房产档案信息化管理的意义及改进路径--中国期刊网

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房产档案信息化管理的意义及改进路径

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：商动

[导读] 摘要：档案管理是房产部门的基础工作，房产档案不仅可以为房产信息应用提供重要的决策依据，而且也能促进房产的全方位协调发展。

        广西壮族自治区钦州市灵山县住房保障服务中心广西灵山 535400
        摘要：档案管理是房产部门的基础工作，房产档案不仅可以为房产信息应用提供重要的决策依据，而且也能促进房产的全方位协调发展。随着我国房地产事业的快速发展，各地房产档案管理也受到了行业内的广泛重视。本文针对新形势背景下的房产档案特点以及理念分析，探讨房产档案的信息化管理路径。
        关键词：房产；档案；信息化管理；创新
        引言
        我国在近二十年的发展过程中取得的成就举世瞩目，随着信息化产业的逐渐崛起，未来社会必然朝着智能化、电子化信息化方向发展，因此信息化建设也成为了社会进步的重要衡量指标，所以档案行业也应该注重自身的信息化普及，改变传统纸质资料的收集整理以及归纳，注重信息产业的数据整合优势，提升网络管理效能，不仅能够有效推动档案事业的快速发展，同时也能促进我国社会结构逐步完善。在信息化技术发展的背景下，传统的档案管理已经从纸质化逐渐转向电子化和信息化，同时在我国社会深化改革过程中档案信息化建设也取得了初步成就，但是房产档案管理受到多方因素影响和制约，其信息化程度还有待加强。要针对房产档案管理特点以及现状进行分析，探索信息化档案管理的应用优化路径，为我国房产档案管理效能提升提供更多的意见[1]。
        一、房产档案信息化管理的价值分析
        传统的房产档案管理方式主要依托于纸质资料，其工作包括收集分类、整理、归纳以及保管等工作量，将耗费大量的人力物力，不仅工作效率慢而且人为因素影响也容易导致档案丢失、出错，而数字化体系实现了自动化数据分类和网格化管理，极大地提高了工作效率，同时还能解放人工的繁重劳动。传统的房产档案管理在进行信息收集以及资料查询是较为不便，需要多个工作人员协同合作，才能将有效数据进行归纳、收集严重影响工作进度，而信息化的档案管理可以通过数字化的分析，对已有的资料进行关键词、关键字的有效检索查询，短时间内就可完成传统工作需要长时间完成的内容，有效地节约了时间，提高了工作效率。
        房产档案管理工作内容较为繁杂，而档案管理主要是指将其日常的工作进行有效记录，确保在社会活动实施过程中档案具有一定的原始价值。房产档案管理内容涉及到材料构成、构成者工作程序以及存储载体等多方面环节，在房产档案管理的诸多环节中，其同一目的是还原历史活动的真实面貌和真实状态，既要为后期的事件查询提供原始依据，同时也能为工作调整和优化提供有价值的数据[2]。
        传统的房产档案管理一般都是以纸质材料为基础，随着当前社会的发展变化，还需要加入信息化的数据信息，这在无形中增加了工作人员的工作量和工作内容，但是多元化的信息化档案管理形式可以为其他内业活动提供更加优质的数据依据。房产的档案管理不仅是其他工作项目的重要基础保障，同时也决定了房产的整体运行状态。例如房产签订的各类项目合同是房产保证自身合法权益的基础，同时也能争取更多权益的保障，因此对于房产的运行以及可持续发展都具有深远影响，加强房产档案信息化管理工作力度是社会的必然趋势，既能够有效体现出房产原有的工作状态，还能促进房产各项工作环节的简化，对于我国社会体制深化改革也具有重要作用。
        二、目前房产档案管理过程中存在的问题
        （一）信息化档案管理建设水平较低
        互联网以及信息化技术产业近些年来发展势头迅猛，带动了各行各业提升，同时也为很多传统工作提供了跨越式发展契机，但是目前很多房产档案管理工作信息化建设水平还有待提升，很多档案管理工作方式应采用传统方法，这与当前的社会发展形势不符，而部分房产的档案管理虽然在一定程度上以信息化产业进行了有效结合，但是计算机相关技术的应用却没能得到有效延伸，仍然受到了传统观念限制，其中包括计算机硬件与目前的档案管理工作不匹配、没能成立专业性的数字化档案室。另外很多工作人员保有传统的档案管理思想，仅仅用计算机进行数据记录或数据查询，严重地低估了数字化建设平台的工作优势，而且这种简单化的数字化融合也不利于完整资料的保存风险安全，因此档案管理工作数字化建设执行效果不佳[3]。
        （二）房产档案管理的创新力度不足
        房产档案管理工作重点是要注重档案的连续性以及整体性，如果前期的档案没能完整保存，不仅无法开展后期的研究工作，同时还可能降低档案自身的存储价值，目前在很多单位对于房产档案信息化管理工作重视程度不够，没有建立完善健全的管理制度，加上设备老化以及专业人才的缺乏，导致了信息化档案管理的创新执行力度不足。虽然信息化平台正在如火如荼地建设及开展，但是房产档案管理机构却不够熟悉信息化档案管理的应用，存在着指导不规范、档案存储混乱、信息化档案利用效率低等问题。

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        （三）高素质档案管理人才缺失
        房产信息化档案管理工作的可持续发展，应充分注重人为因素影响，人才素质决定了档案管理的效率以及质量，但是目前的房产档案管理人才较为匮乏，尤其是具备档案专业能力和计算机实践应用的人才更是少之又少。我国传统的信息化档案管理以及纸质管理模式已经不能满足快速发展变化的社会需求，因此应注重高学历高素质的人才培养，很多档案管理单位人才结构缺乏合理性，甚至有青黄不接的问题出现，大部分档案管理人员都面临着专业不对口或者缺乏数字化平台实践能力，无法促进档案管理工作的信息转化，这也严重抑制了房产档案管理工作的发展[4]。
        三、房产档案信息化管理的路径探析
        信息化技术的发展给每个行业也都带来了转机，同时对于信息化档案管理也是时代的发展机遇和挑战，因此相关部门及人员必须正视当前房产档案信息化建设的问其，并结合区域性的档案管理特点，探讨有效地应对策略，发挥信息化技术优势为档案管理的长期发地进行深入研究。
        （一）加快房产信息化档案建设
        互联网以及数字化产业是未来社会的发展必然趋势，因此房产档案管理部门也应注重自身的信息化档案管理系统建设，改变传统的信息化管理的偏见，注重通过数据整合对自身的档案管理进行优化，强调档案管理与其他部门之间的有效结合，以此提高工作效率。另外，信息化的档案管理要注重信息共享性以及信息传递性，很多资料内容只需一次扫描即可录入，在今后的工作中可反复使用，还要建设档案资料的智能检索功能，尽量降低人工劳动强度，实现智能化管理模式。
        （二）保障档案信息化建设资金
        房产档案部门依靠地方政府和中央财政拨款维持稳定运行，但是信息化建设是档案管理的重头戏，也是未来的必然发展趋势，相关部门必须注重信息化建设的重要性，同时清晰地认识到完全依靠政府投资并不能解决当前的资金不足问题。首先，房产档案部门应摆脱传统的依靠上级观念，在每年年初时应对自身的信息化建设制定详细的规划细节，并合理安排上级拨款。其次，档案部门应充分发挥自身的积极筹措金源意识，借助社会的组织及企业进行资金融合，实现社会发展共赢努力，从自身的优势上进行资金融创、为自身的资金不足创造更多的机会。最后，倡导各省级政府根据全省的经济收入形势制定详细的信息化档案建设纲要，按照比例对房产档案部门进行经费分配，制定全过程动态预算建设体系，实现资金的合理化使用。
        （三）加强房产档案管理的安全体系建设
        数字化的档案管理是一项综合工作过程，因此要注重房产档案信息的安全保障体系建立，坚持预防与管理相结合原则，需要将房产档案工作与公众网络实行有效的物理阻隔，同时也要加强内部局域网的有效监察管理，以此确保档案资料的安全，防止资料被篡改或者被盗用。首先，要注重计算机档案数计的保管系统，既要用固定硬盘和固定服务器对档案数据进行保管，同时也要注重大数据的云保存和云备份，让数据库即便遭受到网络攻击也能有安全的备份数据提供使用。其次，房产档案数字化建设还要建立预警系统，防止由于自然灾害、不可抗力以及意外事故等问题造成的数据损失，实行动态化更新、使得备份数据能够自我恢复，又或者是遇到不明的网络侵袭要及时预警、自我封闭，防止不法分子对方案数据进行窃取利用。
        （四）强调档案管理人才引进培养
        未来社会必然朝着多元化方向发展，社会对于人才的需求也更加复杂化，房产档案管理部门应充分注重社会的发展形势，强调复合型人才的培养，既要对原有的工作人员加强继续教育培训，同时也要更多地吸引“新鲜血液”。首先，房产档案管理部门要针对目前的工作运作特点，确定人员编制需求，并及时上报有关部门出台相关人员编制规定，为自身的人才缺口提出引进计划。其次，要对现有的档案管理人员实行信息化教育以及考核机制，并将考核分数与人员的工资奖金挂钩，以此激发内部人员的主观学习能动性，促进队伍的全面素养提升。最后，要更多地吸引年轻计算机专业人才入职，可以与各大高校相关专业进行合作，意向培养档案管理人才，给广大学生提供广阔的实习平台，同时也针对优秀人才进行选拔以及录用，为自身的人才储备打下基础。
        四、结语
        综上所述，我国正处于社会变革的重要阶段，社会的发展形势使得目前的档案管理工作必须紧跟时代步伐，由于多种因素影响导致房产数字化档案建设脚步交流缓慢，为了更好地与时俱进，需要转变传统的档案管理思维去探索和创新数字化档案管理模式，有针对性的解决目前的困境、合理开发资源、注重人才引进、加强资金筹措，实现档案自身价值为社会提供更优质的服务。
        参考文献：
        [1]郭鸿莉. 浅论房产档案管理的信息化建设[J]. 魅力中国，2020（19）：351-352.
        [2]陈艳萍. 探析房产档案管理信息化的意义及改进策略[J]. 卷宗，2020，10（14）：140.
        [3]马丽红. 房产档案管理信息化平台构建措施[J]. 卷宗，2020，10（3）：114.
        [4]范羽. 信息化建设背景下房产档案管理的有效性探究[J]. 文存阅刊，2020（38）：173-174.