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浅谈如何做好房地产档案管理工作赵雅琦

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：赵雅琦

[导读] 摘要：房地产企业档案是对发展历史的真实记录，对新时期房地产企业的发展有着指导和借鉴的作用，但是许多房地产企业并未加强对档案管理的重视，采取的依旧是传统的档案管理模式，因而很难形成良好的管理成效。

        天津市市区不动产登记事务中心天津 300456
        摘要：房地产企业档案是对发展历史的真实记录，对新时期房地产企业的发展有着指导和借鉴的作用，但是许多房地产企业并未加强对档案管理的重视，采取的依旧是传统的档案管理模式，因而很难形成良好的管理成效。在新时期的发展中，房地产企业应当正确审视档案管理工作对房地产企业发展的促进作用，合理分析现阶段档案管理状况，明确档案管理存在的不足之处，采取有效措施加以优化，逐步提高档案管理效率，促使档案资源能够得到充分地利用。
        关键词：房地产；档案管理；策略
        现代房地产企业的战略转型和管理精益化、信息化、数字化、知识化发展趋势迫切要求房企的档案管理必须以企业知识管理为导向转型，而工程档案更是工程项目管理的重要核心组成部分和重要企业知识构成。然而，如何做好全面精益的专业高效的档案管理，是迫切需要解决的问题。在现代房地产企业面临的新形势下，档案管理新理念新原理认知，尤其是基于房地产企业知识管理的全面档案管理体系和机制的全面研讨，房企档案管理的专业科学工具方法应用和操作精益化实务的研讨，快速提升、改进房地产开发企业各级各类档案管理专兼职人员的专业化、职业化和标准化、规范化、高效化水平，为房地产企业全面系统建立基于企业战略发展和企业知识管理为导向的专业化。
        1房地产企业档案管理工作存在的普遍性问题解析
        1.1档案管理创新意识不强
        随着我国经济社会的发展，房地产档案在不断增多的同时，档案利用效率也在不断增长，人们对所提供的服务质量和要求也在不断增多，这要求档案管理人员在原有工作职能基础上不断提高自身的行政管理水平和服务水平，具有良好的服务意识，同时还要不断与时俱进，细化档案管理规则，提高档案管理的先进性。当下房地产档案管理人员不论从自身的工作能力上还是创新意识上都比较欠缺，档案管理效率低下，不利于对档案进行有效利用。
        1.2企业普遍匮乏健全的档案管理体制
        如今房地产企业在日常运作中已经形成了一整套相对成熟的运营体制，尤其是在日常的项目运作方面，往往项目运作的每一个关键节点，都会有非常严密的运作要求。但是相比之下的档案管理工作，通常会出现没有规范化工作执行标准可依据的状况，其核心的因素就在于企业内部极度匮乏完善的档案管理体制。这样问题存在的后果，便是会造成档案内部管理工作开展进程中，相关的工作人员档案管理工作开展的流程混乱，甚至会产生归档错误等非常严重的工作失误情况出现。如此低效且不规范的档案管理工作开展，不仅会让档案资料的运用价值和真实性大幅削减，同时也对于相关房地产企业未来发展的科学规划，带来不可估量的影响。
        1.3电子档案的归档及保存不利
        随着我国科技水平的提升，信息化技术在各个领域中得到非常广泛的应用，房地产行业加强了对先进技术的应用，提高了档案整理效率和水平，通过建立数字化信息系统，促进了档案管理的便捷化程度，与传统人工档案整理方式相比，有着一定的先进之处。信息化水平提高的同时，也对档案的安全性带来一定的威胁，电子档案数量信息较多，如果不准确筛选，就很容易出现错误。
        2做好房地产开发企业档案管理的策略
        2.1提高企业档案管理意识
        第一，房地产企业档案管理人员应具备较强的责任意识，档案管理人员掌握着档案信息，也应将相应的责任承担起来。第二，促进档案管理意识提高既要从档案管理人员着手，还应针对企业领导加大教育力度，以便加深其对房地产企业中档案管理工作重要性的了解。

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在建立档案管理意识时，可以借助利用档案获得一定的经济效益，以使企业领导高度重视档案管理工作，之后再积极普及相关知识，加深房地产企业内部人员对档案重要性的了解。企业掌握着档案信息的所有权，管理者无权将档案信息用于商业用途，若是管理人员责任意识不强，既可能对自身工作造成影响，同时还会损害房地产企业的利益，进而对企业的发展造成影响。因此，只有企业全部人员对档案管理工作引起高度重视，才能更加顺利地开展档案管理工作，使各部门积极展开配合。
        2.2注重工作质量，实现档案管理的标准化
        房地产企业档案实用价值的大小，在某种意义上讲，取决于档案质量的高低。在工作中，要把抓档案质量贯穿于档案形成的每个阶段、每个环节。一是要建立立卷审核制。各部门应汇集立卷的材料须经过部门负责人审核，经综合档案室审核后再办理入档移交。二是要符合案卷质量标准。如案卷要求、卷内文件材料的质量要求、文件材料的排列要求、案卷编目要求及装订要求等，都要一层一层检查，环环把关。三是加强信息管理。开发企业在搜集施工技术档案时，要求施工企业把资料完整齐全交给开发企业，可在合同条款中，增加移交档案一项，规定档案移交的质量、时间和套数。
        2.3强化培训提高，实现管理人员素质的过硬化
        房地产档案管理是一项专业性较强的工作，档案工作人员素质的高低，直接影响到档案工作的优劣及档案潜在价值的有效转变，要从以下三方面提高管理人员素质：一是提高文化素质。要通过岗前培训等多种方式，提高其逻辑思维能力和文字表达能力，使得能够从大量档案中提炼有用信息。同时，还要熟练掌握计算机操作知识，具有较强的现代化运用能力，可以用计算机对各种数据进行对比分析。二是提高专业素质。加强业务培训，使档案管理人员能够熟悉房地产法律法规、政策制度和开发经营的运作流程，明确信息开发利用的方向，熟悉档案管理业务，掌握档案开发利用的基本方法。三是提高职业道德。要充分调动管理人员的积极性和主动性，给予相关的保障，引导其树立起高度的事业心和责任心，具备兢兢业业的工作态度和无私奉献的工作作风。
        2.4实现房地产档案管理现代化
        现阶段，科学技术得到了迅猛发展，计算机技术逐渐在房地产档案管理工作中得到了广泛应用，进而促使房地产档案管理现代化目标顺利实现。在房地产档案管理中，充分借助网络技术，可以将现阶段房地产档案管理职工中存在的变化快、流动大等因素导致的更新、整理难度大的问题进行有效解决。计算机和网络技术的应用相结合，可以有效应对房地产档案管理中存在的问题，更好地管理、收集和查询房地产档案信息。借助先进的技术可以减轻房地产档案管理的工作量和降低工作难度。借助科学技术手段，可以有效解决传统人工采集和整理汇总房地产档案信息工作量大的问题，有效提高工作效率，同时使工作更加精准。除此之外，建立健全房地产电子档案，逐渐取代传统的纸质记录，使房地产档案实现信息化、数字化。如此，不仅更加环保，也有效节省了空间资源，并能及时共享房地产档案信息资源，与当前社会的发展需求相适应。值得注意的是，在实际应用中，要不断完善相关硬件和软件设施，细化操作流程，增强房地产档案信息管理的时效性和应用性。
        3结语
        综上所述，房地产的档案资料是企业发展运作中所长期积累的宝贵数据财富，其对于未来企业发展的重要性自然不言而喻。所以，相关的房地产企业需要进一步提升档案管理工作，在工作机制以及人才培养方面加大力度，同时还需要全面提高档案管理工作开展的创新力，将档案管理工作和企业的转型升级进行紧密结合，让档案管理工作始终贯彻于企业运作的各个流程之中，并进一步提升档案工作的信息化水准，最大程度上发挥企业档案的运用价值和效率，从而真正意义上促进房地产企业的良性化发展。
        参考文献：
        ［1］鲁琳．房地产企业档案管理现代化建设策略探析［J］．档案时空，2018，（04）：32－33．
        ［2］王宁．信息化背景下企业档案管理与服务模式的革新策略分析［J］．智库时代，2020，（06）：41－42．