刘天娇
中铁建设集团有限公司
摘 要：文书档案是企业在经营管理活动中为传递和记载信息形成的有价值性的文字材料，不仅是企业发展的历史记载和见证，也是企业可持续发展的重要保障。本文就如何做好国有企业文书档案管理工作，使其为企业提供全方位、有价值的服务，为文书档案工作者提供一些参考建议。
关键词：国有企业；文书档案；管理
1 前言
文书是企业在经营管理活动中为了传递和记载信息，而形成的有价值性的文字材料，是以文字形式处理各种事务的重要凭证。文书档案是把具有内在联系的文件体系按照一定条理、程序集中保管起来的文书文件，反映了企业在各个时间段发生事件和活动的原貌。文书是档案的前身，档案是文书的产物，二者相互影响、互相补充。国有企业的文书档案存在种类多、材料分散、时间跨度较大等特点，给档案人员带来一定工作难度。如何做好国有企业文书档案管理工作，使其为企业提供全方位、有价值的服务，是档案工作者需要认真探索的问题。
2 做好文书档案管理的几个方面
2.1 文书档案管理基本程序
文书档案管理工作主要由档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计、编研组成。收集是将零散的文件集中起来；整理是对档案实行科学管理的重要基础，将收集好的文件按一定规律进行分类、排列、组合，便于今后的查找与利用；鉴定是科学判定档案对企业的现实价值和历史价值，确定保管期限，确定档案存毁的关键一环，通过鉴定去芜存精，优化档案质量；保管是通过对档案库房的建设和档案的日常维护，从而保证档案的完整与安全；检索是利用检索工具对档案信息进行系统存储、查找的一种重要手段；利用是实现档案的价值，发挥档案作用的重要途径；统计可以为档案工作提供科学指导，通过对统计数据的系统性分析，掌握企业档案工作的变化和规律，监督、保证档案工作质量，提高档案管理水平；编研是档案的一项研究性工作，指档案人员对档案资料进行编辑和研究，形成企业大事记、组织沿革等。以上档案管理各环节之间相互联系，相互促进，形成了档案管理完整的工作流程。
2.2 建立文书档案管理体系及管理制度
国有企业想做好文书档案工作，首先要建立一个档案工作管理机构，用来接收和管理从企业各机构、部门收集上来的文件材料，对其进行整理、鉴定、保管、利用等，并指导和监督各级文书档案管理工作。其次要确定企业文书档案工作的主管领导与职责，并在各级机构或部门中配备相应的档案专职或兼职人员。根据《档案法》第五条“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”内容，企业形成的档案不得分散保管或据为己有，应由企业档案机构集中统一管理，无审批手续或要求，不得随意转移、分散或销毁。“维护档案的完整与安全”企业应从数量与质量两个方面保证文书档案的完整，为保护档案本身不被损毁，延长档案的寿命，保护档案不被破坏或泄密，企业应确定各级文书档案管理人员职责，制定应急预案，以保证档案的完整与安全。
除了建立档案管理体系外，档案管理制度也是国有企业文书档案工作的重要支柱。国家和行业标准、规范是企业制定文书档案管理制度的重要依据，结合企业实际情况进一步细化，做到科学合理，切实可行。一套完整的文书档案管理制度应包括上述提到的档案管理八个环节，且应给出档案归档范围，归档时间，整理规范等具体要求，切实为企业档案工作服务，发挥依据和保障作用。
2.3 文书档案的收集与整理
文书文件的收集与整理是文书档案的基础性管理工作。基层机构、部门形成的文书文件是档案工作的物质基础，没有文件的累积，档案工作无法顺利开展，而文书处理工作的好坏，直接影响到归档文件的质量和档案工作开展。如何做好文书档案的收集与整理，档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）中将整理原则归纳为“遵循形成规律，保持有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”
公文处理部门应按照规定要求将办理完毕，且具有保存价值的文书文件集中收集，为文书档案立卷归档做好准备。文书文件的收集形式大致分为两种，一种是分散收集，企业除了要设立专门的文书处理部门外，还要在各业务部门中设置专职或兼职的公文处理人员，由业务部门完成文书的拟稿、承办、立卷，由文书处理部门统一完成文件的核稿、印制、收发、催办、归档等工作。这种分散收集形式适用于机构设置层级较多、驻地范围广、收发文数量多的大中型企业。另一种是集中收集形式，除了文书的拟稿和承办外，其余均由专门的文书处理部门完成，其他业务部门或机构不再设置单独的专职或兼职公文处理人员，这种形式适用于小型或收发文数量不多的企业。公文处理不是独立进行的工作，无论采用上述哪种形式，公文处理部门与业务部门之间都应紧密联系、相互配合，才能有效、完整的做好公文处理工作，为档案的累积打下基础。
承办部门或档案部门应按照企业文书档案归档范围将文件材料收集完整，不仅要收集带有文件字号的红头文件，还应重视属于归档范围不带红头文件材料的收集工作。归档文件整理时要明确整理单位，归档文件的整理单位为“件”，一般每份文件为1件，正本与定稿为1件；正文与附件为1件；原件与复印件为1件；转发文与被转发文为1件；报表、名册、图册等1册（本）为1件；来文与复文、请示与批复为1件。按照整理规范要对归档文件去除金属物，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊，对破损文件要进行修裱，对已经达到整理标准的文件，应以“件”为单位进行装订，装订既可以固定文件，防止文件缺失，又便于文件的保管与利用。
有些部门或人员为了便于查找文件资料，不愿将办理完毕的文件主动交回档案部门，造成文件流失，给归档工作带来很大难度。为了有效促进档案部门工作的开展，保证文件材料归档的及时性、完整性， 档案人员应加强《档案法》及公司档案制度的宣贯工作，通过宣传让大家充分认识到文件集中保管，更便于文件材料的系统管理，为日后查找利用提供方便。同时档案人员要做好档案的基础服务工作，按照科学、系统的方法将零散的文件整理归档，通过鉴定工作让档案更加精炼，通过分类、组合实现档案的系统化管理，让查阅资料的人员切实体会到档案工作带来的便利，这样全体人员会更加重视并积极配合文书文件的收集工作。［1］
2.4 加强档案人才队伍建设
为保障档案事业可持续发展，国有企业应致力于打造新时期下档案发展需要，具有高素质专业知识并适应现代科学技术的复合型档案管理人才。可以从以下几个方面加强文书档案人才队伍的建设：一是招收具有档案学学历的专业人才，这类人才有较为系统的理论知识基础，可塑性强，通过长时间的经验累积可以成为企业档案工作中坚力量。二是开展多种形式的档案培训，针对不同岗位需求的人员，举办多层次具有针对性的实操技能和专业知识培训，促进档案队伍整体素质提高。三是紧密结合文书档案工作实践，组织相近企业间档案工作学习交流，切磋琢磨、相互促进，提升企业档案管理整体水平。四是要加强档案安全教育和现代档案信息技术使用能力的培训，当今信息社会对档案工作人员提出了更高的技能要求，不仅要掌握档案专业知识，还要具备现代化信息技术的使用能力，才能胜任现代化和数字化的档案管理工作。五是注重档案人员逻辑思维和创新性思维的建立，能科学的归纳、分析、筛选、鉴别档案信息，探索新思路、新方法、在工作中创新，提高企业档案服务针对性和实效性，充分发挥档案信息资源的作用。
2.5 文书档案信息化建设
纸版文书档案有存储空间大，不便于维护，检索费时等缺点，传统档案信息化是当前档案管理发展的趋势和需要。文书档案信息化不仅是对纸版文件的有效保护，也是为档案利用提供更加方便、快捷的服务。企业要做好文书档案信息化建设必须要做好以下几方面基础性工作：一是搭建集存储、管理、检索、统计、利用于一体的档案信息化平台，平台的设计应满足规范性、实用性、便捷性、安全性几大原则。二是将传统介质的文书档案利用扫描、信息录入等现代化手段，将档案信息数字化，为数据库建设打下坚实基础。录入系统的信息要确保其真实性和完整性，并进行规范统一，为日后文书档案检索与利用提供保障。三是检索工具设计要实用、简单、易操作，检索出的结果应准确、无遗漏，能够快速获取所需的档案信息，促进企业档案信息开发与利用，为企业发展提供全方位、有价值的服务。四是要注重档案信息的保密性与安全性，遵循传统档案的保密性原则，未被授权者不应开放涉密档案信息查阅权限。为防止档案数据库损坏或出现突发事件，应对档案信息进行异地异质备份，有条件时企业应建立档案异地备份中心，实现档案信息系统容灾备份，确保档案安全。
2.6 文书档案利用
档案利用是档案为企业服务的主要手段，是档案发挥自身价值，实现资源共享的重要途径，也是档案工作的根本目标与方向。让文书档案发挥其最大价值，首先要确保企业保管的档案数量与质量，这就要考验档案部门对文书档案的收集、整理、鉴定、保管工作是否到位，只有丰富的档案信息资源，高质量的档案内容，才能最大限度的满足企业利用需求。档案利用工作应具有完备的档案检索工具，档案部门应积极开发科学、系统的检索工具，为利用者提供方便快捷的档案查阅条件。档案部门应紧紧围绕企业生产经营活动，主动了解企业需求，努力开发档案信息资源，积极开展档案编研工作，提供及时有效的档案信息服务，从而为企业创造更大的经济价值。通过档案利用效果反馈，还可以检验档案部门在档案管理过程中存在的问题，不断改进文书档案开发利用工作，提高利用率，提升档案管理整体水平。［2］
3 结束语
综上所述，文书档案作为企业的历史记载和见证，做好文书档案工作是对企业健康发展的支持和保障。本文从文书档案管理的基本程序、体系和制度建设、收集与整理、人才队伍建设、信息化建设、档案利用几方面进行分析，希望能为广大文书档案管理工作者业务的开展提供一些帮助，从而有效推进国有企业文书档案工作的开展。
参考文献
[1] 张锐.浅议办公室文书档案的收集与归档管理工作[J]. 兰台内外，2020（01）:27-28.
[2] 周颖娜.文书档案管理工作的策略[J].工作指导，2020（02）:120-121.