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城建档案管理数字化建设的有效措施

发表时间：2021/6/23 来源：《基层建设》2021年第6期作者：甄文婷

[导读] 摘要：城建档案管理数字化建设对于城市发展有着重要的意义，城建档案管理数字化能够有效促进一个城市进行合理规划。在实际工作中，管理工作会遇到各种难题，工作难度逐渐加大，不断完善城建档案管理数字化建设，能够提高工作效率，提高城建档案管理工作水平。

        山东省枣庄市市中区综合行政执法局山东省 277100
        摘要：城建档案管理数字化建设对于城市发展有着重要的意义，城建档案管理数字化能够有效促进一个城市进行合理规划。在实际工作中，管理工作会遇到各种难题，工作难度逐渐加大，不断完善城建档案管理数字化建设，能够提高工作效率，提高城建档案管理工作水平。
        关键词：城建档案管理；数字化建设；有效措施
        1导言
        城建档案中如实记录了城市发展与建设各方面情况，为城市长远规划、建设管理以及改造维护等提供了可靠依据，具有重要的保存与利用价值。随着电子信息技术的快速发展，计算机、互联网以及智能手机应用越来越广泛，除了能够让人们工作模式发生变化以外，也推动着城建档案管理工作方式的变革。因此要通过加快城建档案数字化建设步伐，保证城建档案管理水平不断提升。
        2城建档案管理数字化建设的意义
        随着社会化进程的脚步不断加快，城市建设的发展对于城建档案管理工作提出了更高的要求。相对于传统的科室分类管理来说，数字化管理方式能够不断规范工作流程，同时可以加强档案的实效性，保证快速查阅相关资料，降低分散管理带来的管理难度。另外，相对于传统的档案管理来说，城建档案管理数字化建设更加科学，有利于长期管理工作的实施，还能够有效促进城建档案统一管理，不断规范，能够为城市建设以及规划提供较好的服务。对于传统的档案储存方式来说，需要较多的空间，同时查阅起来不方便，维护成本较高，面对目前信息技术快速发展的今天，已经不能够适应时代的发展。因此做好城建档案数字化建设是至关重要的，城建档案直接涉及一个城市的实际规划以及建设发展过程的重要信息，涉及很多专业的部门，同时载体形式丰富，例如主要涉及图纸、照片、录像、文字、光盘、磁盘等具体内容。在城建档案中，其原始档案是非常重要的部分，对于这种类型档案来说，有效保存以及利用是值得我们重视的问题。如果将录音录像转化为数字化的文件，那么就能够有效延长其寿命，同时还需要对档案进行不断优化整合，这样才能够保证城建档案最大化利用以及开发。
        3城建档案管理数字化建设面临的难题
        3.1前期建设难度较大
        城建档案为实现数字化管理，前期建设存在较大难度，这是由于在刚开始建设的过程中，除了涉及基础设施、应用系统等建设内容以外，必须建立起与之相应的档案管理制度，加强对纸质档案资料的收集与整理工作。在形成数字化城建档案资料以后，再开展档案录入工作，实行分类建档的方法，这样城建档案的查询与借阅等环节才更加高效。这样不仅工作量较大，任务也很重，对人力、物力和财力等消耗较大，增加了存储难度，只要发生一点差错，将为后续城建档案数字化管理工作带来不利影响，不利于发挥档案资料的作用。
        3.2信息孤岛现象严重
        当前城建档案利用需要进行行政报批的资料比例呈现不断下降的趋势，但在办理相关行政事务时依然存在需往返多个地点申请获得资料情况，其根本原因在于各部门信息融通程度有待提高，导致各项城建档案数据资源在公共服务领域中利用率偏低，再加上各省市行政区比较多，所接收到的城建档案地域不同，在信息共享和资料利用上考虑到安全性，尚未提供跨地域档案利用服务，这时就只能到实体档案存放地点进行业务办理。
        3.3存档方式落后
        对城建档案管理数字化建设来说，需要关注数字化信息管理的应用，然而至今为止，还有很多地方待进一步普及。结合现阶段城建档案收录情况分析发现，存在很多不足之处需要进行改善，尤其是对很多落后地方来说，除了要增强对档案管理数字化建设的认识以外，也需要转变纸质方式，利用数字化手段收录城建档案。由于缺少这方面的变化，不仅浪费了资源，也导致大量人力被消耗。对此应该转变城建档案存档方式，积极引入数字化信息管理方式，提升城建档案数字化、信息化管理水平。

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        4城建档案管理数字化建设的有效措施
        4.1进行全面规划
        能够有效地保证城建档案数字化建设更加科学、完善，一定要做好全面的规划工作，严格按照批次制定、数字化处理、档案扫描具体的流程开展相关工作，同时还要保证档案管理具有较为健全的体系，建设城镇档案管理数字化，需要长期努力，需要我们对所有的档案进行恰当的分类。之后再结合档案的内容制定，科学化的管理方案，要从实际出发，解决档案管理存在的一些问题，进行不断优化，要保证对以前的档案进行数字化的扫描以及相应的处理，要确保馆内所藏的档案都实现电子化，所有档案原件都进行扫描，一定要确保扫描出来的文件与原件相吻合，这是非常重要的工作。除此之外，要对相关的技术进行严格的考察，要细化各方面的内容，具体来说，可以细化文件的页码扫描，要做好数据信息的对接工作，这些前期规划内容是非常重要的，必须要保证大部分档案实现数字化的转化，不断丰富管理体系，充实管理体系。
        4.2加强数字化基础设施建设
        在城市建设推进过程中，要想将城建档案服务功能充分体现出来，应该注重对各项基础设施的完善，具体来说，要采取以下措施：第一，改善硬件环境，主要内容有办公环境建设、信息系统平台和档案库房等。而在硬件基础设施方面，则有数字化处理设备、服务器以及网络通信设备等。第二，完善系统软件，主要从档案数字化管理工作需求出发，尽快配置先进、成熟的软件，建设性能好、容量大的服务管理系统。对软件系统来说，除了能够更好开展城建档案利用与业务管理工作以外，也能够与数据库系统充分融合起来，确保能够顺利通过计算机录入、管理以及查询城建档案。第三，优化网络环境，这是数字化工作的基础，网络环境主要分为档案馆内部局域网、连接互联网的公众网和连接政府的政务网等。
        4.3实现档案规范化管理
        在城建档案管理工作中，大多数档案为纸质档案，同时还有一些档案为图片或者是影像，在传统的档案管理中也存在着一些不足之处，例如信息资料不完善、档案分类有待提高，对于纸质档案来说，我们查阅起来比较困难，同时保管需要较多空间，档案的利用率较低，这些问题会直接影响城建的发展。因此我们在建设城建档案数字化管理时，要不断规范实物档案的管理，这样才能够保证相关的档案管理数据更加完善，要做好管理工作的每个环节，同时要对各个环节进行监督考察，只有合理规范实物档案管理，才能够使之与电子化档案进行对应，因为实物档案是数字化档案管理的基础，只有确保实物档案的完整以及科学，才能够保证数字化档案建设更加具有开发价值。
        4.4培养高素质档案管理人才
        在城建档案管理数字化建设的过程中，对档案管理人员专业水平也有更严格的要求，不仅要掌握统计类专业知识，也需要提升自己的计算机操作技能。这要求城市建设单位尽快培养更多专业化档案管理人才，定期组织城建档案管理人员参与培训教育，采取讲座等方式，掌握更多档案数字化管理知识，同时也要严格考核培训效果，从整体上提升档案管理人员的素质与能力。当然也可以采取远程培训的方式，确保每个档案管理人员真正认识到城建档案数字化建设的意义，能够主动加强学习，提高自己的专业技能，更好地胜任城建档案管理数字化建设工作任务。
        结束语
        总之，加快城建档案管理数字化建设步伐具有重要的意义，能够为今后城市发展建设提供详细、完整和准确的历史资料。城建档案管理工作涉及内容众多，数字化建设是一个系统、动态的过程，需要我们不断摸索与完善。对此我们要在思想上引起高度重视，不仅要提前制定科学规划，也要统一建设标准，配置所需现代化设备，解决安全与人才方面的问题，保证城建档案管理工作最大限度发挥数字化技术的作用。
        参考文献：
        [1]戴丽莉.城建档案管理数字化建设问题探讨[J].城建档案，2017（01）：15-16.
        [2]李宁.基于城建档案的数字化管理探究[J].科技经济导刊，2017（05）：199+196.
        [3]戴丽莉.城建档案管理数字化建设浅议[J].城建档案，2016（08）：21-22.
        [4]吴颖卓.新形势下城建档案管理数字化建设探析[J].城建档案，2019（05）：19-20.