穆晓东 方家依
中国水利水电建设工程咨询西北有限公司QBT监理中心 陕西西安
摘要：水利工程监理档案是监理单位在实施监理的过程中形成的各种原始记录，它既是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，同时也反应了监理人员的素质和监理机构的管理能力与管理水平。作为工程监理档案工作者要做到维护档案的真实性、完整性、档案整理及时性并且与工程同步进行、档案查阅准确快速。由于种种原因，监理档案管理工作还有不少需要规范管理和有待改进的地方。根据水利工程档案资料的整编要求，对档案管理有了一些自己的认识。
关键词：水利工程 监理档案 管理
一、水利工程监理档案管理的概念及归档范围
1.水利工程监理档案概念
水利工程监理档案管理，是指监理档案管理人员受建设单位委托，在进行水利工程监理服务期间，对水利工程实施过程中形成的与监理服务相关的图纸、文件、质保书、试验资料、施工方案、技术和质量等资料进行收集、保管、统计和利用的一系列工作。
2.监理档案的归档范围
根据规范要求监理单位归档内容主要是在其业务范围内形成的全部文件，涉及管控类文件（通知、指令、批复等）；协调类文件（纪要、工作联系单等），报告类文件（监理周、月、年报，记录、（体系制度）等），内部管理类文件以及声像资料等五类。
二、监理档案资料的过程管理
1.做好文件的收集
现场部门要做好收集工作，首先要明确档案归档的范围。其次，监理人员要根据工程的实际情况，按照水利工程相关规范要求，确定本工程的各式表格，对其格式、填写内容、纸张大小进行统一规定（结合建设单位档案管理要求），这样有利于提高收集归档的质量和效率。第三，工程建设要坚持“监理档案工作与工程建设同步管理”的原则。“同步管理”是确保档案资料完整、准确、系统和日后能有效提供和利用的具体措施。监理人员在实施监理过程中，应及时收集过程中随时产生的原始（文件、声像、实物）资料，并对收集的资料进行简单的说明，做到档案资料收集整理的进度与工程建设的进度协调一致。这样才能避免档案资料之间的联系不紧密、应归档材料不全等问题。
2.文件的管理
文件资料收集完成后，最重要的环节就是文件的管理，所谓的“管理”就是如何整理和保管，可以从以下几点出发：
1）做好收发文记录
水利工程一般工期比较长，QBT属大型工程建设期将达到十余年工期，做好收发文工作对施工过程中查找文件下落有着重要作用，有的甚至可以根据收发文记录确定责任大小，因为有可能过程中存在有重要的文件未能及时发到相关单位，而造成了一些损失，若要追究责任可以借助登记记录。做好纸质版登记的同时应采用电脑辅助管理，把每一份收到和发出去的文件输入电脑，按文件来文单位和发文文件性质分别登记，记录内容包括：来文（发文）时间，份数、文件名称及内容、文件编号、监理的审批意见（包括谁在何时审核、批复文件文号），虽然做的时候会觉得很麻烦，但日后查找资料信息有很大的帮助。
还应建立一些其他常用数据的台账，如合同信息台账（将相互关联的文件登记到一起，如施工单位上报的文件、监理转程建管局的文件、业主回复的处理函、监理对施工单位文件的批复意见）、现场闭环文件台账等。
任何人借阅档案资料都应履行借阅手续，重要资料必须经相关领导批准才能借阅。并且要求借阅人员做到阅完后及时归还、放回原处保存。
2）电子版文件的管理
监理单位收到的所有文件，如施工单位技术方案、设计变更等；发出的所有文件，如监理通知（包含监理工程师通知、监理工程师现场指令、整改通知）、会议纪要、监理工作联系单、监理批复等文件数量比较多的，在电脑上可按文件类别建立文件夹，分类存储管理，属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。对每一份文件的题名进行填写：文件名称、文号、具体发送单位保证文件查找时能准确迅速的找到所需文件。
3）文件的预立卷
立卷的方法有很多，但其基本的原则和要求是一致的，不同的工程应结合实际情况及建设单位要求开展立卷工作，对已经审批完成文件或不需要再处理的文件及时进行分类整理，整理要求即：组卷应保持文件资料之间的有机联系，防止人为打乱文件资料之间的相互联系，整理的案卷内容须系统的反应监理工作过程。此时要借助电脑进行管理，把存进档案盒内的每份文件进行电子版卷内目录登记（若建设单位有相关档案竣工资料管理表格，应结合相关要求进行卷内目录登记；若没有，则要反应文件的基本信息，如文件名、收发文号、收发文时间等），卷内目录的文件名必须写出文件的全名，不能简写，无文件名的须简要概括文件的内容，并且要与收发文和电子文档保持一致，方便后期查阅。最后在档案盒的背脊上把盒内的文件类别概括清楚。之所以这样是为了施工过程中给各个专业需要相关文件的人员能够快速的找到他们想要的文件，虽然这些在工作时做起来很繁琐，但为后续文件查找及竣工归档节约了大量的时间，同时也提高了工作效率，若不能借助电脑进行辅助管理，很难快速的提供所需的资料。
三、做好档案管理的措施
1）树立档案意识
思想决定行动，要提高竣工档案工作，就必须要提高档案管理意识。要采取有效的措施和手段来提高领导和工作人员的档案意识。只有从领导到员工，自上而下由内心而外树立了较好的档案意识，才能按照规范要求做好档案资料的编制工作。
2）建立完善的档案管理制度和组织机构
监理中心应明确档案管理责任制，分工明确、专职专责。总监是监理档案管理的责任主体，为保证档案管理工作的顺利进行，切实做好职责范围内的档案收集、整理、归档和保管工作，总监理工程师对整个档案的管理目标提出指导性意见，在过程中随时督促、检查和指导档案的收集、整理、归档工作，确保档案责任制落到实处。监理中心应设置档案室并与各参建单位密切联系，相互配合，共同形成做好档案工作的合力。
3）配备专职档案管理人员
监理中心在项目进场时就应安排专职人员负责档案资料的管理工作，部门领导定期检查档案专职人员日常工作的完成情况，及时发现工作中存在的问题，纠正失误，提高效率、促进档案管理工作，高质量完成监理档案管理的日常工作。
4）加强档案管理人员的培训
监理档案专职、部门内业要定期参加专业理论学习，提高业务素质和工作能力。应具有认真严谨的工作态度，有良好的职业道德，严格遵守《档案法》、《保密法》等有关法律法规，严格执行对档案资料的收集、归档、管理、利用及保密等方面的归档。
结语：
水利工程监理档案管理贯彻工程建设的全过程，资料的形成、保存及归档是一个系统性管理工作，需要全员参与，同时也是监理单位在监理业务实施中的一项重要工作，是衡量监理服务质量的重要依据，对工程的建设管理发挥着重要的作用，因此做好监理档案管理工作至关重要。