杨凯佳
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摘要：现代企业制度体系下，促进企业档案管理职能转变，提升企业档案管理效能，能够激发企业档案管理活力，在维护企业经济效益、合法权益和历史真实面貌等方面，发挥着越来越重要的作用。本文就企业文书档案管理存在问题及完善对策进行简要分析。
关键词：企业；文书档案；管理；问题；对策
中图分类号：G275 文献标识码：A
1企业文书档案管理存在问题
1.1忽视档案管理人员的专业素质
有些企业档案管理人员直接上手开始工作，在处理档案的过程中，因没有受过专业训练，对档案的分类、立卷等专业管理工作没有充分了解，这就导致他们在工作时不能很好地进入状态，需要一段时间去慢慢适应，并且他们的专业水平还达不到现代档案管理的要求。同时在一些企业里，尽管文书档案管理人员都学过相关知识，但他们整天都忙于工作，没有时间去提升自己，去继续学习新知识，这就造成了这些文书档案管理人员思想比较落后，不能紧跟形势，反映在他们的实际工作中，就是对最基础的档案管理知识缺乏了解，导致在工作过程中遇到没有见过的问题就无法解决，严重影响了工作，延误整个工作部门的工作，耽搁工作进度[1]。工作人员开展工作时对专业知识掌握不扎实，不了解内容，可能会延误工作。最近几年来，随着档案数字化技术的逐渐普及，很多企业开始用计算机技术进行档案管理，在文书档案管理工作中，数字化档案管理已经成为未来档案管理的趋势，但很多企业文书档案管理工作中有很多问题不明确，这就需要企业加大培训力度，请专业人才来授课，员工努力学习，尽快掌握相关专业技术，减轻工作负担。
1.2文书档案衔接存在问题
文书工作和档案工作之间是不可分割的，它们之间有一些相同点，也有很大的差异性。我们在文书档案管理中，要把这两项工作紧密联系起来，只有这样，才能科学有效地完成档案管理工作。然而在实践操作中，文书和档案工作者在工作中常常把精力放在自己的本职工作上，而忽视了相互工作的催化作用，直接导致文书工作和档案工作之间衔接不紧密，以至于文书和档案的基本文件格式和方法加工有很大不同，两者无法统一进行，存在不规范和不科学的现象。
1.3档案管理工作的现代化水平有待提升
在文书档案管理的过程中，有效使用现代科学技术有助于引进新技术和提高工作效率。通常纸质档案文件存放时间长，但很容易发黄，纸质材料在保存时受到很多因素的影响[2]。例如外部环境，所以往往笔迹模糊不清，纸张损伤等情况时有出现。文书档案管理现代化进程中，主要是使用数字文件管理系统，数字文件管理系统的应用程序改进了传统的纸质文书档案，可以提高电子文书档案管理水平，最大限度地满足科技时代的发展需要，并确保工作效率不断提高。当今社会，传统的档案处理方法已经不符合新时期存档的要求，而且传统的档案处理方法在档案管理方面效率低下，进而和信息时代对档案管理工作的要求之间存在巨大差距。
2企业文书档案管理完善对策
2.1增强文书档案管理人员的专业水平
为了促进文书档案管理人员更好地工作，我们需要提高文书档案管理人员的专业水平。可以让档案管理工作者总结自己工作中遇到的问题，并提出解决方案，对一些较好的方案要给予奖励，让大家在工作中发现自己的问题，单位可以了解员工尚未满足的需求，有针对性地进行激励。让员工参加技能培训，弥补自己的不足。让每一位文书档案管理人员都能接受日益更新的档案管理技术要求，提高工作人员的综合素质。
2.2文书和档案工作的衔接
文书的完整度直接影响了档案管理的好坏，因此，档案质量是由文书完整度决定的。文书工作人员在工作中要增强对档案管理的认识，并改进文书的整理和存档过程。在处理文件时，秘书处工作人员应认识到这一点，为存档奠定良好的基础。想要做到这一点，需要文书工作者平时留心观察文件的完整度，对文件的保存格式等都要有所规定。其中电子材料的格式以及处理存档所需的格式需要特别注意，一定要按规定来完成。对于纸质资料，要按照要求使用恰当的纸笔，避免出现不必要的麻烦[3]。此外，在处理过程中，当我们拿到文书时要尽快处理，收到文件时要尽快确认、登记和查看。如果在登记时发现有文件丢失，应及时通知提交材料的部门，发送备份文件。为了确保文件的完整性，必须及时整理和存档领导人的重要发言文件和大型会议材料。
2.3改善档案管理条件
企业档案管理效能的提升，也是现代企业制度建立的内在要求。因此，企业经营者、管理者要切实在思想上高度重视企业档案管理工作，加大档案管理所需人财物的投入力度，改善档案管理的现代化、信息化水平，为提升企业档案管理效能提供必要的技术支持。要根据企业档案管理实际需要，严格按照企业档案数字化、信息化建设标准和要求，改善档案管理环境，为企业档案管理配置先进的管理设备和器材。提前做好企业数字化档案馆建设规划、科学研究档案馆建筑结构和布局要求，因地制宜地做好功能分区，严格按照“八防”的标准和要求，确保档案库房安全。探索利用网络云、办公自动化App、档案检索网络化、智能化等，切实改善企业档案管理软硬件条件。
2.4建立有效的管理机制，严格管理程序
我们在工作中，应尽可能仔细地分析系统和程序的所有细节和过程，尽可能细化每一环节，简明扼要，并确保建立的标准可以实施。文书档案管理人员在完成任务时，要按照单位的要求来进行，不允许以任意方式发布无效文件。在文件正式印刷之前，必须对内容进行彻底审查，以确保其完整、精确、流畅和严谨。文件中出现失误的地方，要依据单位要求进行修改，并在修改后仔细检查。此外，在印刷过程中，对用哪种纸，多大的纸，都要按要求来。与此同时，要注明文件的名称和用途，明确它们是用来干什么，并把握好文件的数量，不要出现任意抄送现象。
2.5完善文书档案管理工作信息化建设
随着信息技术的发展，现代信息技术被文书档案管理工作大力运用，工作难度和工作量大大降低。使用办公自动化管理文书档案，将提高文书档案管理水平，并确保管理质量稳步提高。信息化是一把双刃剑，给大家带来便利的同时，也威胁相关的信息安全。在当今这个快速发展的社会，如果不能很好地保护自己的信息，就会像“透明人”。因此，为了保护文书档案不被泄露，很有必要完善文书档案的管理以及信息化建设[4]。办公自动化可以有效避免这种情况发生，可以确保文书档案管理安全，防止信息泄露。
总而言之，为了能够达到理想的工作状态，企业必须实施有效的方法，在实施文书档案的过程中，需要改变自身的观念与工作方式，通过创新、提高管理效率，获得进步，并实现文书档案管理工作信息化建设。另外，要采用标准、规范的工作方式，结合多部门之间的联系，以此来协调、配合工作，从而提高文书档案管理工作水平，促进企业的长足发展。
参考文献
[1]赵晶晶.企业档案管理安全风险防控与措施[J].办公室业务，2019(22):119-120.
[2]曹永吉.企业档案收集工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2019(22):155+157.
[3]任琼辉.企业战略合作协议档案管理探究[J].山西档案，2020(01):118-124.
[4]杨雪红.做好企业技改项目档案管理工作的探讨[J].价值工程，2019，38(32):61-62.