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医院文书档案管理现状及对策探析

发表时间：2021/6/23 来源：《基层建设》2021年第6期作者：陈丹

[导读] 摘要：科技在迅猛发展，社会在不断进步，根据文书档案全生命周期理论来看，影响医院文书档案质量的因素既有文书形成环节因素，也有文书收集环节因素，还有文书立卷等因素，贯穿于医院文书档案管理全过程。

        山东省口腔医院山东济南 250012
        摘要：科技在迅猛发展，社会在不断进步，根据文书档案全生命周期理论来看，影响医院文书档案质量的因素既有文书形成环节因素，也有文书收集环节因素，还有文书立卷等因素，贯穿于医院文书档案管理全过程。本文从前端、中端、末端三个环节分析了影响医院文书档案管理质量的因素，并提出了提升医院文书档案管理质量，对提升医院整体档案管理水平具有重要参考价值。
        关键词：文书档案；档案管理质量；现状；对策
        引言
        医院文书档案是医院重要的历史凭证和临床科研资料，可以反映医院的各项工作及活动情况。文书档案管理作为医院所有服务项目开展的基础条件之一，不仅可以为医院领导层决策行为提供参考性意见，而且可以很大程度上增强医院日常运营的专业性和综合性，提升医院的核心竞争力。就现阶段医院文书档案管理情况来说，虽然取得良好的成效，但也存在着一些亟需解决的问题。
        1现阶段医院文书档案信息化构建与应用中存在的问题
        1.1信息化建设仍较为落后
        文书档案管理工作对信息化要求较高，需要其与现代社会的智能化、多元化发展相适应，但实际情况是，目前各医院普遍存在着档案管理的数字化建设滞后的现象，无法满足及支持现代化的档案管理需求。具体来说，由于文书档案管理模式的数字化程度较低，会对档案的管理和利用范围产生直接影响，缩小应用范围，严重限制传输速率。现阶段大部分医院所使用的文书档案管理模式基本是应用双轨保管，也就是将实体档案与数字档案结合起来进行整理与管理，然而针对纸质档案数字化处理力度是远远不够的，总的来看，指导性、业务性文件数字化运用程度较高，而病例、医疗纠纷档案等则仍多采用实体形式，不利于长期保留、调用与管理。
        1.2信息化设施落后
        在新的时代背景下，医疗改革工作开展不断推进，医院文书档案管理工作的任务量不断变大，工作人员面对庞大的工作任务，会产生消极的情绪，在紧张的医患关系，复杂的医疗环境中，不能有效地开展高质量的档案管理工作。另外，开展档案管理工作不能产生直接的经济收益，在完善基础设施工作中，没有得到领导的足够重视，造成基本的信息化设备使用落后，在软件和硬件上不能适应信息化时代的管理工作要求。
        1.3管理人员综合素养有待提升
        目前多数医院的文书档案管理主要存在两方面的问题，一方面，多数的文书档案管理人员均存在兼职情况，并不是专业的档案管理人员，导致其综合素养水平无法很好地满足文书档案管理需求；另一方面，因兼职原因，部分管理人员存在责任意识和工作积极性不强的情况，无法实现文书档案的更好利用，出现只管不用的情况，对医院的发展产生了较大的影响。
        2医院文书档案管理现状的对策探析
        2.1从思想、组织、制度方面保障医院文书档案案卷质量
        从外在因素来看，提升医院文书档案案卷质量，离不开文书档案从业者的思想重视、组织严密和完善制度作为保障。首先，要把《档案法》《保密法》，以及公文管理等相关理念和意识贯穿于医院文书档案从其文件形成至立卷归档的全过程，高度重视质量核心意识，在思想上高度重视医院文书档案管理质量，从行文、用纸、标题等可能会影响医院文书档案案卷质量的一点一滴重视，以“求极致”的心态和思想投入到医院文书档案管理工作的方方面面。其次，要成立医院文书档案质量审核领导小组。由医院分管领导、档案部门负责人、骨干人员，以及从其他科室遴选的文书案卷质量监督员等共同组成，在人员组成和组织结构方面，将医院文书档案管理质量纳入其监督、考核和检查的重要范畴。再次，严格落实各项规章制度。

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根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《电子公文归档管理暂行办法》《电子档案移交与接收办法》等规定，制定医院文书档案质量管理相关规定，包括医院文书工作制度、处理工作流程，以及举行医院文书档案质量评比等等，并将各项规章制度纳入医院业务培训的重要组成部分，做好规章制度的学习、落实，发挥规章制度的应有价值。
        2.2进一步健全医院文书档案管理模式
        文书档案信息化建设要求医院根据管理模式特性进行针对性提高，促进智能化、人性化发展。具体来说，首先应该实现文书档案资料的自主收集整理系统，将资料收集任务放权给各个科室，促进纵深发展；其次应该切实考虑使用者需求，建设统一的信息查询端口，促进文书档案信息的可视化呈现，加强个性化服务，提高使用效率。
        2.3构建完善的信息化文书档案管理模式
        首先，一定要对开展信息化文书档案管理工作的重要性进行全员的正确认识，要保证该项工作的正常推进，各部门积极参与和支持。比如在日常工作中，为更好地引起领导的关注，档案管理工作人员要及时地将各种先进技术的应用，行业发展的动态，向领导汇报，提升对文书档案管理工作的重视程度，得到管理层的支持。其次，要不断地引进先进的信息化管理技术，在科学技术的应用中，实现信息化文书档案管理模式的优化。比如在实际工作开展的过程中，要进行行业发展的关注与研究，进行积极的宣传和学习，掌握各种先进的管理技术，建立先进的管理模式，实现信息化文书档案管理工作的高水平开展。最后，要结合实际工作的开展，进行符合本院文书档案管理工作的管理技术研发，管理模式应用，真正地提高管理的工作的质量。比如在实际工作的开展过程中，加强档案管理的实效性监督，改善原有的工作方法，有效地开展符合实际的档案管理工作。
        2.4健全文书档案管理制度
        重点从责任制度、监督制度和奖惩制度三方面着手文书档案管理制度工作。在责任制度健全方面，鉴于部分科室确实有自行保存文书档案的需求，因而在满足需求的同时要强化责任制度，制定严格的管理制度，一旦出现管理误差立即进行追责。对于综合档案室管理的文书档案，要进一步强化管理人员的责任意识，避免出现“无人管”和“多人管”的情况。在监督制度健全方面，鉴于医院文书档案具有保密性，应加强文书档案的全过程和动态监管，规范文书档案借用管理流程，避免文书档案信息出现泄露。在奖惩制度健全方面，对于日常工作表现突出的人员应及时给予精神奖励和物质奖励，树立学习榜样，发挥榜样效应，以此营造良好的工作氛围，同时，对责任意识不强、管理出现差错的人员进行追责，强化文书档案管理的规范性和纪律性。
        2.5不断优化文书档案管理工作方法手段
        在信息化时代开展医院文书档案管理工作中，要保证档案管理工作的方法和手段不断优化，提高档案管理工作的可靠性。文书档案管理工作是对医院发展建设中的各种信息资源进行有效保管，一定要保证文书档案的信息真实性、准确性。首先，要保证对文书档案的格式进行规范，保证档案资料的规范性、严谨性、准确性；其次要不断地对当前的文书档案管理系统进行优化，要加强系统的安全设置，严防黑客和病毒的攻击，更安全地保护好各种信息资料。通过各种先进工作方法的良好应用，有效地保证文书档案资料的价值最大化地发挥。
        结语
        总之，信息化背景下医院应高度重视文书档案管理流程优化工作，给予医院文书档案管理更多的政策支持和资金保障，转变医院文书档案管理人员的工作理念，进一步提升医院文书档案管理信息化水平，为医院的长远发展服务。
        参考文献：
        [1]林写意.论档案管理模式改革在医院档案管理中的措施[J].传媒论坛，2020（17）.
        [2]冯峰.新时期提升医院文书档案管理质量研究[J].中国卫生标准管理，2020（02）.
        [3]刘英霞.PDCA循环在医院文书档案管理中的应用[J].办公室业务，2020（09）.