武文雯
中国轻工业武汉设计工程有限责任公司 湖北 武汉 430000
摘要：在建筑施工阶段，建设单位往往选择以现有资料和档案为依据，对各部门及环节进行管理，由此可见，档案资料管理在建筑工程中的重要性。基于此，本文笔者根据多年工作经验对建筑工程档案资料有效管理措施进行简要探讨。仅供业内同行参考。
关键词：建筑工程；档案资料；管理；
1 建筑工程资料及档案管理概述
对建筑工程而言，资料和资料组成的档案，均具有无法替代的作用。一方面，无论是监督、审查还是改造工程，参考依据都是工程资料，只有对搜集和整理资料的工作引起重视，才能使工程效能得到应有发挥; 另一方面，管理档案所带来积极影响，主要体现在建设和管理环节，建设单位可以根据档案所传递信息，对未来有更加清晰的认知，后续工作的开展自然更加顺利。
2 建筑工程资料及档案管理现状
2.1 专业人才稀缺
档案管理对从业人员的要求较为严格，建筑工程建设所形成档案，其内容往往十分专业，要想使资料及档案得到科学管理，将相关工作交由专业人员负责是前提。现阶段，管理人才稀缺的情况尚未得到缓解，建设单位聘请人员中，从未接受过专业培训的比重较大，这部分人员既不具备坚实的基础，同时也不具备丰富的经验，只有在专业人员的指导下，才能完成各项任务，换句话说，如果专业人员没有向其提供指导，归档不齐等问题的发生频率，将会出现较大幅度的提升，后续工作也会受到相应的影响。
2.2 管理意识薄弱
在工程规模持续提升的当下，转变管理意识势在必行，但仍有部分管理人员，没有对自身观念进行更改，认为对工期紧张的建筑工程而言，无论是前期准备，还是施工管理，均较整理资料及管理档案更加重要，从而选择投入较少时间，用来搜集和管理资料，其自然无法得到充分发挥。此外，还有少数建设单位将搜集资料的时间放在施工后，由此而引发的问题，不仅是效率难以达到预期，还包括资料不全、缺少应有时效性等。
2.3 方法有待提升
建筑工程较为特殊，这也决定整理资料及管理档案工作，无法利用常规方法展开。由于管理人员能力有限，现阶段，大部分单位均选择对传统方法进行沿用，工作质量自然无法达到预期。以资料搜集环节为例，管理人员没有选择以工程特征为参考，对现有方法加以调整，而是将自身置于被动地位，等待其他人员对资料进行上交，工作效率自然较低。
2.4 信息水平较低
对建筑工程进行建设，通常需要应用到大量资料和专业文件，这与工程规模间，并不存在直接关联，如何快速整理资料和文件，现已成为建设单位亟待解决的问题。调查表明，多数从事建筑工程建设和相关工作的单位，均未对整理资料及管理档案的工作引起重视，为上述工作提供的资金，无法支持设备定期更新换代，因此，即便部分单位已经对管理部门与岗位进行了单独设立，但受到软硬件设备的制约，管理人员仍然无法做到信息化管理。
2.5 时效性不足
在建筑工程档案资料管理过程中，由于建筑工程的种类和内容较多，其涉及的方面也比较广泛，因此，需要整理的资料不仅数量较多，难度也相对较高，再加上相关工作人员的档案管理意识薄弱，存在不能及时有效地将施工前期的设计图纸、相关建筑资料以及相应的施工技术参照标准等进行合理记录并归档保存的现象，若建筑施工结束后，在短时间内没有出现任何问题，则可以确保交工工作的顺利进行。但是根据实际情况，不能将全部的工程资料在短时间内进行有效整理并交付，从而为建筑工程档案资料管理带来严重影响。
在此过程中，由于相关工作人员重视程度不足，极易造成相关资料的缺失或混淆，降低资料的时效性、完整性和安全性。
3 加强建筑工程档案资料管理的建议
3.1 加强建筑工程档案资料管理的信息化建设
计算机在建筑工程档案管理中的应用，可以提高档案资料管理的效率，实现档案资料的快速归档，为单位决策时提供全面的信息资源。建筑企业可以通过建立计算机共享网络，方便档案资料的有效利用与快速查询。可以提高档案管理中的全面性与清晰程度，配套专业的信息化档案管理系统，加强档案管理人员培训，有利于提高档案管理工作中的效率与质量。
3.2 提高建筑工程档案资料管理人员能力
建筑施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起建筑施工企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。
3.3 完善建筑工程档案资料管理制度
在开展建筑工程档案资料管理工作时，政府部门应该牵头建立一套科学、有效的管理制度与管理法规体系，这些规章制度应符合当前形势，具有一定的可操作性，在建筑企业经营过程中能够提升其档案资料管理水平。同时，建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在建筑工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。
3.4 保证建筑工程档案资料管理质量
①要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订；②所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷；③合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。
结束语
综上所述，随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。
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