山东三箭建设工程股份有限公司
摘要:建筑工程对档案管理质量所提出要求极高,建设所用技术均有明确规范与之对应,在施工阶段,建筑施工企业往往选择以现有资料和档案为依据,对各部门及环节进行管理,由此可见,无论是整理资料还是管理档案,均与工程建设成果密切相关。
关键词:整理资料;管理档案;建筑工程
1建筑工程技术资料及档案管理概述
对建筑工程而言,资料和资料组成的档案,均具有无法替代的作用。一方面,无论是监督、审查还是改造工程,参考依据都是工程技术资料,只有对搜集和整理资料的工作引起重视,才能使工程效能得到应有发挥;另一方面,管理档案所带来积极影响,主要体现在建设和管理环节,建筑施工企业可以根据档案所传递信息,对未来有更加清晰的认知,后续工作的开展自然更加顺利。
2建筑工程技术资料及档案管理现状
2.1专业人才稀缺
档案管理对从业人员的要求较为严格,建筑工程建设所形成档案,其内容往往十分专业,要想使资料及档案得到科学管理,将相关工作交由专业人员负责是前提。现阶段,管理人才稀缺的情况尚未得到缓解,建筑施工企业聘请人员中,从未接受过专业培训的比重较大,这部分人员既不具备坚实的基础,同时也不具备丰富的经验,只有在专业人员的指导下,才能完成各项任务,换句话说,如果专业人员没有向其提供指导,归档不齐等问题的发生频率,将会出现较大幅度的提升,后续工作也会受到相应的影响。
2.2管理意识薄弱
在工程规模持续提升的当下,转变管理意识势在必行,但仍有部分管理人员,没有对自身观念进行更改,认为对工期紧张的建筑工程而言,无论是前期准备,还是施工管理,均较整理资料及管理档案更加重要,从而选择投入较少时间,用来搜集和管理资料,其自然无法得到充分发挥。此外,还有少数建筑施工企业将搜集资料的时间放在施工后,由此而引发的问题,不仅是效率难以达到预期,还包括资料不全、缺少应有时效性等。
2.3信息水平较低
对建筑工程进行建设,通常需要应用到大量资料和专业文件,这与工程规模间,并不存在直接关联,如何快速整理资料和文件,现已成为建筑施工企业亟待解决的问题。调查表明,多数从事建筑工程建设和相关工作的企业,均未对整理资料及管理档案的工作引起重视,为上述工作提供的资金,无法支持设备定期更新换代,因此,即便部分企业已经对管理部门与岗位进行了单独设立,但受到软硬件设备的制约,管理人员仍然无法做到信息化管理。
3建筑工程施工技术资料整理与管理方法
3.1加大人才培养力度
管理人员是落实整理资料及管理档案工作的主力,这也决定其素质与工作质量存在直接联系,要想彻底杜绝人为原因导致档案不全或丢失的问题,关键是要做到双管齐下,通过科学引进并培养人才的方式,使管理队伍更加专业,后续工作自然能够获得更有力的人力支持。建筑施工企业引进人才时,需要考虑到国内的实际情况,即:高校对本专业人才进行培养所投入精力有限。基于此,如果条件允许,建筑施工企业应以岗位需求为依据,提前对选聘标准加以确定,再放宽部分标准,在确保招收人才拥有良好素养的基础上,通过为其提供接触和学习相关知识的渠道的方式,使年轻人才积累更加丰富的经验,达到最初确定的选聘标准。对引进人才进行培养,通常需要满足两个条件,分别是:其一,建筑施工企业内部有独立存在的管理机构;其二,由建筑施工企业根据工作内容,对岗位加以确定。随后,通过定期组织培训的方式,方可使管理人员素质得到稳步提升。
3.2形成科学管理意识
整理资料及管理档案,始终是对建筑工程进行建设的重要环节。近几年,建筑工程拥有较之前更大的规模,要想使工程取得理想效果,建筑施工企业应对上述工作进行深入了解,明确管理档案的必要性,为相关工作的落实提供支持。除此之外,多数建筑施工企业对档案进行管理时,均会遇到资料搜集难度大的问题,这就要求管理人员做到持续宣传,确保不同岗位人员均对档案管理有正确认知,在自身需要承担责任与义务的指导下,配合管理人员顺利完成搜集资料的任务。
3.3及时收集和整理施工资料
由于施工工作是在不断地进行的,所以一定要确保技术资料收集的及时性,保证做到对施工过程中的每个数据,任何情况进行记录。往往有很多企业对数据的收集不够及时,造成施工的工作的进度被延误。所以,信息的及时记录是非常重要的,企业要做到配有专业的人员对施工进行跟进,每天都需要及时地对技术资料进行整理汇总,对于拖延工作的人员进行严厉的处罚,保证每个员工都能积极参与工作,当天的事情当天做。
3.4保证施工技术资料的真实性和准确性
施工技术资料的真实性对建筑工程行业来说至关重要,很多工程为了赶进度对资料进行粗制滥造,严重缺乏真实性,这就充分体现了工作人员工作的不认真,一旦出现问题,技术资料不能为其提供保障,也没有相应的数据来供分析和参考,会造成很严重的后果。据调查,就有很多工程项目的资料管理人员,对旧的技术资料改头换面,然后就直接提交,这就造成了施工工作出现错误,这都是非常严重的现象。所以,这就需要各部分之间形成相互监督系统,对各自工作相互监督,相互促进,并设立专业的技术人员来进行资料的记录和整合,来保证施工工作的顺利进行。然后,在保证了真实性之后,就要确保其数据资料的准确性,确保每个数据都要经过多次确认才能进行填写,对于资料的内容确保其施工的合格性,不能因为一点小的误差造成施工工作的失误。
3.5做好资料的整理和保管工作
很多企业对资料的整理保管工作不够重视,经常出现资料数据不全,资料丢失的现象,这是非常严重的问题,对资料的整理和保管是工程项目的基本工作,所以必须加以重视。这就要求企业安排专有的人员对信息进行收集,然后再有专业的人员对收集到的内容进行分类处理,对其收集的数据和内容进行再三核实。比如,可以对现有的资料进行编号,并做好记录,不仅要保留纸质档案,又要在网上做好备份。这样分工合理的工作,又能让相互之间形成相互监督,可以把建筑工程的每个环节真实有效地记录下来,而且可以设立相关的计算机信息数据库的系统,方便内部人员随时进行参考借鉴,既能够节省时间,又能保证工作的完整进行。
3.6重视信息建设工作
信息时代的到来,使数字化、信息化成为档案管理行业前进的主要方向,对建筑工程技术资料整理及档案管理工作而言,利用信息技术开展数字化建设,同样有重要意义。从建筑施工企业的视角来看,要想使信息建设工作取得理想效果,不仅要对观念进行转变,为档案管理提供人力支持,还要增加投入成本,通过采购计算机和相关设备的方式,使建立数据库的工作拥有坚实基础,这也是信息管理目标达成的先决条件。当然,建筑施工企业还应当定期组织管理人员,参与以先进理念与技术为主题的培训活动,确保管理人员拥有接触和掌握信息技术的渠道,事实证明,只有管理人员具备利用信息技术展开工作的意识和能力,才能做到物尽其用,建筑施工企业所采购设备和建设系统的价值,自然可以得到应有实现。
4结语
搜集和整理资料文件是建设建筑工程所不可缺少的环节,现阶段,在开展相关工作时,仍有亟待解决的问题存在,这就要求建筑施工企业对人才培养、信息建设等策略加以落实,推动整理资料及管理档案的工作,朝着更加完善的方向前进。
参考文献:
[1]穆艳梅.谈如何做好建筑工程资料管理工作[J].山西建筑,2016(42):236-238.
[2]吴焱.如何做好建筑装饰工程技术管理工作[J].门窗,2016(3):106.