山东能源枣矿集团矿业技术服务有限公司太岳分公司 山东省枣庄市 277000
摘要：办公室是企业的“窗口”和“门面”，是沟通上下的“桥梁”和纽带，发挥着承上启下、顾左联右的作用。办公室工作效率如何，直接影响和体现着整个企业的运转效率和发展水平，如何更好地当好助手、搞好协调、做好服务，已经成为摆在办公室工作人员面前迫切需要解决的问题。
关键词：办公室；作用；管理
引言：
办公室是企业的综合管理部门，是反映企业综合形象的一个重要窗口，其职能能否充分发挥、作用能否充分彰显，对企业生产经营工作的顺利运行，具有重要意义。
一、正确认识企业办公室的职能、作用和地位
办公室担负着参谋助手、综合协调、督查督办、后勤保障，以及对外交往和服务员工的繁重工作，是公司的信息中心、参谋中心、协调中心、形象中心和服务中心。企业办公室工作相对于行政事业单位办公室工作来说，职能范围更广，对能力素质的要求也更高，在做好办公室日常工作的基础上，还具有了解和参与企业生产经营等职责，工作面对的对象也较广泛，有内部管理人员，也有企业一线员工，还有上级、下级和平级相关单位的人员，工作任务更加繁重。因此，办公室人员要有较高的敏锐性、较强的预见性和工作的超前性，无论是办文、办会、办事，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会造成很大的影响，甚至给整个企业的工作带来被动或损失。正所谓“办公室工作无小事”，办公室工作开展的如何，直接制约和影响着整个企业工作的开展和任务完成情况。
二、围绕中心，发挥好办公室职能
办公室的各项工作，都要紧紧围绕党政工作中心，服从服务于工作大局，要有利于促进和保障中心任务。胸中有大局，工作才有重点，才能做到位揽全局，组织安排好各项工作。
（一）参谋决策要超前。
办公室人员要紧紧跟上领导的思路，跟上企业发展的形势，抓住工作中心和发展重点，“参”到点子上，“谋”在关键处，主动为领导决策献计献策，增强工作的主动性、超前性和实效性，真正发挥参谋助手作用。
（二）信息调研要到位。
信息调研是办公室发挥参谋决策作用的重要手段。办公室人员要把信息调研作为自己必须练就的基本功，积极广泛收集信息，加强与基层的沟通联系，吃透“上情”，掌握“下情”，研究一个时期一个阶段应关注哪些大事，解决哪些问题，积极化解矛盾，创造更多的合作关系。
（三）督查协调要周密。
协调和督办贯穿于办公室工作的各个方面，对于企业办公室工作的务实高效运转有着重要的作用。协调的内容很多，大体可分为两个方面：一方面是对外协调。要加强与综合办事机构的工作联系。重要会议、重要活动、重要接待任务前，要组织相关方面专题协调，对于对口联系部门，要制定加强联系的制度和办法，使联系工作制度化、规范化。另一方面是对内协调。要提高工作质量和效率，办公室必须在被动中求主动。对公司一段时期的总体工作安排做Ｎ，Ｄ中有数，提前考虑，做到服务在领导提出之前。督办是推动决策落实、提升工作执行力的一个重要手段，做好督办工作，除了有求真务实的精神和扎实的工作作风外，还要注重建立工作标准、理顺工作流程和督查结果通报。对执行得好的要予以表扬，对执行不力的要予以批评。要坚决避免督而不查、查而不办的现象。
（四）后勤服务要细致。
办文、办会、办事三类工作，是办公室围绕运行搞好服务、做好上传下达作用最基本最具体的工作，必须严格要求、扎实做好、务实求效。办公室要按照“管理有序、保障有力”的要求，在服务中加强管理，在管理中优化服务，不断提高服务保障水平。
首先，要优质高效地搞好重要会议、活动的服务，超前考虑、及早谋划、提前协调，并抓好组织落实。其次，要强化对机关的服务。要进一步建立健全机关各项管理制度，把目标责任层层分工，明确责任，定期检查，确保管理服务到位，并实现管理的制度化、规范化。第三，要提高接待工作水平。在接待重要客人时，要做到精心组织，周密安排，热情接待，为领导和来宾提供优质服务。
三、提高素质，为办公室工作高效运行提供保障
办公室人员素质的高低，决定了办公室工作质量的好坏。如何提高办公室人员素质。在实际工作中，办公室人员要重点把握好以下几点：
（一）加强“办公室无小事”的工作责任感。
办公室工作关系工作大局，一点小小的疏忽，带来的可能是无法弥补的损失；一个低级的错误，也许会铸成不可挽回的局面。办公室人员要牢固树立“细节决定成败”的思想，凡事都要作出详细周密的安排，不留漏洞；要稳扎稳打，确保不出现任何问题；要以科学的求真务实工作态度，对业务多思考，多钻研，把每件小事做好、做实。
（二）倡导淡泊名利的奉献精神。
奉献是一种美德，也是办公室人员应具备的基本素质。在新的历史时期，人们的思想观念、价值取向等都发生了深刻的变化，这就要求办公室人员除了注意自己的言行、举止外，还要保持爱岗敬业、踏实苦干、不图名利的执着精神，始终在工作中充满热情，充满激情。
（三）树立“雷厉风行”的务实作风。
为主动适应新形势下办公室工作需要，工作人员要克服束缚和阻碍发展的陈规陋习，加快工作节奏，提高办事效率。一是要快速反应。办公室在调研、信息等方面要见微知著，未雨绸缪，为领导决策提供具有前瞻性的预案。二是节奏要加快。办公部门配合要默契，上下齐心，形成合力，发扬雷厉风行、立竿见影的作风。三是落实要迅速。办公室人员要始终保持工作的紧迫感，对重大决策和工作部署的督查要做到“早、快、勤”，对落实不得力、不合规的问题敢于通报批评。
（四）强化团结协作的整体意识。
办公室同志要坚持团结为重、工作为重、大局为重、事业为重，带头成为党政决策的坚定执行者。一要识大体 正确处理好局部和整体、眼前和长远的利益关系，做维护整体利益的表率。二要讲团结。要主动沟通协调好其他办公室以及各部门的工作，有损于团结的话坚决不说，有害于团结的事坚决不做。三是要添合力。办文、办会、办事要协调一致，心往一处想，劲往一处使，发挥办公室的整体优势，这样才会高效运转，充满生机。
四、发挥参谋、服务职能，正确与领导沟通
办公室人员位居领导身边，直接为领导服务，为部门服务，为基层服务，是领导的助手，因此建立正确的沟通语言十分重要：一是正确把握和理解领导的意图和初衷，即解决“听懂”的问题，随时向领导提供最需要和最关心的问题。二是要重视工作情况的反馈，办公室肩负着督促、跟踪领导指示的贯彻落实和随时掌握工作进度的重任，随时向领导汇报工作进度情况和落实情况。三是发挥”参谋长”作用，想领导之所想，急领导之所急，不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而是应紧紧围绕企业生产经营开展工作，贴近领导意图，积极配合领导决策。
五、结束语
服务是办公室的宗旨，办公室的基本职能就是作好服务。因此，办公室人员要有服务意识。服务的主要内容非常广泛，大至参与决策、检查督办、协调处理、为领导排忧解难；小至上传下达、迎来送往、处理文件、管印章、接电话、打扫卫生等，工作不仅繁琐而且要求应付突发事件，处理好任何想不到而能碰到的事情。所以，从事办公室工作要不怕麻烦，对工作要认真仔细和有高度的责任心，为各方面的工作提供优质服务。
六、参考文献
[1]谢丹.如何做好国有企业办公室工作[J].办公室业务,2020(8).
[2]高红喜.如何做好煤炭企业办公室工作[J].企业文化(中旬刊),2019,000(001):213.