内蒙古中谷矿业有限责任公司 内蒙古鄂尔多斯市 016062
摘要：将文书档案相关的收集与归档工作做好，能为企业其他工作的有序开展提供保证。在社会快速发展的过程中，企业文书档案的类别正在不断增加，所以，文书档案的相关工作也变得更加复杂，想要将这一部分工作内容做好，存在很多困难。本文针对做好企业文书档案收集与归档工作进行探究，以期能给相关人士提供借鉴。
关键词：收集；文书档案；企业；归档；问题
一、企事业单位文书档案收集与归档工作的现实意义
文书档案记载社会发展历程，能客观反映某个社会、组织及团体在一定时期内的发展历程、出现的问题、问题的改进方案以及成果等的重要历史资料[1]。企业文书档案主要包括请示、谈话、会议记录、审批情况、决议等文档资料，是记载单位发展历程，真实记录单位里的各项工作、活动情况的重要文档资料，企业文书档案收集归档是办公重要的日常事务之一，也是企业的关键性工作，加强企业文书档案的收集归档工作，对促进单位科学决策，为单位各项活动提供参考和依据、促进单位的发展战略的制定和调整具有重要作用，对单位的发展具有重要意义，应高度重视。单位规模越大、发展历史越长，企业文书的资料越多越繁杂，所以，企业文书档案的收集归档是一项技术与服务相结合的工作，耗时耗力，应积极加强收集归档管理，提高企业文书档案的管理质量，促进单位的长远发展。
二、企事业单位文书档案收集与归档中存在的问题
（一）尚未真正意识到文书档案内容收集与规范的重要性
当前，企业文书档案收集与归档工作在企业的发展中具有举足轻重的作用，能够强化企业整体文书档案管理工作的成效与质量，更是企业未来持续发展的稳定基石。针对企业文书档案收集与归档工作的具体状况，很多企业文书档案管理工作者尚未认识到自身本职工作的重要性，因为思想意识上存在着忽视，会让相关工作者对文书档案内容的收集与归档都用心不足，因为大多数人的惯性思维会更加注重手机与管理企业内部的红头文件，针对那些寻常性质的文书档案内容，其在收集与归档等层面的力度是不足的，甚至有很多文件未进行认真有效地处理。所以，对比那些关键性质的文档内容，文书档案内容的收集与规范不理想，不但档案收集欠缺周全，更会经常出现纰漏，比如信息内容的错误、缺损等[2]。当以上情况发生时，因为相关工作者欠缺足够的责任心，未进行及时修正，任由其自由发展，最后导致企业文书档案收集与归档工作成为极为薄弱的环节。单位在规定时间内大都完成了上报工作，而上报单位档案管理部门没有对上报资料进行及时归档和整理。导致部分档案资料的遗失，影响了档案资料的正常使用。很难在以后的归档工作中及时寻找到上报资料，导致档案工作实效性受到影响。
（二）文书档案收集工作较为片面
文书档案收集工作较为片面，这是企业企业文书档案管理工作当中较为常见的问题，个别管理人员因为自身思想意识上并不重视文书档案的收集工作，所以在现实工作中，会出现文书档案遗落在其他部门，或者无法重新收回的状况。文书档案中有非常多的信息量，更有一些信息资源是从多个渠道收集到的，具有非常关键的价值，倘若文书档案内容收集较为片面或者把相关内容遗落在其他部门，那么就会导致文书档案信息内容被泄露，会对文书档案资料归档工作产生极为严重的影响[3]。在大多数企业当中，文书档案管理部门的地位偏低，相关工作者大多不是专业技术人才，多为兼职，这实际上对文书档案的收集与归档产生了极为不良的影响。
（三）文书档案收集与归档的工作力度较小
纵观当前企业文书档案管理工作的现实情况，文书档案收集与归档的工作力度较小。在实际进行文书档案内容收集时，所使用的收集方式不够先进，对当前的先进技术尚未进行及时有效的应用，依然沿用传统落后的收集方式，这样的状况对于文书档案整体管理工作是非常不利的，不但导致工作效率无法得到提升，并且在处理过程当中还会出现很多差错，难以及时有效地进行落实。
此外，因为文书档案的收集工作落实不够彻底与全面，属于企业文书档案管理工作中的一种常态，所以要重新进行有序管理是非常困难的，实际进行归档时更是困难重重
三、企事业单位文书档案收集与归档路径
（一）强化管理人员的培训质量，加强管理人员的意识水平
文书档案收集和归档工作的开展需要专业的管理人员辅助方能实现，因此企事业单位需要加强文书档案管理人员的培训力度，加强工作人员对文书档案收集和归档的重视力度，并熟练掌握工作的具体流程事项，按照相关规定开展工作，提高文书档案管理的整体水平。同时还要学习和引进较为先进的档案收集和管理方式，提升档案收集和归档的工作效率，保证文书档案的完善性。例如，通过信息技术的应用建立电子档案，以此来提升档案收集和归档效率，减少问题的产生。此外，培训活动的开展也能够帮助工作人员找出自身存在的问题，进而不断提高自身的能力，提高文书档案管理的效率。
（二）完善相应管理制度
管理制度的建立对于保证文书档案收集和归档工作的质量有着重要意义。企事业单位需要结合自身实际情况建立符合自身需求的文书档案收集和归档管理制度，并在不断学习和借鉴中完善管理制度的相关内容。同时，文书档案管理人员还需要明确各档案资料的收集和归档范围，以保证文书档案能够及时归档。文书档案单位还可以成立监督管理小组，以便对文书档案收集与归档工作进行定期监督与检查，以此来提升文书档案工作人员的积极性与主动性。
（三）提升临时性文书档案材料的收集效果
目前很多文书档案管理人员都是以临时人员为主，其在调动或者离职过程中很容易将很多档案遗留在手上，这时就需要加强对这些临时文件的收集和归档力度，保证档案的完整性和可靠性。如在进行重要会议时需要通知相关部门及时收集和整理会议资料，针对已经离职和调动的人员，单位需要及时与他们进行沟通，并移交手中的文书档案。
（四）利用办公自动化系统进行资料收集，提高档案管理水平
在信息化背景下，办公自动化系统已经成为企事业单位运营中不可或缺的组成部分，通过办公自动化系统的应用，能够更好的提升文书档案管理效率，削减档案收集和归档的复杂性。鉴于此，档案管理人员要对办公自动化系统熟练操作和掌握，设置办公自动化系统的账户权限，以便在系统中对上级要求和批示的文件进行查看。文书档案管理人员如果完成相关办理事项，一定要及时向相关部门进行材料收集，不可存在拖后或者延误，以避免文书档案资料信息出现缺失或者不全，影响收集和归档效果。另外，工作人员还应做好文书档案的编研工作，加强编制专题的应用效率，帮助管理人员更好地进行工作开展，促使部门及其相关工作人员明确文书档案收集和归档的重要性，保证文书档案管理工作的有序开展，促进企事业单位的进一步发展。
四、结束语
总而言之，文书档案管理在现代企业的管理工作中是关键的环节，所以，为了促进企业在激烈的市场竞争中获得良好的发展，一定要强化文书档案内容的收集与归档，创建更为完善的档案管理工作制度，使档案收集与归档工作落实到位。此外，要对工作方式进行合理有效的创新与改革，并且强化对企业文书档案管理工作者的教育与培训，让其具有更强的业务工作能力，有更认真、严谨的工作态度
参考文献：
[1]董珍珍.企业文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2020（33）：46-47.
[2]辛炜.浅议企业文书档案收集与归档工作[J].企业业务，2020（17）：102-103.
[3]杨雁，徐波.如何做好新形势下企业文书档案的收集[J].云南科技管理，2017，30（05）：46-48.