杨洋
武汉建工集团股份有限公司 湖北省武汉市 430000
摘要：通过从管理的角度分析施工档案管理的现状和存在的问题，提出了施工档案管理在单位发展中的必要性和作用。对于建筑档案管理，从档案概念的更新入手，提出了档案管理创新的基本思想，促进了档案管理的组织形式，管理体系，管理方法和管理模式的创新。
关键词：档案资料 管理措施
引言
在大数据时代背景下，建设工程领域对档案管理信息化建设和规范管理愈加关注，逐渐深刻认识到推进建设工程档案信息化建设和规范管理在保障工程项目档案资料的及时性、完整性和安全性，以及提升档案管理水平和业务工作效率方面的重要意义，需要积极探索信息化、数字化改革创新之路。
1建筑工程档案资料管理现状和问题
1.1签字造假或代签部分
施工企业忽略了对施工技术资料的检查工作，为提高施工技术资料的准确可信度，在没有施工过程信息记录的情况下，相关负责人相关文件上签字，以便后期检验查证。在实际的施工过程中，相关负责人未严格按照要求签字，未提高对施工技术材料准确性的认识。部分负责人制造虚假信息或要求建设部门及监理签字仿写、代签，导致施工技术信息缺少可靠性、准确性、真实性，影响施工单位的信誉度，难以处理后期出现的工程问题及工程事故[1]。
1.2建设单位负责人思想重视程度不够
建筑工程的相关管理人员为项目早日验收投产，只追求工程的经济成本和工程进度，工程资料往往成为一个忽略因素，对于工程资料的管理并不是十分的重视，这就导致很多的工程在资料管理、资料制作和整理组卷的时候都是非常的随意，很多时候不同工程却可以使用相同的资料，相同的资料技术参数和编制时间甚至都没有修改，签章以及图标更不是很清楚，并且对于工程资料表格制式都不是很统一。究其原因就是因为建设单位对建筑工程资料管理的不重视。
1.3信息水平较低对
建筑工程进行建设，通常需要应用到大量资料和专业文件，这与工程规模间，并不存在直接关联，如何快速整理资料和文件，现已成为建设单位亟待解决的问题。调查表明，多数从事建筑工程建设和相关工作的单位，均未对整理资料及管理档案的工作引起重视，为上述工作提供的资金，无法支持设备定期更新换代，因此，即便部分单位已经对管理部门与岗位进行了单独设立，但受到软硬件设备的制约，管理人员仍然无法做到信息化管理。
1.4档案管理制度不够完备，档案利用率不高
目前，我们很多工程施工单位虽然已经建立了多个档案管理工作部门，而且也已经制定了与档案管理工作相关的各项工作制度规范，但是这些工作制度还不够完善和全面，没有随着工程项目施工规模的不断扩张、经营管理层面的不断增加而相应地逐步建立一套档案管理工作网络，仅仅依靠一些档案管理工作人员“孤军作战”。有的只是为了应付检查而必然存在的一种资料形式化，从而直接造成目前档案资料收集管理效率低、内容重复分散的档案现象变得比较严重，造成档案人力、物力和信息空间极大程度的浪费，不利于进行档案资料的高效收集管理和充分利用，对于档案资料的真实性和资料完整性也达不到其所应有的有效保障。还有一些施工单位在研究制定工程档案管理相关工作规章制度时，没有充分联系其施工单位工程自身的实际工作情况，而完全直接照搬其他施工工程企业制定的档案管理工作制度，缺乏技术实用性和工作针对性，大大降低了建筑施工过程档案管理服务工作的技术水平和服务质量，不利于企业满足这个时代经济日益发展的要求。另外，部分管理者长期受传统观念的影响，对施工档案管理工作缺乏重视，更多关注的还是工程项目自身的经营和发展，对于工程档案资源开发上没引起重视，造成档案信息资源的利用率不高，不能很好地为施工工程的持续发展服务[2]。
2建筑工程档案资料管理问题的改进措施
2.1建立管理制度
建筑工程的建设过程，首先是安全制度，要求所有的人员在实现各类资料的查阅和使用时，要输入个人的工号和密码，结果验证之后才可进行使用，并且严禁出现档案查询号码的混用问题。其次要能够建立管理制度，针对一些纸质档案，要确保所有的人员在工作过程中经过资质审查，只有保障了科学性、完整性与真实性方可防止数据篡改问题，以及如果该过程出现档案遗失或者损坏，要严肃追究当事人责任。最后是针对档案以及其他资料的管理类信息，需要所有的信息在使用过程中，要由具有一定权限的人员才可以按照当前的岗位工作需求获取档案，从而避免出现资料的管理混乱问题。
2.2施工单位应注重对隐蔽工程验收的核查工作
隐蔽工程的验收记录是工程技术资料管理的核心工作，因此，验收程序应更严格，要求验收及时、资料完整真实，并核查工程项目数量、名称、单位等。对已经填写完毕的隐蔽工程验收记录，须进行设计单位、建设单位、监理单位三方审核，签字确认[3]。
2.3形成科学管理意识
整理资料及管理档案，始终是对建筑工程进行建设的重要环节。近几年，建筑工程拥有较之前更大的规模，要想使工程取得理想效果，建设单位应对上述工作进行深入了解，明确管理档案的必要性，为相关工作的落实提供支持。除此之外，多数建设单位对档案进行管理时，均会遇到资料搜集难度大的问题，这就要求管理人员做到持续宣传，确保不同岗位人员均对档案管理有正确认知，在自身需要承担责任与义务的指导下，配合管理人员顺利完成搜集资料的任务。
2.4完善施工档案管理制度，提高施工过程档案资料的合理性和利用率
在新的时期，要想提高施工档案的管理水平，提高档案资料的使用率，首先要结合自身单位实际情况，建立并完善文件管理体系，实现档案资料规范、科学化的管理。改变撒手管理和重复管理的落后局面，实现档案数据的统一集中管理，使整个档案管理工作系统化、规范化。此外，还要不断地优化文件收集整理和使用的过程，保证资料收集整理和保存的过程中，各类文件能够有序地整理和保存，从而提高档案资源利用率[4]。
2.5重视信息建设工作
信息时代的到来，使数字化、信息化成为档案管理行业前进的主要方向，对建筑工程资料整理及档案管理工作而言，利用信息技术开展数字化建设，同样有重要意义。从建设单位的视角来看，要想使信息建设工作取得理想效果，不仅要对观念进行转变，为档案管理提供人力支持，还要增加投入成本，通过采购计算机和相关设备的方式，使建立数据库的工作拥有坚实基础，这也是信息管理目标达成的先决条件。当然，建设单位还应当定期组织管理人员，参与以先进理念与技术为主题的培训活动，确保管理人员拥有接触和掌握信息技术的渠道[5]。
结束语
施工企业要想充分发挥内业资料在今后发展中的作用，必须明确认识施工项目在文件管理中存在的问题，并根据这些问题制定针对性的解决办法，不断提升档案管理人员综合素质，完善有关制度的建设；同时加强文件管理信息化的建设，进而增加文件管理资源的建设，从而提高文件管理的质量和利用率，使档案管理工作变得更好，为我国建筑事业的持续发展服务。总之，建筑工程档案资料的管理是整个工程的重要环节，建筑工程单位应加强对其的认识，加大对档案人员的培训和设施投入，积极使用信息化技术，建立管理系统等，全面保障建筑工程档案资料的有效管理
参考文献：
[1]冷倩. 浅谈新形势下企业档案管理工作的创新与发展[N]. 日照日报,2021-04-22(A03).
[2]贾玲玲.建筑 工程内业资料管理中的问题与改进建议探讨[J].居舍,2021(09):89-90.
[3]王慧.高校建筑工程档案信息化建设和规范管理途径[J].兰台世界,2021(03):100-102.
[4]李欣.基建工程项目中档案资料的监控与管理分析[J].兰台内外,2021(03):47-48.
[5]徐畅畅.浅议施工档案管理创新发展[J].科技资讯,2021,19(01):120-122.