范成云
日照市房产管理服务中心 山东日照 276800
摘要：随着经济的发展和网络时代的到来，随着现代社会信息化手段的不断发展，信息化技术手段对于促进事业单位体制机制改革有着强大的推动作用。档案管理是事业单位日常工作中的重要环节，对于保障和推动各项工作高质量完成具有至关重要的作用。因此，在信息化水平飞速发展的当下，要充分运用先进的信息技术手段，推进事业单位档案管理信息化建设，能够显著提高档案资源的保存率和利用率，从而促进事业单位档案管理工作的不断完善和优化。本文通过阐述事业单位档案管理推行信息化建设的意义，分析了实施过程中存在的问题，并对如何有效提升事业单位档案信息化管理水平提出了几点思考，希望为扎实推动事业单位档案信息化建设提供思路。
关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设
1事业单位档案管理信息化的意义
在事业单位工作中采用信息化管理手段管理档案优势极为明显：第一，科学技术的显著进步决定了要实现档案管理的信息化，在现代化进程的发展下，信息化技术得到了广泛应用，信息化技术极大影响了人们的工作和生活方式，人们更喜欢也习惯于在生活和工作中运用信息技术。档案精确记载了单位的相关人员活动，这便要求档案具有有效性和安全性，同时，其也是人力资源管理的重要组成部分，和员工以往的经历有着十分密切的联系。第二，信息化的档案管理方式，将过去档案存储的复杂性改变了，计算机软件的功能十分强大，借助计算机基础，可以快速保存和分类档案信息，促使员工工作效率提升，也能实现档案管理者工作效益的提高。
2 当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 事业单位档案工作人员信息化素质偏低
一是事业单位的档案工作人员不注重自身素质的提高，很多人还习惯传统的档案管理模式，没有积极学习新生事物，导致事业单位档案管理信息化进程较慢。二是事业单位的待遇较低，致使很多专业的信息化人才不愿到事业单位中去，造成事業单位缺乏专业的信息化人才，再加上现有的职工大多年龄较大，学习新事物的能力较差，进而影响了事业单位档案管理信息化建设。三是事业单位的档案管理人员大多不是专业的人员，致使其专业素养不高，无法更快地开展档案管理工作，阻碍了档案管理信息化建设工作的开展。
2.2 部分事业单位对档案管理信息化建设不够重视
部分事业单位认为档案管理信息化建设工作并不重要，在日常工作中缺乏档案管理人员、基础设施以及资金等方面的投入，导致档案管理信息化建设缺乏充分发展基础，进度缓慢，长此以往，将会直接影响事业单位的长远发展。
2.3 部分事业单位档案信息化建设实效不高
有些单位虽然非常重视档案管理信息化工作的开展，但是在具体操作过程中不能根据单位档案的实际情况来引进相应的设备，只是盲目选择最先进的，却忽视了其实用性，造成档案信息化建设只停留在设备建设上，导致档案信息化建设得不到应有的效果。
2.4 当前事业单位的档案管理信息化建设存在弊端
当前部分单位在档案管理信息化建设中存在着一些问题，如日常办公中采用纸质录入方式，为后期的资料输入及查找带来了较大困难;再如没有及时将过去的办公资料电子化，导致过去很多重要资料丢失，无法为事业单位的发展提供资料支持等等，这些问题在后期都会直接影响事业单位的发展。
3 如何提升事业单位档案管理的信息化建设
3.1 建立档案信息管理应用平台
事业单位档案管理工作的重点是效率和质量，事业单位档案管理关系到事业单位管理的效果，所以事业单位档案管理的不能发生任何差错，所以保证事业单位档案管理的质量和效率是信息化建设的重点。为了实现档案的高效管理，要借助网络平台实现档案资源的信息共享，实现信息的快速传递，有利于实现事业单位档案管理工作的高效运转。所以事业单位档案的管理部门要结合事业单位档案管理的核心作用，发挥信息技术的推动作用，提升事业单位档案管理的质量。
3.2 要注重事业单位档案管理软件的开发
事业单位档案管理机构要注重档案管理软件的开发工作，组织技术力量结合事业单位档案管理的特点完成档案管理专业软件的开发工作，要实现档案管理的信息化。针对事业单位档案管理，要配置相关的信息化设备和软件，实现档案管理的信息化和网络化[1]。当前，网络的普及率在逐渐提高，工程档案管理要发挥网络的优势，充分发挥网络平台的作用，档案资源可以被充分的挖掘并利用起来。利用网络进行信息资源的开发，档案信息的储存量会扩大，档案信息的质量会提高，档案信息的结构也会发生变化，可以让档案信息资源发挥更大的作用。此外，要保证档案管理的信息化，要注重档案管理信息系统的研发，结合事业档案管理的特点，开发有关档案管理的应用平台。
3.3 要注重事业单位档案管理信息化人才的培养
档案管理部门要建立和档案信息化管理相关的培训制度，制定科学合理的培训计划，可以采取多种形式，比如定向培养、专题培训以及讲座等。要注重和同行的技术交流，注重学习先进档案管理方法，培养事业单位档案信息化管理的人才队伍。此外，档案管理机构要注重档案管理人员的管理，档案管理人员要具备计算机操作能力[2]。档案管理机构要注重信息化建设技术人才的培养，建立技术过硬的档案管理技术服务团队，在研发事业单位档案管理应用软件的同时，保证档案网络的安全稳定运行。
3.4 加强事业单位信息化档案的安全管理
加强事业单位档案管理的信息化建设，还应该加强相关的技术交流，努力提高事业单位内部信息化档案的安全管理层级，通过及时对信息化档案管理系统进行实时更新，保障事业单位档案管理的信息化系统不被黑客入侵。在这个过程中，应该加强与信息管理中心的技术合作，不断提升事业单位档案管理信息化的安全管理效率。
3.5 加强对事业单位信息档案资源的开发利用
要妥善解决事业单位档案资料开发利用效率过低的问题，应该积极完善事业单位档案管理信息化建设的制度体系。首先，应该加强以事业单位相关门户网站为平台的档案资料库的建立，通过完善事业单位外网、内网的档案信息资源共享服务来更好地提升单位内部档案资源的开发利用率。重要的是要积极健全相关的资源搜索渠道，为实现档案资料的网上查询功能提供实现途径。其次，应该对事业单位内部的档案信息的内容进行分档，并据此实现对事业单位的档案资源利用的数字化开发利用。
结语
档案管理是事业单位工作的重要组成部分，为了推动企业的发展，档案管理工作应当开展必要的创新与改革，使其信息化水平可以得到有效提升。当前档案管理信息化建设工作存在管理者重视度不足、资源开发不够深入、员工素质较低、检索率较低等问题。为了改善现状，各单位应当加强对相关工作的重视，建设信息化推广平台，加强对员工培养的关注，并引进先进的设备与技术手段。
参考文献：
[1]张瑾.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].法制博览，2016（08）：294+290.
[2]黄庆容.事业单位档案管理信息化建设有效策略研究[J].城建档案，2016（06）：23-25.
[3]郭鹏.浅析事业单位档案管理信息化建设的可行性路径[J].才智，2016（25）：248.
[4]宫艺.提升事业单位档案管理信息化建设水平的策略[J].办公室业务，2017（01）：35.