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信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考

发表时间：2021/6/29 来源：《基层建设》2021年第6期作者：周禹彤

[导读] 摘要：档案管理在行政事业单位管理工作中的核心内容，而且做好行政事业单位管理工作，能够使行政事业单位的基础管理工作效率得到提升，并保障行政事业单位的发展。

        绥化市老干部服务中心 152000
        摘要：档案管理在行政事业单位管理工作中的核心内容，而且做好行政事业单位管理工作，能够使行政事业单位的基础管理工作效率得到提升，并保障行政事业单位的发展。行政事业单位必须极其重视档案管理工作人员的综合素质与业务能力，引导档案管理工作人员形成全局意识，能够使档案管理工作人员开展更加高效的档案管理工作。基于此，本文主要通过对信息化背景下行政事业单位档案管理所存在的问题进行分析，并提出行政事业单位档案管理科学化的策略，促使实现行政事业单位信息化管理档案的目的。
        关键词：思考；科学化；档案管理；信息化背景；行政事业单位
        行政事业单位作为为人民群众提供服务的单位，在社会发展过程中具有极其重要的作用，为确保全面提升行政事业单位的整体工作质量，需要极其重视档案管理的信息化发展，促使档案管理工作的质量得到大幅的提升。因为在行政事业单位工作中档案管理属于基础性内容，与行政事业单位整体工作的开展具有紧密联系，所以在信息化背景下行政事业单位必须根据档案管理工作的实际情况，采取创新的管理模式进行档案的管理，不断对档案管理工作的效率进行提升，进而奠定行政事业单位其他管理工作的开展基础。
        一、信息化背景下行政事业单位档案管理存在的问题
        （一）档案管理现代化水平较低
        目前随着我国不断快速发展的科学技术，使我国行政事业单位引进越来越多的先进设备，但是根本没有充分利用现代化设备与技术，使行政事业单位档案管理工作的现代化水平较低。如果行政事业单位档案管理没有较高的现代化水平，会使档案管理机构的设置过于混乱，导致档案管理存在较强的随意性与盲目性，不仅没有科学的管理手段，也没有十分明确的档案管理工作目标[1]。其次，行政事业单位没有根据部门的实际情况，对标准规范的档案管理模式进行制定，会使行政事业单位的档案资料无法得到开发与利用，会大幅降低行政事业单位档案管理的工作水平。
        （二）管理人员素质较低
        随着我国行政事业单位的发展，使大部分行政事业单位档案管理工作人员的业务技能与管理能力与档案管理工作的需求不符，特别是我国一些乡镇的行政事业单位的档案管理工作人员，不管是文化程度还是专业水平都较低，甚至一些档案管理部门是从其他部门转借的，会严重影响档案管理的水平，以及大幅降低档案的利用率[2]。虽然行政事业单位不断提高档案管理人员的素质要求，但是并没有为档案管理人员开展相应的培训工作，会使档案管理人员的业务水平与技术能力过于落后，导致行政事业单位档案管理工作无法顺利的开展。
        二、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的措施
        （一）对健全的档案管理制度进行建立
        我国行政事业单位在档案管理方面存在的主要问题就是，没有对完善的档案管理制度进行制定，为确保对档案管理工作的质量进行提升，首先需要对一套完善的档案管理制度进行建立。

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行政事业单位只有建立完善的档案管理制度，才能够确保更加严格的规定档案管理工作人员的工作流程与日常行为，促使行政事业单位档案管理越来越科学化与规范化[3]。因为档案管理制度会涉及到档案的收集、整理、立卷、安全保管等方面，所以行政事业单位必须根据自身的实际情况，对科学的档案管理制度进行建立，并在不断的实践过程中，对制度进行完善，能够更加利于档案管理工作人员采取有效的手段，在实处落实所制定的各项措施。其次，行政事业单位需要严格规定立卷归档的标准，对档案的及时性进行保障，而且做好档案案卷的装订工作，可以使档案管理工作质量得到大幅提升，并对档案的利用率进行强化。
        （二）实现档案管理的信息化
        近几年，随着我国不断发展与进步的科学技术，使我国各行各业都对计算机技术进行普遍的使用，行政事业单位也需要做到与时俱进，在档案管理工作中对信息化技术进行引进。在经过核查纸质档案没有任何错误之后，可以利用扫描仪将档案信息扫描到电脑上，形成电子档案，并设置档案的检索关键词，能够更利于档案信息的查询。值得注意的地方是需要对每个档案进行编号，利用编号就可以对档案进行调档，极其利于管理档案[4]。其次，为避免发生档案丢失的情况，行政事业单位也可以选择利用电脑备份档案，增加档案管理的安全性。
        （三）对档案管理工作人员的综合素质进行提升
        虽然在行政事业单位管理工作过程中，看似档案管理工作十分的简单，但是事实上档案管理却具有较强的专业性，对档案管理工作人员具有较高的工作要求，不仅需要档案管理工作人员具有专业的管理知识，也需要具备较强的责任感与使命感，还需要具备较高的管理能力。特别是在信息化背景下，行政事业单位档案管理工作对档案管理工作人员提出更高的要求，要求档案管理工作人员可以对计算机软件进行熟练的运用，并对先进的管理方法进行掌握。因此，行政事业单位需要定期开展档案管理工作人员的培训工作，促使档案管理工作人员的职业道德与综合素质得到提升，并对先进的档案管理方法进行方法，能够更加利于档案管理工作人员开展高效的管理工作。
        结束语：
        综上所述，随着我国社会发展到信息化时代，使我国各行各业都由传统方式转变为信息化方式，促使各行各业进行稳定的发展。在行政事业单位中档案管理属于管理工作的主要内容，与行政事业单位发展具有紧密联系。为确保实现行政事业单位稳定的可持续性发展，行政事业单位需要极其重视档案管理工作的开展，确保通过开展科学化的档案管理工作，促使行政事业单位可以更加顺利的开展其他工作。因此，在信息化背景下，行政事业单位为增加档案管理的科学化，不仅需要对健全的档案管理制度进行建立，也需要对档案管理工作人员的综合素质进行提升，不断提升档案管理工作的质量，进而大力推动行政事业单位的发展。
        参考文献：
        [1]孟雪青，信息化背景下行政事业单位档案管理科学化研究[J].办公室业务，2019（23）：125+127.
        [2]于爱平，信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].科技经济导刊，2019，27（22）：230.
        [3]陈兴龙，关于信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考[J].才智，2018（23）：219.
        [4]杨元理，信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考分析[J].明日风尚，2018（15）：354.