王菡
钦州市建筑工程质量检测中心有限公司 广西钦州 535000
摘 要：档案管理是机关事业单位管理体系中的重要组成部分，档案管理可以对机关事业单位的重要信息数据进行有效的管理，从而规范机关事业单位的内部管理体系，为相关决策的制定提供科学的参考和依据。互联网的快速发展使得信息技术在各行各业得到广泛应用，在信息化时代下机关事业单位的档案管理工作要跟上时代发展的步伐，满足机关事业单位转型升级的实际需求，才能够为机关事业单位管理水平的提高打好基础。
关键词：信息化时代；机关事业单位；档案管理；创新
引言：机关事业单位的档案管理是我国文献信息管理中的重要组成内容，机关事业单位的档案涵盖范围广、内容多，因此管理起来难度较大。针对机关事业单位档案管理中存在的一些实际问题，需要加强对档案管理工作的重视，完善机关事业单位档案管理机制，充分利用信息化的档案管理工具，从而切实加快信息化时代下机关事业单位档案管理的创新。
1机关事业单位档案管理概述
机关事业单位的档案管理主要包括了档案的收集、整理、鉴别、分类、检索、统计、编研、调阅、检查等工作内容[1]。由于机关事业单位的档案管理内容繁多，涉及到的领域也非常广泛，因此对于档案管理的专业化程度要求较高。档案管理人员既要对档案信息进行收集归档，同时还需要辨别真伪，合理分类、编排，以便于更好的为机关事业单位的相关人员提供档案调取和借阅的服务。此外，档案信息也是机关事业单位制定经营管理决策、调整工作重点及方向、进行人事任命及晋升等工作的重要依据。档案管理要遵循一定的规范和原则，按照不同档案的类型、内容等进行科学合理的分类，对档案进行编号和排列，以便于更为快速便捷的检索档案信息，满足机关事业单位的管理需求。
2信息化时代下机关事业单位档案管理工作的问题
2.1对档案管理工作缺乏重视
档案管理工作虽然对于机关事业单位的发展意义重大，但事实上很多机关事业单位都将档案管理简单的定义为对档案进行保管，但是对于档案管理的参考及借鉴价值却缺乏正确的认识。更不愿投入过多的精力、资金、技术和人才去进行档案管理的信息化建设。这就使得机关事业单位档案管理工作的定位模糊，档案管理人员缺乏创新性与学习性，工作积极性较差，档案信息资料管理比较混乱，数据信息缺乏价值，难以体现机关事业单位档案管理的价值。
2.2档案信息更新不及时
档案信息的及时更新也是档案管理的重要工作内容。档案更新可以保障机关事业单位档案信息的先进性和适用性，能够真实的反映机关事业单位在某阶段内的发展情况。但目前，很多机关事业单位的档案管理工作都具有一定的滞后性，对于一些档案信息未能及时的进行检查和更新，很多档案信息已经非常陈旧落后，其中的数据资料也缺乏准确性与完整性[2]。这就使得机关事业单位的档案信息无法真实全面的反映出机关事业单位的实际发展情况，机关事业单位的档案资料与现实情况不符，档案信息的参考价值不高，难以为机关事业单位各项决策的制定提供可靠的参考。
2.3机档案管理的信息化建设不足
在全新的社会形势之下，信息技术与大数据技术在各个领域的广泛应用颠覆了原有的工作模式。在此背景之下，机关事业单位要在激烈的竞争局势中保持优势，就需要不断加强内部管理与控制，通过加快转型力度，以顺应信息化时代的发展需求。而从档案管理的角度而言，传统的档案管理模式主要以人工为主，这种模式下档案收集、整理、分类和编排的效率较低，人为的失误和错漏较多，造成档案信息的失真。
而很多机关事业单位缺乏对档案管理信息化建设的重视，也没有积极的引进新技术和新工具，也就使得档案管理工作的创新不足，难以迎合机关事业单位快速转型升级的要求。
3信息化时代机关事业单位档案管理的创新对策
3.1树立对档案管理工作的正确认识
信息化时代下机关事业单位档案管理工作的创新必须从思想和认识层面出发，要加强机关事业单位管理层对于档案管理信息化建设的重视，加大对档案管理工作的宣传，将档案管理工作与机关事业单位的长远发展及管理紧密的结合在一起，保持对市场发展形势的敏锐触觉，充分认识到机关事业单位档案管理的改革与创新是信息化时代下机关事业单位发展的必然需求，从而加大对档案管理技术、设施和人员的投入，为机关事业单位档案管理工作的创新改革做好充分的准备。
3.2制定完善的档案管理制度
首先，机关事业单位要结合实际的档案管理信息化建设的实际需求，制定完善的档案管理制度，对档案管理的权限、方法、流程进行有效的分配和落实，从而保障档案管理工作有制可依；其次，要对机关事业单位档案管理部门的职能、岗位的设置、人员的安排及具体的工作任务及考评方案进行全面规划，确保档案管理责任落实到岗、落实到人，将档案管理工作的制度建设、执行能力与人员的绩效考核相联系，从而提升档案管理人员的责任心，提高对制度的执行能力，确保档案管理工作的规范化和专业化；最后，要制定相应的监管机制，尤其是对档案信息数据的真实性、完整性和准确性，要制定一定的监管方案，设置专门的监管人员定期进行检查，针对机关事业单位档案管理部门在实际工作中存在的不规范行为，或档案信息丢失、错漏、造价等行为应当严格进行查处，深入分析其原因，制定相应的奖惩措施，以有效规范档案管理工作。
3.3加快档案管理的信息化建设
首先，要补充完备档案管理信息化所需的软硬件设备，加大资金投入引荐先进的档案管理技术和平台，从物质层面为档案管理信息化建设做好；其次，要加强人才的培养，结合档案管理信息化建设的实际需求，开展档案管理信息化的相关培训，帮助档案管理人员掌握信息化档案管理工具和平台的操作方法，补充优秀的复合型人才，以其实满足机关事业单位档案管理信息化建设的实际需求[3]；最后，要不断提升档案管理部门的信息素养，重视档案管理的安全性，加强档案管理信息化平台的安全建设，尤其是对一些重要信息数据要设置一定的安全防护措施，避免重要数据信息的泄露或篡改，提升网络防护等级，提高档案管理信息化建设的整体水平。
3.4注重信息时代下档案信息的安全管理
机关事业单位的档案信息反映着机关事业单位真实的管理及发展数据，具有一定的法律效力，其中不乏一些重要和私密的档案信息。信息化时代下，虽然提高了档案管理的便利性，但由于网络环境的开放和复杂，也增大了安全管理的难度。因此，机关事业单位要重视对重要档案资料的管理，可以通过设置不同的借阅权限来对档案资料进行分级管理；同时，还要加强档案管理信息化平台的安全管理，借助设置登陆权限、访问权限、防火墙等工具防止不法分子或网络黑客的攻击，保护档案资料的安全[4]；此外，针对重要的档案信息要注重备份，以防档案丢失或损坏带来严重后果。
结论：
在全新的社会经济形势下，对机关事业单位档案管理工作提出了更为严格的要求。机关事业单位档案管理工作的开展需要依托完善的制度，明确的流程和先进的技术得以不断创新改革，从而有效提升档案管理的水平，确保档案信息的安全，提升档案信息的真实有效性，从而为机关事业单位的稳健发展提供有力保障。
参考文献：
[1]石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索[J].文化创新比较研究,2020,4(35):179-181.
[2]脱连弟.新时代背景下如何提升机关事业单位信息化档案管理[J].科技传播,2018,10(11):146-147
[3]崔强.浅谈信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务,2018(03):71.
[4]肖莹.开发利用新平台提高便民档案信息资源利用效率的思考[J].信息系统工程,2018,29（10）:51.