朱智明
大庆石化工程有限公司，黑龙江 大庆 163000
摘要：工程项目档案是整个工程建设过程的见证和反映，具有真实性、准确性、完整性、可追塑性，起到了真实记录工程建设周期内全过程的原始完整信息，与工程建设具有同步性，具大极大的存储价值和参考价值。工程档案的完整性和准确性贯穿于工程项目建设管理的全过程，是对工程管理、验收、审计、监督，以及运行维护、改扩建的重要原始依据，本文主要介绍了如何做好工程项目档案管理工作，以提高工程档案管理水平。
关键字：工程项目、档案、资料、预归案
前言
我国的法律法规和制度标准规范，都明确地对工程建设项目的档案资料提出了强制性要求，在《建设项目档案管理规范》中规定工程项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，可见工程档案信息的重要性。因此，在工程项目的建设管理过程中，建设单位、设计单位、总包单位、各参建施工单位等，应在企业的管理体系中明确设置工程项目档案执行、归案、检查的强制性条文，在工程项目具体实施过程中开展对照检查。工程项目监督机构在对工程项目建设过程开展安全与质量监督检查工作时，要同步监督检查工程项目安全与质量执行国家强制性条文的情况，确保工程项目档案达到国家相关标准规范规定的质量标准要求。
一、工程项目档案管理的重要价值和意义
1）加强工程项目档案管理，完整的工程项目档案能够为工程项目设计、计划拟定、进度控制、质量控制、安全控制、竣工验收、审计等环节提供依据，为后续的工程改建、扩建提供精确的数据参考，避免改扩建工程设计、施工的盲目性，起到减少建设施工成本的重要作用。
2）工程项目档案是记录工程建设周期内全过程的原始完整信息，可以为工程建设的安全管理、质量管理、结算支付、决算审计、阶段验收、竣工验收、运行管理等环节提供数据依据，良好的工程项目档案管理工作有利于顺利开展关于工程建设其他各环节工作。
3）工程项目档案有利于顺利开展工程项目建设，提升工程项目建设质量和确保工程建设安全。因此，要积极推进工程项目档案管理工作的科学化、规范化、制度化和现代化管理，做到工程项目建设与工程项目档案管理同步进行，形成规范、真实、完整、准确的项目档案， 提高档案管理水平。
二、执行预归档制度，确保工程档案的完整性
工程项目的建设周期一般包括项目立项、勘察设计、招标投标、施工、竣工验收、运行维护等阶段，工程项目档案包含了工程项目建设全过程形成的图纸、文字、图表、科研文件、声音影像等各种形式与载体的文件资料。在工程项目档案整理过程中，档案管理部门可以采用档案预归档的管理办法，对工程项目立项审批、招标投标、勘察设计、施工、竣工验收、监理等全过程形成的文件进行收集预归档。即对已形成的档案单独存放，待项目初步设计批复后，建设单位工程档案管理人员按照本项目的初步设计和重大建设项目档案验收办法，以及相关要求统一整理项目档案。通过采用档案预归档制度，可以为档案单项验收奠定基础，保证工程项目档案的真实性、完整性和系统性。
三、落实监理部门责任，强化监理档案资料管理
1）要明确工程监理部门档案管理的重点。在工程项目建设过程中要重点关注监理文件的形成和整理，监理人员要特别关注、认真审查重点工程的文件资料。
严格按照施工方案、施工工序、相关技术规范要求等对分部工程、分项工程、工程隐蔽、单位工程验收过程中各项文件资料的收集和整理，签字确认并及时归档工程项目验收文件资料，保证实体工程与文字档案的同步性和一致性，推进档案管理标准化建设。现场专业监理对于重点工程要做到认真审查过程资料，保证资料的真实性和完整性，确保文件资料的合法、合规、真实、有效，做到文件的形成、来源符合实际，文件收集全面完整，单位和个人签章手续完备，文件编制系统、规范，能够真实准确反映出整个项目工程监理过程的情况。
2）强化监理档案文件资料编制的完整性。工程项目监理部门是依据业主的委托进行工程项目监理工作，要根据工程项目的特点对项目监理档案的总体框架进行规划，建立档案资料管理制度和检查制度。监理资料均由专业监理工程师负责收集和整理。在档案资料编制和整理过程中要定期自检，并由总监不定期进行检查，业主部门不定期抽查与考核，发现问题及时整改。整理资料归档后，总监理工程师对监理档案资料编制的完整性进行检查确认，实施总监负责制。监理方要以工程督查检查为重要契机，及时发现工程档案管理中存在的问题，有针对性地补充完善相关资料，提高档案的完整性。通过监理部门自检和不定期的检查考核，能够有效地提升监理部门对监理档案的管理水平，确保监理档案资料从形成到组卷、归档实现科学化、规范化管理。
四、加强培训学习，提升业务能力
加强工程项目档案业务培训，提升档案管理人员的专业技术能力是提高工程档案管理 水平的根本保障。开展档案业务培训是工程档案管理工作的一项重要内容，对提高工程项目档案管理水平至关重要。
1）加强档案管理人员上岗前培训。档案管理人员必须经过严格的岗前培训，明确档案管理的流程，才能从事档案管理工作。档案管理岗前培训要以学习工程档案管理相关法律法规、标准规范为主要内容，增强档案管理人员规范化、科学化管理的基本意识；同时，要加强档案管理人员专业技能方面的培训，提升档案管理人员规范化、科学化管理的操作水平。
2）扩大培训效果的延展。要组织档案管理人员参加档案管理业务培训，及时更新档案管理业务知识。档案管理人员在参加培训后，要积极做好宣教、推广档案管理培训内容的工作，自觉扩大档案培训的效益。
3）强化培训全员参与。加强对参与工程建设管理全员的档案培训工作，对所有参与工程建设管理、接触工程档案的人员进行档案管理知识的宣传，增强全员的档案管理意识。通过培训，努力形成人人重视档案管理、人人了解档案管 理、人人参与档案管理的良好局面。
4）全体人员自觉转变观念。参与工项目程建设管理的全体人员要自觉转变观念，积极主动地参与到工程档案管理活动中来，要自觉认识到档案管理不仅是档案管理人员和档案管理部门的职责，只要参与工程项目建设管理、接触工程档案，就有义务和责任做好工程档案的收集保护工作。
结束语
工程项目档案促进了工程建设的规范化管理，在工程项目档案收集、整理过程中，为了保证工程项目档案能够真实准确地记录和反映工程项目建设整个周期的全过程，并做到工程档案资料的完整性、齐全性、准确性、真实性和系统性，需要靠项目建设单位档案管理部门、工程管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等各单位部门的共同协作，不断提升档案资料管理人员的专业水平，严格执行档案管理规定，强化对工程档案主动归档的意识，对档案资料妥善保存并归案，从而有效提升工程项目档案资料的管理水平。
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