华电国际电力股份有限公司天津开发区分公司办公室 天津 300270
摘要：如今，信息技术在档案管理中得到了广泛的应用，档案改革的速度也在不断加快。信息技术在档案改革中的地位越来越重要。新时期，为了使档案管理更好地适应时代发展的需要，在社会中发挥重要作用，必须对信息资源进行有效的管理，推动档案信息事业的发展和进步。但是，为了更好地应对各种影响因素，提高档案信息化和现代化水平，我们需要改进档案信息化建设，研究档案信息化建设和档案管理中存在的不足，选择合理的方法加以解决，以保证档案的信息化和现代化管理可以变得更加标准化和电子化。
关键词：工程档案；管理；挑战；对策
1新时期档案信息化建设与档案管理的重要性
1.1新时期档案信息化建设和档案管理的重要性
在信息时代背景下，信息技术被广泛应用于各个领域，并在教育领域发挥了重要作用。在这一时期，档案信息管理对企业的现代化建设更为重要。在企业发展过程中，档案信息管理显得尤为重要，为企业的长远发展提供了保障。如今，随着信用科技的飞速发展，传统的档案管理方式已难以满足现阶段的发展需要。因此，各企业开始广泛开展档案管理的信息化建设，其中档案管理的主要作用包括：一是档案的信息化管理可以显著提高档案管理的效果，通过建立信息化档案管理体系可以使档案管理的效果显著提高企业的管理更加方便，为企业的发展提供了保障。第二，档案信息管理可以提高企业档案管理的效果。企业的大部分事务都需要查阅档案。因此，通过推进档案信息化建设和管理，使工作人员能够快速阅读档案，从而提高整体工作效率。
2工程档案管理现状
2.1工程建设档案管理内容复杂
项目档案管理是一项非常琐碎的工作，管理内容非常复杂。工程建设过程中产生的资料包括设计图纸、技术交底报告、设计变更报告、开工报告、竣工报告、例会记录、建筑材料资料、试验报告、工程验收资料、监测资料等文件。工程档案管理不仅需要对各类文件进行清晰的分类，还需要检验文件中数据的真实性。为了得到正确、科学的数据，工作人员需要进行数据分析，确保这些数据能用于今后的工程建设。
2.2工程建设档案管理工作处于尴尬境地
根据相关调查研究，目前各类工程建设中的档案管理模式仍沿用传统的方法模式。整个档案管理工作要坚持“三进一同步”的管理原则，各类工程资料要保证在工程建设项目取得一定进展后能及时跟上进度。但施工过程是多变的，现场的许多方面都会制约具体的施工，这也是许多工程档案管理和工程施工进度不能保持同一频率的原因。因此，工程施工队伍很难及时建立档案。档案建设的滞后将影响整个档案的科学性和真实性。现在许多施工队伍已经认识到建立监督管理体系，保证管理整体效率的重要性。然而，很少有工程团队能够及时、顺利地实施这一理念，许多管理体系也徒劳无功。
2.3工程建设档案管理中存在的问题
虽然很多工程施工队都认识到，要提高管理水平，就要加大对档案管理信息技术的投入，许多工程技术队伍也进行了具体的实践。然而，许多工程施工队伍在这方面仍存在诸多问题。一是工程建设队档案部门缺乏先进的档案管理设施和硬件。设备和硬件是信息技术发挥其价值的载体。工程施工队档案管理设备落后，使信息在档案管理的全过程中失去了重要意义。二是工程档案资料管理不平衡。该团队没有将信息渗透到管理的各个方面，但仍集中于纸质档案的管理。最后，工程管理数据来源多样、分散，但许多工程施工队在管理过程中没有实现统一的管理和控制。
3工程档案管理优化对策分析
3.1实现档案管理有序发展
一是在合同签订过程中，施工单位和施工单位必须确保合同内容中档案材料交付的有关规定，明确文件交付的时间和责任人，要求施工方严格遵守合同内容。其次，由于进场检验的建筑材料、施工项目质量检查、隐蔽工程检验是档案资料采集的重要组成部分，这就要求企业加强对关键环节的监督。以材料进场为例，材料进场前，相关部门提供质量检验合格证，施工单位验收合格后方可进场；材料取样送检等环节。检验前填写《抽样授权表》，填写取样材料的批号、规格、使用信息。以质量检验报告为基准，质量检验报告纳入中间档案管理范围。最后，项目完成后，项目业主应按照合同规定和当地规范对所有档案资料进行整理、分类、归档，并在约定时间内报送有关部门。此外，企业要完善档案管理自转，从档案收集、建卷、分类、分拣、管理、归档、借阅、销毁等方面完善管理制度和行为规范，落实岗位责任制，提高法制化和严肃性文件管理工作[2]。
3.2完善档案管理保障机制
为了保证档案管理工作的规范化，建立专门的管理部门和责任制尤为重要。在此过程中，建设单位需要设立数据管理岗，常驻一线施工现场，根据施工进度及时收集整理相关数据，并定期检查整理数据。在保证数据内容完整的情况下，数据能充分反映实际施工情况。另一方面，企业应加强档案管理安全场所建设，并提供相应的硬件设备，规避档案管理风险。具体来说，纸质档案管理场所应避开地势过高或过低、温湿度适宜的场所；而电子档案管理则需要企业投入足够的资金和人力，定期维护系统设备，尤其要注意系统的安全保护，降低信息被窃取或篡改的风险。此外，企业还可以建立仓库管理系统，利用信息技术功能实现对各类档案数据的清查，及时发现损坏的文档，并做好替换、维护和备份工作，为档案和数据管理提供基础设施支持。
3.3确保档案的完整性和及时性
为加强工程档案全过程监管，提高归档及时性，企业可从工程验收、工程监理、档案入库三个环节开展管理活动。具体来说，首先，企业需要将项目验收阶段作为档案管理的关键环节。在验收的每一个阶段，都要充分把握时机，反复审查档案内容，努力查漏补漏，为工程档案移交验收做好准备。其次，工程监督检查也是档案监督的重要契机。在这个环节中，档案管理人员可以及时核对资料，有针对性地补充资料内容，保证档案信息的完整性。最后，在归档前，项目负责人和档案管理人员要做好资料审核的智能化工作，加强对资料质量的审核和监督，严格按照《建设工程文件归档范围和保存期限表》及时归档。对不及时、归档程序不规范的部门和个人，按制度追究相关责任，切实提高档案归档的及时性和准确性。
3.4推进工程档案信息化管理
对于建筑施工企业来说，随着建设项目的增多和规模的扩大，加快档案信息化建设迫在眉睫。通过信息技术的应用，可以提高档案管理的效率和质量，满足企业发展的需要。目前，智能档案管理系统已成为档案信息化管理的重要组成部分。企业需要加强与外部软件公司的联系，开发与企业建设业务相匹配的智能档案管理系统，开发集数据采集、应用检索、信息检索、文件下载、管理统计于一体的功能系统，同时开发移动办公软件终端aPP方便文件存取和实时监控；同时，在智能档案管理系统的推广和推广过程中，管理部门和技术部门还应做好系统软件的优化升级工作，加强系统应用安全筛查，实现工程档案的信息化、智能化。
结语
新时期工程档案管理应适应社会发展的需要。因此，要充分认识工程档案管理在建设工程质量中的重要性，努力提高档案管理人员的思想意识和业务能力，明确管理的载体、主体、任务和要素，严格按照法律法规进行管理。项目档案管理不仅是一种记录，而且是整个建设项目的一系列工作，要发挥其积极作用，还要保持顺利、快捷，其价值才能充分发挥出来。
参考文献：
[1]王茜茜.论工程档案管理对促进建设工程质量的作用[J].四川水泥，2015（05）：66.
[2]郭贵来.工程档案管理对建设工程质量的促进作用分析[J].现代经济信息，2014（15）：127.
[3]贾桂芝.档案管理信息化建设浅析[J].管理观察，2014（13）.
[4]周华星.论建设工程质量与工程档案管理的关系[J].中外建筑，2014（16）：307-309.