够，单位对人事档案工作基础设施建设经费投入普遍较少，从而导致档案工作存在硬件、软件滞后问题。部分国企没有专门的档案室和档案柜，人事档案随处存放或混用办公室资料柜存放，存在安全隐患。有75%的公司还停留在手工查阅、检索，未进行档案数字化工作。
（三）管理有待加强。有的企业未严格执行《档案法》、《保密法》、《干部人事档案工作条例》等制度。查（借）阅、收集、鉴别、转递、统计、安全等制度不健全，随意性大，出现在人事档案查（借）阅、转递、收集、移交过程中，未严格履行相关手续，未做好查借阅登记，材料收集不及时，未按要求转递档案，工作人员变动无交接手续等现象，导致档案出现擅自涂改、圈划、抽取、遗失等现象。全市80%国企干部人事档案未集中统一保管，总公司和分公司各自管理，存在分散管理现象。
（四）档案材料不规范。一是信息记载不一致。由于收集材料缺乏严格的审查和鉴别，存在个别人事档案内容不实不准，干部出生日期、参加工作时间、加入党团时间、学历学位、工作经历、任职经历等记载不一致，甚至有假档案现象，使原始档案资料缺乏准确性和真实性。二是材料收集不齐全。有的企业没有按照档案材料收集范围的要求及时做到应收尽收，导致档案材料缺失。有的对收集的零散材料没有及时登记、投档、整理装订成册，导致档案材料不齐全、完整。三是材料制作不规范。调研中发现，有的表单材料存在无相应审批机关加盖印章，有的无成文签署日期，有的无负责人签名等。四是材料分类不清。有的档案材料未按分类标准和形成时间排序整理，混乱放置在档案袋内。
（五）专业人才不足。企业从事人事档案工作专职人员较少，80%为兼职管档人员，业务素质能力参差不齐，70%缺乏档案管理的专业知识，有60%的人员未参加专业的培训和学习，运用现代化信息技术管理档案的能力弱，跟不上信息化时代发展需求。
三、对策建议
（一）加强领导，制定目标。提高各级国有企业领导对档案工作的重视程度，是做好企业人事档案工作的关键。要认真落实《干部人事档案工作条例》要求，将档案管理工作列入企业发展工作的重要议事日程，制定长期规划和年度目标任务，列入业绩考核范围，定期听取人事档案工作情况汇报，研究解决工作中遇到的问题，推进企业人事档案工作制度化、规范化和科学化管理。
（二）加大投入，完善设施。加强档案基础设施建设，是保障企业干部人事档案管理的标准化、规范化和信息化的首要条件。要强化经费保障，加强基础设施建设和配置现代化管理设备。建立专门的管档场所，要预计未来至少能容纳20年的档案库房容量。做到档案人员办公室、查阅室、功能用房、库房“四室”分开。配备完善干部人事档案管理专用软件、计算机、打印机、复印机、扫描仪等办公设备。库房要配置铁质的档案柜或智能柜以及除湿机、空调、灭火装置等设备，要有防火、防盗、防尘、防虫、防潮、防霉、防高温、防强光、防有毒有害气体等设备及管理措施，提升办公硬件需要和档案管理保管保护环境。
（三）健全制度，规范管理。严格执行《档案法》、《保密法》、《干部人事档案工作条例》等法律法规，建立健全干部人事档案工作责任制、档案安全工作机制，制定完善收集、归档、查（借）阅、转递、保密、安全、统计、数字化等制度措施和档案人员管理职责、纪律要求，严格按照制度和程序办事, 做到手续不全、涉及本人及三代以内旁系亲属、未经领导同意不查；非特殊工作需要不借、手续不全不借；无接收单位不转，调动手续不全不转，杜绝本人及其三代以内旁系亲属提档。
（四）增强专业，培养人才。要配备政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事国企干部人事档案管理工作。要加大培训力度，有针对性和计划性地举办培训班，加强现代化知识学习，使档案工作人员掌握档案法律法规及档案专业知识，能熟练地应用现代化管理档案的基本技能，进一步提高管档人员的政治素养、专业能力、道德修养、法律意识，以适应新时期档案管理工作的需要。
（五）做好收集，完善内容。全面及时完整地收集材料是做好企业人事档案管理工作的前提。一是摸清家底，做好在编在岗干部职工人事档案统计工作，按照干部管理权限统一由具有管档机构的组织人事部门和国资委集中归口管理，防止遗失、无头档案情况发生。二是查漏补缺，防止缺漏材料，确保齐全完整，杜绝历史遗留问题。对干部职工新形成的职称、技术等级评定、表彰奖励、学历学位、政治审查、人事任免、考察、调动、违纪处分等阶段性材料，要做到及收及归。对能反映干部职工德才兼备、廉洁自律等方面的材料，特别是能够体现企业优秀人才、取得学术科研成果、发明创造、专业专长、业绩显著的材料，要做到应收尽收，便于企业发现人才，实现人事档案利用价值。
（六）做好鉴别，确保质量。档案鉴别是保证干部人事档案质量的重要环节。要本着对组织负责的态度，对每一份收集的材料进行鉴别、甄选，确保干部人事档案真实性、准确性、规范性。首先要判断确定该材料是否属于干部人事档案归档的范围，对于不属于归档范围的材料不能随意丢弃和销毁，防止泄露信息，应分别按照材料内容视其情况作相应处理，对人事部门短期内有参考价值但不属于归档材料的应单独保存。其次要对归档材料内容的真实性、完整性、规范性进行鉴别，杜绝虚假档案和不规范档案归档。
（七）做好专审，完善信息。要按照中组部要求，认真开展干部人事档案专项审核工作。一是重点对干部“三龄两历一身份”及奖惩等进行审核，对干部人事档案中出生日期、参加工作时间、加入党团或民主党派、学历学位等记载是否一致，是否存在获利和虚假档案，按照干部职工管理权限经组织认定并规范填写档案专审表和认定表。二是清理材料缺失情况，对缺失的档案材料做好收集补充工作，确保档案材料齐全完整。
（八）创新技术，方便利用。积极开展企业干部人事档案数字化工作，利用现代化管理方法和智能化技术，加强人事档案管理，开发利用档案信息资源。采取电子文档和纸质文档一一对应的“两套制”管理模式，减少手工操作，提高服务质量，有力地推进我市国有企业干部人事档案进入现代化管理模式，为企业发展奠定坚实基础。