容像
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摘要：监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录，它体现监理工作的痕迹和成果，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，监理档案管理是监理管理工作的重要环节，是监理标准化建设的重要组成部分，是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。本文将从分析电力工程建设监理单位档案管理的现状入手，探讨如何加强监理档案的管理工作，维护档案的完整与安全，实现档案的有效管理。
关键词：监理工作；档案资料；档案管理
中图分类号：D 文献标识码：A 文章编号
1建设工程监理文件档案资料
勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件；监理规划、监理实施细则；设计交底和图纸会审会议纪要；施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料；分包单位资格报审会议纪要；施工控制测量成果报验文件资料；总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工或复工报审文件资料；工程材料、构配件、设备报验文件资料；见证取样和平行检验文件资料；工程质量检验报验资料及工程有关验收资料；工程变更、费用索赔及工程延期文件资料；工程计量、工程款支付文件资料；监理通知单、工程联系单与监理报告；第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要；监理月报、监理日志、旁站记录；工程质量或安全生产事故处理文件资料；工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料；监理工作总结。
2管理职责
根据《建设工程监理规范》GB/T50319―2013，项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：
应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料；应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理；应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案；应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。
3监理档案管理工作中存在的问题
3.1对档案资料的重视程度不够
长期以来，相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是传递、保管的事务性工作，技术含量低，不是监理项目部的主要工作，只是其它工作的辅助，只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付，能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。
3.2缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看，有的监理项目部成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因，工程档案由其他专业人员代管和兼管，形成的档案材料五花八门。
3.3档案资料管理力量薄弱
大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。
3.4项目部档案管理制度不健全
项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习，没有完善的档案室管理制度，导致对资料的传递、存放、查阅、检索，更新、检查等不能完全控制。
4加强工程监理档案资料管理对策
4.1提升信息化工作
要想保证公司工程得到妥善的管理，应当加强公司的信息化建设，提升公司的档案编制工作。第一，在制定项目规划过程中，应当按照项目类型对其进行划分，并制定专业的设计方案，根据工程种类做以区分，并对资源的数量进行流程化的规整。第二，确立相应的档案信息化体系，可以结合企业的资料管理工作，对公司内部的管理人员予以有效的监管，对所提供的档案和实际工程进展进行详细的分析。在工程的编制过程中，所有的资源都呈现区域化的管理，整个过程工作量较为庞杂，因此工作人员应当按照工程信息化的特征区分大量的技术类文件，强化管理的同时，还应当具备多种的便利性，将档案以类型做以详细的区分整理。第三，经过系统化的档案归置之后，需要根据文件的类型以及信息进行编制，以便于在工程建设中期方便对各种资料的查阅，经过系统化的文字排列，并按照种类的区分对其予以管理。经过上述步骤的信息化管理能够有效促进档案的管理，有利于公司项目的总体发展。
4.2强化制度的建立
档案整理项目是整个公司项目建设过程中最关键的一项环节，有利于推动企业的总体发展和强化监理工作。目前，公司的档案整理环节会影响到工程的后期发展，并与项目的整体质量成正比，因此，公司的管理部门需要加强对于档案的管理工作，从而强化整体公司项目的运行与发展。在日常的档案管理过程中，应当根据项目的进展，明确工程的多项环节，并详细制定一系列的建设资料，可以按照时间和种类对其划分，有利于对资源的管理，从而强化整体流程进展。经过上述步骤，能够有效确立整体的管理制度，与此同时，管理部门还应当密切注意有关法律法规以及政策的出台。在多项工程的建设过程中选用多种标准，创建详细的规则制定流程，有利于在工程建设的后期了解一系列的查验工作。
4.3提高专业技能
在工程项目的档案管理过程中，对于管理人员的专业技术水平有很强的依赖性，从前期的收集一直到后期的整理工作，都需要加强对档案更深层次的分析，将整理之后的资源重新整合。在此过程中，需要工作人员明确整体流程安排，掌握多种信息整理的方法。因此公司应当注意对内部工作人员的培训，积极开发工作人员的潜力，只有专业人员的综合能力以及技术水平的提升，才会保证工程运行流程的专业化。例如，公司可以对负责档案管理人员进行培训，制定详细的学习计划，向社会聘请大量的专业老师到公司对员工进行教育，确立审核制度，以分数考核的方式评定员工的专业程度。
4.4推行全面接收
在档案的管理期间需要对多种资源予以定期的处理，并建立严格的检验计划，查验档案管理多种步骤的准确性，验证整体环节的严密程度，加强筛选力度。经过专业化的信息归档之后，需要记录资源的使用状况，针对存有疏漏或者与实际状况存有偏差的档案进行修改。编制专业化的档案手册，将整个工程的进展详细的记录，提供多种材料做以浏览，然后将文件分类，并对内容较为繁杂的档案进行编制记录。在处理较为系统化的档案时，需要严格的按照审验信息的顺序，有利于日后对于档案的查询状况。工作人员为了保证档案的完整性，可以制定系统的借阅流程，针对工程发展状况开放对资料的查阅，并填写个人信息以及借阅日期，从而有利于对档案的监管。
5结束语
随着社会对监理的要求越来越高，监理标准化和规范化建设程度不断提高，监理档案发挥的作用日臻明显，所以作为监理行业档案资料管理工作的从业者，我们应以积极学习先进的工程档案管理经验，充分发扬我们已有的优势，不断总结工程档案管理的经验，重视档案管理工作，在实际工作中给档案管理提供现代化的管理工具和管理技术，强化档案管理人员专业培训，强化档案管理人员的服务意识，增加服务的主动性，实现监理档案的有效管理，使监理档案能够发挥出其真正的价值，为监理公司服务，为业主服务。
参考文献：
[1]刘毅.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].城市建设理论研究：电子版,2015(6).
[2]陈妮.关于对建筑工程档案资料有效管理措施的探讨[J].城市建设理论研究：电子版,2015(21).