伊从波
成武县永昌街道办事处
【摘 ?要】电子档案在档案管理的信息化进程中占有重要地位，为了切实做好电子档案的管理工作，需要从实际的信息化规范建设角度出发，开展电子档案的管理工作，提升信息处理工作的效率。在实际的工作中，各行各业的发展都离不开电子档案的管理工作，由于管理的方式、管理的手段不同，电子档案管理的效果也是千差万别的。因此，论文从多个方面对档案工作的信息化建设进行了探讨，以期提升工作的效率。
【关键词】电子档案管理;档案工作;信息化建设;应用
1 电子信息化管理模式建设的作用和优势
1.1 提高档案检索的效率
传统的档案管理工作依靠人工输入、收集、处理的方式进行，并且在实际的工作中面临着庞大的工作量，还需要工作人员进行分类、整理和收集工作，但是档案管理人员的数量和精力都是十分有限的，大量的档案得不到及时有效的处理，也就降低了档案管理工作的效率，在检索中出现了问题。档案管理的时间比较长，十分消耗工作人员的精力，而电子信息化档案管理工作有效地对上述弊端方面进行了弥补，从而使得管理人员的工作量大大缩减，后期的档案查阅和分析都变得比较容易，降低了档案管理工作出错的概率。目前，对于档案的检索和应用而言，电子信息化管理模式是一种十分有效的方式。
1.2 提高档案管理工作的效率
任何工作流程都有特定的工作方法，其也离不开相关工作人员和部门的协调配合。
构建电子信息化档案管理的平台，在信息资源共享和各个部门人员之间的沟通方面提供了更加便利的工作环境，也缩短了工作的时间，将工作效率大大提升。通过对以往的调查和工作经验进行分析，电子信息化档案管理平台建立完成之后，企业对于档案的利用率也大大提升，节约了工作的时间和工作的成本。
1.3 提高档案管理工作的时效性
传统的档案管理工作面临着较大的工作量和较长的工作时间，而且工作的内容也十分烦琐，基本上以人工的工作方式为主。同时，在传统的工作模式中非常容易出现工作上的纰漏和问题，导致多年后信息无法查找的問题，档案管理工作的有效性大打折扣。而利用电子信息化管理模式，通过使用软件对于档案进行分类管理，保证了档案管理工作的时效性和准确性，在全面提升档案管理质量方面发挥了作用，可以第一时间将档案归纳到数据系统中，为查阅提供了更为便利的条件，避免滞后性问题的发生。
2 当前电子档案管理工作存在的问题
2.1 缺乏相应的标准和规范
电子档案管理的规范和标准是实现档案信息化的重要保证，主要是在电子档案的定义、移交、处理、储存、安全保证、检索、利用等方面进行更为细致的工作的规定。在当前的电子信息化档案管理中，由于相应工作标准的缺乏，就使得在具体的工作中出现了工作业务流程不熟练、业务范围不清晰的问题，出现了各种违反规定的现象，不利于电子信息化档案管理工作的有效开展。
2.2 电子档案的维护工作有待加强
电子档案的管理维护工作仍然需要加强，主要包括以下三个方面的问题：首先，电子档案管理系统的维护周期长，在实际的使用过程中容易导致电子档案管理系统的故障不断升级，不利于软硬件设备的更新换代工作;其次，电子档案管理系统的维护工作并不够深入和细致，尤其是在复杂化的工作背景之下，维护工作需要更加专业化、细致化、全面化，一旦发现工作方面的问题就需要及时处理，一些难以发现的问题如果常常被忽略也会产生一系列的问题，为后续工作留下隐患;最后，维护技术依然不够先进，尤其是电子档案管理的时间不长，并没有实现高度的自动化，费时费力，效果并不明显。