覃启禄
广西建工集团第三建筑工程有限责任公司 广西 柳州 545001
摘要：伴随着建筑行业发展步伐的加快，建筑工程项目实施过程中的档案资料收集、整理越来越重要，经由科学的档案管理，可以将其中的档案信息得到最大化的利用，用以辅助工程建设施工和管理。但部分工程企业因为缺乏对档案资料管理的重视，使得在现阶段的建筑市场上，档案资料管理尚存在很多的不足，为提升工程建设管理水平和施工效果，应加强档案管理建设。基于此，本文从建筑工程中档案资料管理的重要性着手，提出了相应的管理对策，对提高档案资料利用价值有着一定的意义。
关键词：建筑工程；档案资料管理；重要性；策略
建筑工程从投资决策到竣工结算阶段往往会经历漫长的时间，在此时间段内由于工程项目的实施往往会产生大量的施工档案与资料，这些档案资料是工程项目重点重要管理对象，尤其是在建筑行业现代化发展的趋势下，行业对档案资料管理也提出了新的要求，各种类型的档案资料管理中应积极采用现代化管理方式，推进管理的信息化，通过信息管理平台的构建，使得不同工程部门能够实现档案资料的共享，保持相互之间的高度配合与协调，促进施工目标的实现。
1.建筑工程档案资料管理的重要性
对任何类型、规模的建筑工程项目而言，其在实施的过程中都历经投资决策、设计、招投标、施工和竣工结算等环节，在每个环节的工程项目是实施中，往往都会产生一定的档案与资料，这些档案资料管理是否到位，将会影响到项目的顺利实施[1]。因此，随着建筑行业的迅猛发展，档案资料管理已然成为了工程管理中的重点性工作，其重要性具体表现在以下方面：（1）可以提升档案资料中各种数据信息的利用价值。因为建筑工程项目的施工建设中往往涉及了诸多方面的阶段和内容，经由档案资料管理，也就可以实现各种档案资料中数据信息的全面整合，最终将这些数据信息利用于工程决策。（2）有助于工程进度、质量和安全目标的实现。经由各个环节的档案资料管理和利用，也就可以使得现场的施工作业可以依据前期的进度计划、施工方案来开展规范化的施工作业，不仅可以减少现场的安全事故，更可以提升施工效率，使得一切的施工作业能够高质量、高效率完成。
2.建筑工程档案资料管理的现状
2.1施工档案整理缺乏时效性
建筑工程项目的实施过程中，所产生的档案和资料数量庞大，再加上涉及了很多的施工记录，导致档案资料管理的内容多、范围广。任何的建筑工程项目中，都应该保障档案整体的时效性，只有这样才能够有效发挥档案资料的价值。但从当下市场上的档案资料管理现状来看，因为缺乏对档案资料管理工作的重视，使得档案资料的时效性不足，工程企业在各个项目实施环节都未结合档案资料管理要求来保持档案资料收集、整理与项目实施的同步性。
2.2资料管理制度存在疏漏问题
建筑工程中的档案资料管理应该有相应的制度指导，各个工程企业为保障档案资料管理的有效性，都应该加强制度建设，构建完善的资料管理制度，使得专业的管理机构和人员可以以该制度作为指导来开展规范化的档案资料管理工作[2]。但实际情况是，很多工程企业在项目实施的过程中，并没有健全的资料管理制度支持，整个的管理工作开展中缺乏制度指导和约束。部分工程企业的档案资料管理制度不具有现实的可执行性，无法与工程现场的实际情况保持一致，有关人员也就无法按照该制度中的有关规定来开展相应的档案资料收集、整理、分析和利用，制度的完整性不够，可执行性不足。
2.3记录工程资料丧失后期利用价值
建筑工程项目实施的过程中也就伴随着大量的工程资料和档案信息，这些档案信息是工程项目管理的依据。
现阶段的市场上，很多工程企业虽然在项目实施的过程中投入了大量的人力资源来负责档案资料的采集、记录和整理，但在档案资料整理以后后期并未加强对这些资料的使用，导致后续档案资料的价值丧失。
3.建筑工程中档案资料管理的策略
3.1提高管理人员意识
为改变当下各个工程企业档案资料管理的现状，工程企业在开展项目实施的过程中，都应该提高管理人员的档案管理意识，只有从思想上意识到了档案资料管理的重要性，才能够更为积极、主动地参与到档案资料管理的工作中来。工程企业应加强对档案管理的宣传，对有关岗位人员实施定期培训，在培训工作中重点向这些人员传输关于档案管理重要性、方法、技术等方面的知识，通过培训来使得这些人员掌握关于档案管理的基本内容。但培训工作的实施应与工程现场的实际情况保持一致，可以一周安排两节档案资料培训课程，且要灵活安排培训时间，尽量避免培训与项目实施时间的冲突，发挥培训的作用，通过培训来提高有关人员的档案管理意识。现阶段，随着互联网时代到来，各个工程企业在档案管理意识的提升中，可以加大互联网等新媒体的利用，提高宣传水平，比如，可以在企业内网上进行相应的档案资料管理内容推广，推送软文和视频。
3.2优化人员配置
建筑工程项目的规模较大，施工任务又细分成了很多的分部和分项工程，不同施工环节存在着一定的地域分散性特征，再加上整个的工程项目实施周期长、范围广，使得档案资料管理的难度系数较高，涉及的管理对象非常多，大量的数据和档案信息使得参与到档案资料管理中的人员应具有极高的专业素质和责任意识，使得这些管理人员能够在自身的工作岗位上更好地开展档案资料管理工作[3]。因此，工程企业为提高档案资料管理的总体水平，应做好相应的人员配置，结合工程现场中的档案资料管理要求和任务，配备足够多数量且专业素质较高的档案资料管理人员，使得这些人员能够在自身的岗位上发挥自身的专业优势，规范开展档案管理工作。
3.3优化档案资料管理制度
档案资料管理是工程项目管理中的重点性方面，如果要在工程项目的实施过程中科学开展档案资料管理工作，工程企业在项目实施的过程中应积极采用制度化管理，通过档案资料管理制度建设，发挥制度的指导作用[4]。工程企业不仅要从行业档案资料管理的基本要求着手，更要从自身的档案资料管理经验和工程项目基本特点，对档案资料管理制度中的相关内容加以优化和调整，通过建立健全档案资料管理来提升管理的规范化。完善可行的档案资料管理制度中，应该包含管理范围的界定、管理对象的细分、岗位人员的责任划分等基本内容，使得这些制度中的有关规定可以作为档案资料管理的参考依据。但因为在建筑工程项目实施中也涉及了一些机密度较高的文件资料，在开展档案资料管理时，应针对一些机密性文件开展有针对性的管理，妥善保管这些资料并建立对应的保密制度，使得参与档案资料管理的人员不得存在泄密行为[5]。此外，工程企业应定期对档案资料加以检查，审核档案资料中缺失、错漏的情况，保障档案资料的完整性和准确性。
结束语：
近年来，随着市场环境的变化，建筑行业在这一过程中面临着越来越大的挑战，为更好地适应行业发展趋势，各个工程企业在项目实施的过程中，都应该将档案资料作为重点性的管理工作来抓，积极采用先进的管理理念和技术，提升档案资料管理的总体水平，发挥档案资料的价值。
参考文献：
[1]何丽.工程档案管理在建设工程中的重要性及对策研究[J].建材发展导向,2019,017(011):323.
[2]孙美令.简述工程档案资料的科学化管理策略[J].建筑工程技术与设计,2018,000(034):2829.
[3]杜燕娜.建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理对策[J].管理学家,2019,000(001):77-78.
[4]杨珍.新形势下建筑施工企业档案工作重要性思考[J].城建档案,2020,253(10):86-87.
[5]钱娟秀.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].中国房地产业,2019,000(036):121.