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关于城建档案馆藏建设的思考

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：陈楠

[导读] 摘要：现如今，随着现代化城市建设的加速发展，各地区城建档案馆藏建设也呈现出了迅猛的发展态势。

        湖南省平江县档案馆 414500
        摘要：现如今，随着现代化城市建设的加速发展，各地区城建档案馆藏建设也呈现出了迅猛的发展态势。馆藏建设，是档案馆功能建设、功能发挥的重要问题，也是一个城市档案事业管理建设的核心组成部分。本文主要通过阐述城建档案馆藏建设的一系列思考，有针对性的提出馆藏建设的意见，进一步发挥城建档案馆藏建设的社会价值。
        关键词：城建档案；馆藏；功能建设发挥；思考分析
        引言：
        随着现代化城市建设的进一步发展，各个区域城建档案工作，都明显出现了迅速发展的态势。城建档案工作，本身就是区域档案事业的重点组成部分，虽说在近些年的发展中，各个区域的档案事业都有了明显的进步，但是在实际的馆藏建设中，依然还是有很多不可避免的问题。馆藏建设中出现的问题，实际上就是档案馆的功能建设、功能发挥的某些问题。首先，档案馆的价值，实际上就是内部的馆藏价值，如果一旦离开了档案的支撑，那么档案馆就没有了存在的意义，甚至档案工作，更是无从做起。所以说，相关部门必须要高度重视档案馆藏建设，将建设中出现的问题进行重点的关注，以一个新的高度来思考、探讨、分析这些问题。
        一、城建档案馆藏建设现状分析
        （一）建设发展明显不平衡
        从相关调查分析数据来看，我们能够发现，特别是近些年来，很多城市的城建档案馆藏建设的发展速度是非常快的。但是我们同时还发现了很多档案馆一年当中偶尔只有几十卷档案进入档案馆，有的甚至好几年都没有新的卷宗进入档案馆，所以档案馆藏量基本都没有什么明显的变化。当然，这其中还有一部分档案馆在很久之前就有针对性的建立了机构，配备了馆藏经费、馆藏工作人员，但是很多实质性的工作都只停留在了开一些简单的例会、发一些简单的文件、接待一些游客参观、组织一些业务检查等等这些形式主义居多的工作，针对档案的收集、馆藏内容的丰富却没有任何的行动，所以也就直接导致了档案馆过于形式化、虚拟化、空心化，虽然说城市的建设发展很快，但是城建档案馆藏建设的发展速度确实很慢。
        （二）城建档案馆藏结构不够合理
        根据国家政府出台的一系列相关的档案馆藏建设的具体法律法规，我们能够发现，城建档案的范围非常广泛，包括房地产、国土资源、规划、环境保护、水文条件、地质条件、电力系统、军事、人防等等，这些都属于城建档案。但是很多省市区的档案馆内，并没有针对当地的房地产、国土资源等等建设具体的档案。很多区域的城建档案馆，由于内部结构的不合理，导致连最基础的规划档案都很难收集齐全，更别说其他的环境、水质、地址、电力、军事、人防等等的档案收集。根据相关的调查收集，我们能够发现，很多档案馆新入馆的档案，绝大一部分都是建筑工程竣工类型的档案，但是即使是这一部分，档案的收集也并不算十分完整，很多的档案由于难以收集管理，所以导致城建档案过分收集房屋建筑工程档案，而忽视了其他诸如市政工程、管道工程等档案的收集管理。在这样的情况下，如果长期以往一直是这样，就会令城建档案馆发挥不出它应有的作用，结构愈来愈不合理，很多内部的档案信息的具体价值，以及未来的利用率都会大大降低。
        （三）重视档案收集，忽视档案开发利用
        城建档案管理的目的，主要就是在于后期的各方利用。利用，是档案本身价值的主要体现。城建档案馆藏建设中，一个最重要的内容就是档案开发利用机制体系的建立，主要包括查阅内容、信息收集边沿、史料收集编志等等。随着信息时代的道路，现代化的信息技术、互联网计算机技术，为城建档案馆藏的建设发展，带来了很多新型的技术，为档案的开发利用，也提出了很多全新的技术方式。但是从具体的调查分析来看，城建档案开发利用的工作，相对来说做的并不是十分到位，很多档案馆将工作的重心都放在了前台的工作，也就是业务方面的指导，以及验收。忽视了档案馆的后台工作。

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再加之，大多数的城建档案馆并没有建立对应的检索系统，没有将计算机技术合理的利用进去，很多档案馆的检索工作还是人工手动模式，这些不仅加大了工作人员的工作量，还降低了工作的效率。
        （四）档案馆藏建设意识欠缺
        虽然说很多一线城市，近些年来对城建档案馆藏建设的意识愈来愈强，但是还有很多地方，尤其是一些基层的市区县档案馆，对城建档案的收集、编制、整理、报送、开发、利用的意识还非常薄弱。甚至很多当地档案馆的工作人员都认为城建档案的编制工作过于繁琐，既不能够提升工作业绩，也增大了各项成本投入，甚至有的人还认为，在实际的建设工程中，一份合同，一张纸就足以代表这些，不需要将其搞得过于繁琐，所以工作人员在日常工作的过程中，并没有将城建档案资料的管理重视起来，甚至有的根本就不会将其纳入日常性的工作范围之中。此外，还有很多基层的机关单位，将内部的城建档案作为本单位的“私有品”，不会报送移交给区域的档案馆。这一些错误的认知、不全面的意识，都违背了城建档案馆藏建设的发展方向，从某些具体的行为来讲，很多行为结果都已经构成了违法违规了。
        二、加强城建档案馆藏建设的具体措施
        （一）将业务指导、档案接收相结合
        在新时期的引导下，城建档案馆藏工作者，需要打破传统的工作思路，从思想认识层面入手，转变自身的思想理念，树立主动服务的意识，不断的提升档案馆的服务质量。档案馆的工作人员，实际上就是管档案的，所以一定要转变以往觉得档案收集过于麻烦的思想，一定要主动参与到工作中来，不能怕麻烦，一定要付诸于行动。档案馆需要将业务指导与档案接收结合在一起，在实际的工作中，需要及时的了解、掌握情况，进入现场督查相应的工作，将问题及时的解决，保证档案收集的完整性、真实性。在档案接收工作中，档案馆需要对建设的各方面行政程序，进行对应的把控，建立相关的体系制度，在验收前一定要初步的验收工程档案。尽可能的建立一套完整的程序制度，令城建档案的归档、接收能够做到“应收尽收”。
        （二）将编制深度、归档广度相结合
        城建档案的范围较广，涉及到的机关单位、部门有很多，牵涉到城市发展的方方面面。通常情况下，城建档案馆藏建设系统的内部产生的各类档案，其类型过多、规模数量大、收集起来比较麻烦，所以要利用行政、法律方面的手段，做好档案的收集工作。丰富馆藏的渠道，改善接收的方式，注重质量方面的问题，不仅要扩大容量，还要提升质量。
        （三）将库房管理、档案利用相结合
        城建档案的收集、整理、入库，并不是档案工作的完整过程，更不是档案工作的终结。所以说，档案工作人员一定要做好库房管理，在保证档案安全的同时，还要发挥档案的利用价值。利用现代化的信息技术手段，发掘档案的利用价值，开展各类展览、宣传、教育，宣传城市建设，激发社会大众的共鸣。
        三、结束语
        总的来说，城建档案建设的问题，是档案工作的重点问题。对于城建档案工作而言，城市建设速度越快，对城建档案馆藏的要求也会愈来愈高。所以说，档案馆需要强化这方面的重视，明确工作思路，克服重重苦难，不断的进步，推动国内城建馆藏建设的进一步发展。
        参考文献：
        [1]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（02）：68.
        [2]鲁俊杰，王海弘，侯卫真.对智慧档案馆及其研究的反思性探析[J].档案学通讯，2015（05）；10.
        [3]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].北京：科学出版社，2003（08）：26-27.