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论招标代理行业内部控制的重要性及建议

发表时间：2021/6/28 来源：《基层建设》2021年第6期作者：姜凯

[导读] 摘要：随着我国招投标法制建设越来越完善，企业招标采购领域规范化内部控制不断深入，企业招标采购人员的招标业务技能不断提升，采购人员廉洁从业教育不断加强，招标采购人员懂法守法意识明显增强，招标采购活动中的违法违规风险得到了有效控制。

        北京东方华太工程咨询有限公司威海分公司山东威海 264200
        摘要：随着我国招投标法制建设越来越完善，企业招标采购领域规范化内部控制不断深入，企业招标采购人员的招标业务技能不断提升，采购人员廉洁从业教育不断加强，招标采购人员懂法守法意识明显增强，招标采购活动中的违法违规风险得到了有效控制。然而，国家招标代理机构资质及招标师职业水平考试取消后，缺少统一的招标代理机构及从业人员能力认定标准，行业整体服务和业务能力有下滑趋势，具体表现为在企业内外部检查和审计中发现，因招标代理机构人员违规操作或工作疏忽导致的问题明显增多，急需尽快改进，确保企业招标采购活动更加规范、高效。
        关键词：招标代理；机构；内部控制
        1企业招标代理机构的引入
        以中国移动为例，中国移动实行两级集中采购，总部负责采购一级集采产品，各省公司及专业公司负责采购二级集采产品。招标代理机构引入属于二级集采，由集团所属各单位负责引入。各单位采购产品和项目多、频次多，目前主要通过公开比选等方式引入数家招标代理机构，支撑各单位招标项目和非招标项目的实施，服务周期一年或两年不等。中国移动采购的项目和产品种类多、覆盖广，根据招标机构从业领域和特长，一般分为及其他、土建两大类分别引入招标代理机构。及其他类招标代理机构主要负责建设工程项目及市场业务、综合行政产品的招标采购，土建类代理机构负责局房土建工程项目的招标采购。
        2引入招标代理机构的价值
        企业采购部门人力资源的有效补充。目前各企业人工成本控制比较严格，引入招标代理机构，直接减少了企业采购部门人力资源投入，可有效降低成本。企业招标采购人员的得力助手。引入招标代理机构，减轻了企业采购部门招标采购工作人员的工作量和工作强度，企业采购人员可将更多精力投入到采购品类内部控制、供应商内部控制、供应市场研究、采购方案优化等方面，可充分挖掘和发挥供应链价值，为企业经营做出更大的贡献。降低招标采购流程中的操作风险。代理机构人员与企业采购人员分工协作，可充分发挥代理机构的专业作用，有效减少招标采购过程中的不合规风险。有效缩短招标采购周期。一般而言，招标代理机构对招标采购流程化的工作非常娴熟，实践经验相对丰富，能确保采购项目有序实施，加快采购工作进度，缩短采购周期。学习其他先进企业最佳实践的桥梁。招标代理机构客户众多，通过代理机构这个桥梁，企业可便捷地吸收外部招标采购经验，将外部的最佳实践运用到企业采购中，有助于快速提升企业采购内部控制水平。深度合作推动双方人员能力共同提升。在实际工作中，企业采购部门常常与代理机构联合开展招标采购方面的课题研究，双方取长补短，推动双方人员业务技能和实战能力增强，更好地为企业招标采购服务。另外，代理机构也可利用其项目内部控制、造价内部控制等方面优势，提供专业咨询建议。2
        3招标代理内部控制尚存问题
        3.1逐渐丧失核心业务能力
        过于依赖招标代理机构，企业采购人员有逐渐丧失核心业务能力的趋势。引入招标代理机构后，不仅大量繁琐的工作由代理机构人员承担，一些企业中个别采购人员当起了“甩手掌柜”，将采购需求沟通、技术规范确定、采购方案制定等核心工作也交由代理机构完成，采购人员自身的核心能力不断减弱。
        3.2存在廉洁风险隐患
        一些企业采购人员能力不足，对招标代理机构监督不力，对代理机构人员监督内部控制缺位，代理机构越权行责现象时有发生，存在巨大的廉洁风险和隐患。
        3.3业务能力提升缓慢
        由于代理机构过度介入采购业务全流程，一些采购人员放松了招标采购业务知识和技能学习，积累和总结经验的意识不强，采购业务水平长期停滞，采购实施过程管控能力薄弱。
        3.4考核评价体系不完善
        一些企业尚未建立起完善的代理机构考核和评价体系，代理机构鱼龙混杂，内部控制举措无法有效落地，“优胜劣汰”的良性闭环内部控制很难实现。

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        3.5缺乏有效的信息化支撑
        企业对代理机构的日常内部控制主要以事后主观评价为主，缺少专门的信息化内部控制平台支撑，对代理机构招标采购操作过程无法做到实时内部控制，对问题无法做到及时发现、及时纠正。
        4针对现存问题的改进对策
        4.1增强企业自身人员能力
        打铁还须自身硬，企业采购人员是采购项目的第一责任人，要做好代理机构及采购过程内部控制，采购人员自身必须具备过硬的业务能力。企业采购人员要加强招标采购业务学习，不断总结和积累实践经验，提高自身招标采购业务水平。具备识别采购实施过程中出现的违法违规和不当行为的能力，以便及时制止，最大限度防止违规风险，避免造成纠纷。
        4.2提升人员招标采购业务技能
        根据引入代理机构人员业务能力现状，针对性地进行能力提升。在强化招标采购业务培训的基础上，实行代理机构人员全员上岗认证、持证上岗，确保相关人员熟练掌握国家招标采购方面的法律法规，熟悉企业采购内部控制的规章制度。定期开展招标项目案例分析，提高代理机构人员解决实际问题的能力。根据代理机构人员的从业年限、业务水平、实战能力，对代理机构从业人员进行分级内部控制。如将代理机构人员划分为项目经理和项目助理，项目经理可独立主持招标采购项目，项目助理只可从事辅助性工作，避免人员能力不足导致项目操作出现差错。
        4.3完善评价和考核机制
        不断完善评价和考核体系，多维度对代理机构和人员进行评价考核，客观公正地评价代理机构服务质量和服务效果，推动代理机构之间有序竞争，做到奖优罚劣。在引入招标代理机构时，将代理服务中出现违法情形终止合作、出现违规行为进行处罚等要求列入合同，一旦发现问题坚决处理。另外，也可定期通过第三方开展代理服务专项审计，以第三方审计视角，及时发现日常内部控制中不宜发现的问题，以便要求代理机构及时整改。
        4.4强化日常监督内部控制
        面向招标代理机构，定期开展廉洁教育和廉洁警示活动，促使代理从业者树立底线意识、红线意识，营造风清气正的工作氛围，防患于未然。在招标采购公告、中标公示中同时公布代理机构和采购人异议和投诉的联系方式，畅通渠道，充分发挥社会监督作用，防止代理机构个别人员擅自越权行责。创新监督手段，充分利用新技术，在现有视频监控系统的基础上，开发和使用开评标现场违规和负面行为自动捕捉功能，发现疑似问题，自动告警的同时推送监管人员识别，及时进行干预。优化信息化系统目前，一些规模较大的代理机构均建有招标项目内部控制系统，企业可与长期合作的代理机构进行信息化协同。根据合同份额执行情况，实现代理业务系统智能派单，合同份额累计自动计算。通过系统对接，还可以有效监控投标保证金收付情况、代理服务费收取情况，避免出现保证金不及时退付、不退利息以及乱收代理服务费等情况，强化过程内部控制，保障投标人合法权益。此外，开发和使用智能化评标辅助工具，利用信息化系统替代人工，审核专家打分是否超限、客观打分不一致等情形，降低招标代理机构现场工作人员的工作难度，提高工作效率和质量。
        结束语
        尽管招标代理机构在企业采购内部控制中还存在着种种问题，但依然是企业招标采购活动中不可或缺的助手，可帮助企业更加规范、更加高效地开展招标采购工作。在新形势下，企业采购人员要不断提高自身业务水平，强化过程管控和过程监督，防范和避免代理机构从业人员廉洁风险，确保各项采购任务高质量完成，为企业降本增效贡献力量。
        参考文献：
        [1]国有招标代理企业混合所有制改革路径探析[J]. 殷振川. 广西社会科学. 2020（08）
        [2]招标代理企业信息化建设探究[J]. 许国尧. 通讯世界. 2016（09）
        [3]浅析如何提升招标代理企业的核心竞争力[J]. 常玲. 现代经济信息. 2019（24）
        [4]招标代理国企如何实现跨越式发展[J]. 殷振川. 中国招标. 2020（03）
        [5]关于招标代理项目开发的思考[J]. 熊炯. 招标采购内部控制. 2020（04）