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摘要：纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。与传统的纸质档案不同的是，通过利用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传送和处理。当前，信息化、多元化成为时代发展的主题，对于档案管理的质量和效率，人们提出了更高的要求。在很大程度上，传统档案管理无法满足这一需求。然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它的不可替代性。同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。
关键词：电子档案管理；传统档案管理
引言
一直以来，我国在档案管理以及存储方面较多采用纸质的方式，在档案管理过程中多以文字和图表的形式进行保存，而相较于现如今的电子档案管理，以硬盘以及计算机作为主要的存储介质。传统的纸质图表以及文字更容易出现遗漏以及修改等问题，纸质档案在调取时效率低下、使用率低，因此现如今信息技术发展背景下，越来越多的领域对于档案管理以电子存储的方式为主，利用计算机以及网络技术实现对于档案的有效存储、处理、调取及防修改等问题，体现了信息时代的便捷化以及多元化，提高了档案管理的质量以及效率，同时在很大程度上使得档案管理迈过传统，走向新时代，将档案本身的高效性以及便捷性展现了出来，更加符合当代人的生活需求以及信息化时代的发展趋势。
一.电子档案管理与传统档案管理的共性
首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。电子档案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运用信息化技术。与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。但这一点并不否定两者基本原理上的共通性。其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不可分的联系。传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会实践数据。电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来加以保证。最后，电子档案的信息量，随着传统档案的出现而逐渐扩大。电子档案是基于信息技术而建立的，大容量正是其优势之一。各种各样的档案信息，都可以存储为电子档案，同时还使资源的共享成为可能。由于电子档案是依托计算机技术而存在的，因此在调用所需资料时，十分便利。此外，利用电子档案的记录，在需要查看实体的传统档案时，可以很方便地调出，直接获取所需的资料和信息。
二.两种档案管理的不同点
1.两种档案管理方式对档案资料的保护措施有区别
传统的档案资料大部分是以纸质的形式存在的，其对存储的环境要求比较高，在存储过程中要严防虫蛀、受潮等现象的发生；纸质档案资料在借阅过程中容易丢失和损坏。因此，保证档案资料的完整是重要的任务。另外，纸质档案资料不容易修改；电子档案的存储采用的是电子编码器，这样在电子的调阅中就不会发生丢失和损坏的现象，但其缺点是以电子编码器存在的电子档案资料容易被修改、涂抹和编辑，档案资料的原始性容易被改变，所以为了电子档案资料的安全性，需要对其设定分类号和访问权限。此外，电子档案在根据需要被修改时，其修改过程要比传统纸质档案方便得多。
2.两种档案管理方式对档案资料归档的时限要求有区别
传统档案管理在对档案资料进行归档时，一般是先将档案资料全部整理完毕后，由档案管理人员按照档案归档规范进行统一的归档；电子档案管理在对档案资料进行归档时，又因为其具有的易复制性和易调阅性的特点，对档案资料的归类是可以随时进行的，只需要档案管理人员对要求归档的档案，进行接受登记和设定分类号及访问权限就可以了。
3.两种档案管理方式对档案的归档方式有所区别
传统档案管理方式在档案资料归档时更注重档案资料的完整性、系统性和有序性。档案管理人员是在收到关于资料齐全的归档手续后按照一定的编排顺序对档案资料进行归档存放的；电子档案管理方式对档案资料的归档采用的是电子编码技术，通过对档案资料进行不同的电子编码处理，就可以非常便捷地进行归档。
三.电子档案应用风险规避措施
1.做好归档电子文件技术处理
条件允许时，应在电子文件制发时在计算机内输入隐性条码，做好电子文件的防伪或与复制件之间的区别标注。因此，档案管理部门应将输入隐性条码的电子文件与电子文件一并归档，这能够有效防止电子文件被伪造，维护电子文件的权威性，提升电子文件的凭证性、权威性、原始性。此外，可以利用技术将电子文件设置成“可读性”，这样电子文件便只能“读”而不可以被更改、不能“写”。
2.重视解决电子文件保存问题
电子文件在档案管理中还属于一种较新的事物，产生和应用的时间较短，需要长久保存的重要电子文件要定期复制或做好信息数据备份，防止信息丢失。在电子档案和纸质档案的目录中要“备注”清楚所对应的文件档号及存址，便于查找利用时参照互补。这样能够有效提升档案管理效率，优化馆藏档案结构，减少库存档案体积，缓解库房紧张。在电子文件、纸质文件转化为档案保存时可以采取“双轨制”，归档文件则采用“双套制”。
3.纸质档案管理和纸质档案之间的联系
纸质档案和电子档案的工作是非常复杂的，需要平衡这两种形式的存储特点，以实现相互之间共同发展的作用。所以如果想要把这两种形式充分融合到一起，就必须发挥其各自的特点，在其工作的过程中实现共赢。例如，在开展相关的查阅工作时，先对这两种形式进行彻底的分析，以此来形成一种更加高效的档案管理模式。这样能使两种形式在工作期间完美互补，最终实现档案管理的优化目标。例如，纸质档案吸收电子档案的查阅特点，通过更高效的检索功能查阅信息。打破了传统档案管理模式的限制，避免了翻阅大量书籍才能找到信息的情况。而且电子档案信息能够支持移动端设备的使用，减少了管理过程中所产生的消耗。
结束语：
电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。由于大数据时代的全面到来，需要使档案管理工作更加地高效和便捷，这样才能提高相关工作的查找效率，有效地利用信息化、电子化管理模式，以此来代替之前的传统档案管理模式。与此同时，要打破传统档案管理工作的限制，把纸质档案和电子档案的管理有效地结合到一起，以此来实现档案资料的迅速搜索、下载和使用，进一步提升档案的资料价值。
参考文献：
[1]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013（5）.
[2]苏悦，杜丽杰.信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊，2015（10）